Учет, анализ и аудит денежных средств на примере ООО "Робинзон"

Помимо денежных средств  предприятия могут хранить в кассе денежные документы: марки государственных пошлин, путевки в санатории и дома отдыха, собственные акции, выкупленные у акционеров, извещения о денежных переводах и т.д. Денежные документы учитываются на отдельном субсчете 50-3 «Денежные документы». Аналитический учет этих ценностей ведется по их видам.

 Порядком ведения  кассовых операций предусмотрены  внезапные ревизии кассы с  полным пересчетом денег и  проверкой других ценностей, находящихся  в кассе, в сроки, установленные  руководителем предприятия. Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия предприятия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег. Результаты инвентаризации оформляют «Актом о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. №132. Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир - операционист (продавец, официант, приемщик заказов) – в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение. Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход  предприятия и приходуют (дебет счета 50 «Касса» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»).

 Недостачу относят  на виновное лицо (дебет счета  94, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счета 50,70, кредит субсчета 73-2).

Исходя из положений  статьи 3 Закона о ККТ при осуществлении  наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации должны применяться модели контрольно-кассовой техники, включенные в Государственный реестр, ведение которого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июня 2004г. № 285 осуществляется Федеральным агентством по промышленности.

При этом в соответствии со статьей 1 Закона о ККТ в настоящее время наряду с контрольно-кассовыми машинами, оснащенными фискальной памятью, при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт допускается применение электронно-вычислительных машин, в том числе персональных, а также программно- технических комплексов.

 Государственный реестр, а также вносимые в него  изменения и дополнения подлежат официальному опубликованию (изменения и дополнения – в течение 10 дней с их принятия).

 В случае исключения  из Государственного реестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовой техники, их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации.

 

 В соответствии  со статьей 5 Закона о ККТ  все организации (за исключением  кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

- осуществлять регистрацию  контрольно-кассовой техники в  налоговых органах;

- применять при осуществлении  наличных денежных расчетов и  (или) расчетов с использованием  платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

- выдавать покупателям  (клиентам) при осуществлении наличных  денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

- обеспечивать ведение  и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;

- производить при  первичной регистрации и перерегистрации  контрольно-кассовой техники введение  в фискальную память информации  и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Исходя из положений  письма Минфина России от 5 января 2004г. № 16-00-17/2, на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации;

- идентификационный номер  организации- налогоплательщика;

- заводской номер контрольно-кассовой  машины;

- порядковый номер  чека;

- дата и время покупки  (оказания услуг);

- стоимость покупки  (услуги);

- признак фискального  режима.

На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовой технике.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой технике, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон о бухгалтерском учете. В связи с этим кассовый чек является первичным учетным документом.

 Ввод в эксплуатацию  новых контрольно-кассовых аппаратов  производит механик из организации,  осуществляющей гарантийное и  техническое обслуживание и ремонт  данного типа машин. При вводе  в эксплуатацию электронных контрольно-регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электроника. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявлять его руководству учреждения. При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

На каждую кассовую машину администрация заводит «Журнал  кассира-операциониста» (форма № КМ-4), который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

 Все записи в  журнале ведутся кассиром - операционистом  ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у  руководителя организации, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

При окончании работы на кассовой машине или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия организации, кассир должен:

• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
• составить «Справку - отчет кассира-операциониста» (форма № КМ-6) и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной - двумя кассами кассир сдает непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации  в присутствии кассира снимает  показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров) дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Журнал кассира - операциониста».

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром - операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показаний  счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической  суммы выручки делается запись в  «Журнале кассира - операциониста» и скрепляется подписями кассира и представителя администрации. При расхождении фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанной на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должен выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы «Журнала кассира-операциониста».

 По результатам  проверки администрация организации  должна принять меры к взысканию  ее с виновных лиц в установленном  порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

 Старший (главный)  кассир после получения всех  необходимых документов составляет  «Сведения о показаниях счетчиков  контрольно-кассовых машин и выручке  организации» (форма №КМ-7) за текущий день. Сведения вместе с актами, приходными-расходными ордерами передаются им в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц  не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Использованные контрольные  ленты хранятся в упакованном  или опечатанном виде в бухгалтерии  предприятия в течение 15 дней после  проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела. После окончания установленного срока хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные ленты, распечатки сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

В соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Положение об осуществлении  наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 06 мая 2008 г. №359. Пунктом 3 Закона о ККТ определено, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности, например:

- продажи газет и  журналов, а также сопутствующих  товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продаж сопутствующих товаров ведется раздельно;

- продажи ценных бумаг;

- продажи лотерейных  билетов;

-продажи проездных  билетов и талонов для проезда  в городском общественном транспорте;

- обеспечения питанием  учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий и др.

В большинстве случаев  применение контрольно-кассовой техники  при расчетах наличными денежными  средствами обязательно.

1.5. Синтетический учет операций на расчетных, валютных счетах.

Денежные расчеты со сторонними предприятиями и учреждениями организации, как правило, осуществляют в виде безналичных платежей. Безналичные  расчеты осуществляются через кредитные организации или ЦБ РФ по счетам, открытым на основании договора банковского счета или договора корреспондентского счета (субсчета), если иное не установлено законодательством.

 Банки открывают  организациям расчетные, текущие,  валютные и другие счета.

 Движение денежных  средств на расчетном счете организации состоит из двух основных стадий:

- стадии поступления  (зачисления) денежных средств на  расчетный счет, в результате чего происходит увеличение суммы денежных средств на расчетном счете организации;

- стадии списания (перечисления) денежных средств с расчетного счета, в результате чего происходит уменьшение суммы денежных средств на расчетном счете организации.

 Синтетический учет  наличия и движения денежных  средств в рублях на расчетном  счете организации, открытом в  учреждении банка, ведется на активном счете 51 «Расчетные счета».