Фінансовий облік необоротних активів бюджетної установи

         Для прийняття об'єктів розпорядженням сільського голови створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один - для установи, яка здає, другий - для установи, яка приймає. Акт затверджується сільським головою. Після оформлення у термін, встановлений графіком документообігу, акт разом з технічною документацією, що стосується даного активу, передається в бухгалтерію.

          Для оформлення приймання декількох об'єктів однотипних необоротних активів, які мають однакову вартість (господарський інвентар, інструменти, обладнання, білизна, постільні речі та ін.), дозволяється складання загального акта приймання необоротних активів

Бухгалтерський облік  надходження, переміщення та вибуття  гуманітарної допомоги бухгалтерія  та матеріально відповідальні особи  відображають в облікових регістрах  за діючим порядком, але окремо від  матеріальних цінностей, придбаних установою за рахунок коштів загального та спеціального фондів кошторису.

При надходженні необоротних  активів в установу (на склад) матеріально  відповідальна особа на документі  постачальника або на акті приймання  повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.

За місцем зберігання всі необоротні активи перебувають на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються розпорядженням сільського голови. З посадовими особами, які відповідають за збереження необоротних активів, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (додаток 1). При зміні матеріально відповідальної особи та у випадках, передбачених чинним законодавством України (стихійне лихо, крадіжка тощо), здійснюється інвентаризація необоротних активів, які перебувають на зберіганні, відповідно до Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 N 90 і зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за N 728/3168 (із змінами). За результатами інвентаризації складається акт приймання-здавання, який затверджується керівником установи.

Особи, відповідальні  за збереження необоротних активів, ведуть інвентарні списки необоротних  активів.

"Інвентарний список  основних засобів" - типова форма  ОЗ-11 (бюджет) застосовується матеріально  відповідальними особами для  здійснення пооб'єктного обліку необоротних активів за місцезнаходженням (місцем експлуатації) об'єктів необоротних активів. Дані пооб'єктного обліку необоротних активів за їх місцезнаходженням (місцем експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку необоротних активів, які ведуться в бухгалтерії.

У бухгалтерії установи, з метою організації обліку і  забезпечення контролю за збереженням  необоротних активів, ведеться попредметний їх облік на інвентарних картках, які відкриваються на кожний інвентарний об'єкт (предмет). Однорідні активи обліковуються на картках групового обліку типової форми N ОЗ-9 (бюджет).

Для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих  силових машин і обладнання, автоматизованих  ліній, інструментів, виробничого (уключаючи прилади) і господарського інвентарю, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання застосовується "Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах" типової форми ОЗ-6 (бюджет) (Додаток 2). Інвентарна картка відкривається на підставі акта прийняття-передачі необоротних активів (типова форма ОЗ-1 (бюджет)), накладних (додаток 3), технічної та іншої супровідної документації. Записи в інвентарній картці типової форми ОЗ-6 (бюджет) робляться на підставі перевірених документів: актів приймання про введення в експлуатацію, технічних паспортів заводів-виробників та інших документів.

Записи в картку про  роботи з добудови, дообладнання, реконструкції, модернізації й капітального ремонту  існуючого об'єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів (типова форма ОЗ-2 (бюджет)). У картці зазначаються дата й номер акта введення необоротних активів в експлуатацію та характерні ознаки об'єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дата випуску (виготовлення). Крім того, записується коротка індивідуальна характеристика об'єкта (предмета). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки тощо є дорогоцінні метали, то в розділі "Коротка індивідуальна характеристика об'єкта" зазначаються перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті.

В інвентарних картках  обліку основних засобів типової  форми ОЗ-6 (бюджет) та ОЗ-8 (бюджет) у графі "Знос" зазначається річна норма зносу у гривнях та відсотках. На зворотному боці картки типової форми ОЗ-6 (бюджет) робиться запис про переміщення необоротних активів в установі.

Для обліку білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, сценічно-постановочних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають спеціальне призначення, застосовуються "Інвентарні картки групового обліку основних засобів в бюджетних установах" типової форми ОЗ-9 (бюджет).

В інвентарних картках  групового обліку необоротних активів  ведеться облік за матеріально відповідальними  особами, за предметами одного найменування, якості матеріалу та ціні, з зазначенням  номенклатурного номера.

Якщо в картку неможливо  внести всі якісні й кількісні  зміни характеристики об'єкта, що сталися  внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару  інвентарну картку зберігають як довідковий документ (у ній робиться відмітка про відкриття нової картки).

Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально  відповідальними особами, а в  централізованих бухгалтеріях - додатково  і за обслуговуваними установами.

Інвентарні картки списаних необоротних активів, після внесення в них відміток про списання, здаються в архів. Відповідно до наказу Головного  архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 "Про  затвердження Переліку типових документів", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами), термін зберігання інвентарних карток становить 3 роки після ліквідації необоротних активів.

Інвентарна картка обліку реалізованих або ліквідованих необоротних активів додається до документів (актів, накладних), якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію. Картка передається разом з реалізованим необоротним активом.

Записи в картках  обліку необоротних активів здійснюються в кількісному та сумарному виразах. Інвентарні картки обліку необоротних активів у бюджетних установах ведуться бухгалтерією в одному примірнику та зберігаються в картотеці бухгалтерії, де їх розміщують за відповідними групами необоротних активів, а всередині груп - місцезнаходженням об'єктів (предметів) необоротних активів. Кожному необоротному активу (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають специфічне призначення) присвоюється інвентарний номер, який має вісім знаків. Перші три знаки означають номер субрахунку, четвертий - підгрупу і останні чотири знаки - порядковий номер предмета у підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділені підгрупи, четвертий знак позначається нулем. Інвентарний номер зазначається на жетоні, який прикріпляється до об'єкта, позначається фарбою на об'єкті або проставляється іншим способом.

Якщо інвентарний об'єкт  є складним і включає ті чи інші відокремлені елементи, що становлять разом з ним одне ціле, на кожному такому елементі повинен бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об'єкті. Наприклад, інвентарним об’єктом є будівля Малинського ДНЗ ясла-садка «Сонечко» разом з усіма потрібними для її експлуатації внутрішніми комунікаціями: системою опалення приміщення, внутрішньою мережею водопроводу й каналізації з усіма пристроями; внутрішньою мережею силової та освітлювальної електропроводки; усією освітлювальною арматурою; внутрішніми телефонними і сигнальними мережами та вентиляційними пристроями загальносанітарного призначення.  А Малинський сільський клуб складається з двох будівель: головний корпус і котельня, що стоять поруч одна з одною і мають спільну стіну, але кожна з них становить самостійне конструктивне ціле, вони вважаються окремими інвентарними об’єктами і присвоєно їм два окремих інвентарних номери.

Земля та будівлі, розташовані  на ній, є окремими необоротними активами за умови, що їхню вартість можна відокремити. Надвірні споруди (огорожі тощо), які обслуговують будівлю, становлять разом з нею один інвентарний об’єкт, якщо їх можна віднести до певного приміщення цієї будівлі. У протилежному разі зазначені споруди утворюють окремий інвентарний об’єкт. Зовнішні прибудови до будівлі, що мають самостійне господарське призначення, утворюють окремий інвентарний об’єкт.

        Для білизни, постільних речей, одягу, взуття та малоцінних необоротних матеріальних активів встановлюються номенклатурні номери, які мають сім знаків. Перші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу і три останні знаки - порядковий номер предмета у підгрупі. При цьому предметам одного найменування, якості матеріалу та ціни встановлюється один номенклатурний номер. Предмети маркіруються спеціальним штампом незмиваючою фарбою. Штамп повинен мати найменування установи, а при здаванні предметів в експлуатацію - додатково зазначати рік і місяць видачі.

Жетони та маркірувальні  штампи ставляться на такому місці, щоб  це не псувало зовнішнього вигляду  предмета. У разі змивання маркіровки - її періодично поновлюють. Надходження в експлуатацію немаркірованої білизни, постільних речей та інших матеріальних цінностей не допускається.

Інвентарні та номенклатурні  номери, присвоєні об'єкту необоротних  активів, зберігаються за ними на весь період перебування їх у даній установі. Номери інвентарних об'єктів, які вибули чи ліквідовані, не повинні присвоюватись іншим об'єктам, що заново надійшли протягом трьох років. Зауважимо, що номери інвентарних об’єктів (як інвентарні, так і номенклатурні) є фактично їхніми кодами. Розробка таких номерів з огляду на подану у плані рахунків типову класифікацію необоротних активів бюджетних установ (через систему рахунків, субрахунків та підгруп за субрахунками) зводиться здебільшого до визначення предметів у групі. При цьому варто враховувати такі положення: 
- для тих субрахунків, які не віднесено до підгруп, четвертий знак позначається нулем; 
- для предметів одного найменування, якості матеріалу та ціни встановлюється один номенклатурний номер. 
         Інвентарні номери заносяться у форму ОЗ-10 (бюджет) "Опис інвентарних карток з обліку основних засобів", яка відкривається для реєстрації відкритих інвентарних карток обліку необоротних активів. Опис складається в бухгалтерії з метою контролю за зберіганням інвентарних карток. Описи інвентарних карток з обліку необоротних активів здаються в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об'єкта необоротних активів. З огляду на  те, що в сільській раді кількість інвентарних об’єктів не велика, то опис інвентарних карток не ведеться. Інвентарні картки зберігаються в картотеці бухгалтерії, в якій вони розміщені за відповідними субрахунками з розподілом за матеріально відповідальними особами.

Орендовані необоротні активи обліковуються в орендарів на позабалансовому рахунку 01 "Орендовані необоротні активи" під інвентарними номерами, присвоєними їм орендодавцями.

Видача необоротних  активів із складу проводиться за накладними (вимогами), які підписуються керівником установи. При цьому накладна виписується в одному примірнику, якщо інший порядок не визначено галузевими нормативними актами, погодженими з Державним казначейством України.

Прийняття-здавання необоротних активів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації оформляється "Актом прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів" типової форми ОЗ-2 (бюджет). Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на приймання необоротних активів після ремонту, та представником підприємства (організації), що виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказуються кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно із затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт. Перший примірник акта здається в бухгалтерію установи, де робляться відповідні записи в інвентарних картках обліку необоротних активів. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію. Зміни в характеристиці об'єкта, пов'язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією, вносяться у відповідний розділ акта, у картку обліку необоротного активу та в технічний паспорт об'єкта.

Дані обліку необоротних  активів у матеріально відповідальних осіб відповідають даним обліку бухгалтерії установи.

Аналізуючи спосіб ведення  бухгалтерського обліку в  бухгалтерії  Малинської сільської ради, можна  сказати, що оформлення первинних документів та облікова документація ведеться згідно встановлених норм.

4. Аналітичний  та синтетичний облік необоротних  активів

За способом групування та узагальнення облікових даних  бухгалтерські рахунки поділяються  на синтетичні та аналітичні.

Синтетичні рахунки  – це балансові рахунки, що узагальнюють облік господарської діяльності підприємства. Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації в узагальненому вигляді й у грошовому вимірнику. Облік наявності та змін сукупностей економічно однорідних господарських засобів і джерел їх утворення в грошовому вимірнику називається синтетичним обліком.

Для детальної характеристики об’єктів бухгалтерського обліку використовується аналітичний рахунок, в яких крім вартісного вимірника використовуються натуральні й трудові вимірники. Облік наявності та змін окремих видів і об’єктів господарських засобів та джерел їх утворення з використанням різних вимірників називається аналітичним обліком.