Финансовый учет, его назначение и принципы ведения

    Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах (в отдельных случаях — в обычных). По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

    Кроме того, Порядком  ведения кассовых операций в  РФ предусмотрены единые требования  по техническому укреплению помещения  кассы, оборудованию его средствами  охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению  сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

    Все предприятия, организации  и учреждения (далее — предприятия) без исключения, независимо от  формы собственности, должны хранить  денежные средства в банках.

    В то же время предприятиям  разрешается в определенных размерах  иметь деньги в кассе и использовать  их на текущие расходы —  например, для расчетов наличными  за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных  нужд. С этой целью банки устанавливают  предприятиям по согласованию  с их руководителями  лимит  остатка наличных денег в кассе.

    Для установления лимита  организация представляет в банк, в котором ему

открыт расчетный счет, специальный расчет по установленной форме. Лимит

устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности

предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций, имеющих денежную выручку

наличными деньгами и сдающих денежные средства в учреждения банков ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную работу предприятия с утра следующего дня. А для тех организаций, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в учреждения банков на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация, имеющая денежную выручку в наличных деньгах, сдает их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи.

    Организациям, не имеющим  наличной денежной выручки, лимит  определяется в пределах среднедневного  расхода наличных денег.

    Лимит остатка наличных  денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением (т.е. могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке) и для них установлены свои сроки хранения — не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

     В течение года  лимит остатка по кассе может  быть пересмотрен по просьбе  предприятия с учетом изменившихся  условий работы.

     Порядок приема и  выдачи денежных средств. Наличные  деньги могут

поступать в кассу организации при получении их в банке по чеку, от своих

работников, от покупателей и заказчиков. Организации, осуществляющие расчеты наличными деньгами с населением, обязаны применять контрольно-кассовые машины. В этом случае покупателям и заказчикам в обязательном порядке выдается чек, которым подтверждается прием от них

денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, в этот день по нему выдается товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно с этим чек должен быть погашен проставлением штампа или надрыва в определенных местах. В остальных случаях прием денег от физических и юридических лиц производится по приходным кассовым ордерам. Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно пони­мать расчеты одного юридического лица с другим в

течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель — юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньга­ми ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько. Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность — документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации определенную операцию. Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.

     Бухгалтерский учет  кассовых операций. Для учета  поступления наличных

денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов предназначен счет 50

«Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает

остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу

организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания

хозяйственной операции.

    Документальное оформление  поступления и выдачи наличных  денег

Кассовые документы, по которым производится прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций. Они должны быть надлежащим образом оформлены.

     Приходный кассовый  ордер выписывается работником  бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером  или лицом, которое на это уполномочено  письменным распоряжением руководи­теля  предприятия. При выписке приходного  кассового ордера нужно указать  в специальной строке основание  для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной  подотчетной суммы, остаток неиспользованного  аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального  ущерба, выручка и т.д. Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название (например, ЗАО «Рассвет»), если от физического лица — фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью. В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номе­ров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансовый отчет № ... от ...). На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Оформленный приходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале. Порядковые номера присваиваются в хронологи­ческой последовательности, с начала и до конца года. Запрещается выдавать приходный кассовый ордер на руки лицу, которое вносит деньги; он передается в кассу. Кассир проверяет правильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие перечисленных в приложении документов

и принимает ордер к исполнению только в том случае, если соблюдены все

требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и вы­дает ее лицу, сдавшему деньги. Приходный кассовый ордер остается в кассе. Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» — цели, на которые эти деньги получены (например, за­работная плата за апрель 2000 г. или на командировочные расходы).

     Расходный кассовый  ордер выписывается в одном  экземпляре работником

бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть вы­писан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера (например, на командировочные расходы согласно приказу № ... от ...). Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение». Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа

и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать

цифрами). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.). Расходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале в хронологической последовательности и передается кассиру. Выдача ордера на руки лицу, получающему деньги, запрещена.

При получении денег предъявляется паспорт или заменяющий его документ

(например, при выдаче денег на  предприятии может предъявляться  удостоверение, выданное данным  предприятием), но на этом документе

обязательно должна быть фотография и личная подпись его владельца. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наименование и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца пишется словом, например, 15 апреля) и свою подпись.

Деньги могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, то по строке «Выдать» работником бухгалтерии сначала указывается фамилия, имя, отчество получателя, затем фамилия, имя, отчество лица,' которому доверено получение денег (например, Иванову Николаю Ва­сильевичу по доверенности Петрову Сергею Васильевичу). Доверенность должна быть оформлена в установленном порядке, она остается у кассира как приложение к расходному кассовому ордеру. Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир должен погасить их (проставить на них штамп «получено» или «оплачено») с указанием числа, месяца, года. По расходным ордерам производятся разовые выплаты денег. Как правило, это выдача денежных сумм под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, а также по результатам авансового отчета, выдача ссуд или материальной помощи отдельным работникам, могут производиться и разовые выдачи на оплату труда, но тоже отдельным работникам (например,

депонированная заработная плата, т.е. заработная плата за прошедшие периоды, своевременно не полученная и сданная в банк). Таким образом, расходный кассовый ордер оформляется при разовой выдаче денег, одному лицу. В том случае, когда те же разовые вы­платы производятся нескольким

лицам (например, нескольким работ­никам выдается депонированная заработная плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость.

Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ведомости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней

(в районах Крайнего Севера  и приравненных к ним местностях  — до пяти рабочих дней), включая  день получения денег в банке. Получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но  данные этих

документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в

соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. Если деньги

выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости. В ведомости на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано». В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежащих депонированию, она скрепляется подписью кассира. В том случае, когда деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, на ведомости пишется: «Деньги по ведомости выдавал ... (подпись)». Запрещается выдача денег по одной ведомости одновременно кассиром и другим лицом. На ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ». Таким образом, на все выданные по ведомости суммы оформляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия обязана проверить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы так­же составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему должна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет каких источников и какие суммы получены. В практической деятельности возможна ситуация, когда денежные средства выдаются из кассы лицам, не состоящим в списочном составе предприятия (например, оплата труда работникам, с которыми заключены договоры подряда). Такие выплаты производятся на основании заключенных договоров по отдельной ведомости или по расходным кассовым ордерам; при этом на каждое лицо оформляется отдельный расходный ордер. При работе с кассовыми документами необходимо строго соблюдать следующие требования: