Дебиторская и кредиторская задолженность

 

1.2 Документальное оформление расчетных  операций с дебиторами

 

Предприятие вступает в хозяйственные и финансовые отношения с другими предприятиями, лицами и т.д. Таким образом, возникают расчетные отношения. Расчеты делятся на две группы:

- расчеты по товарным операциям, связанные с перемещением товара. Это расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями, в т. ч. плановые платежи, которые осуществляются посредством платежных поручений, платежных требований, аккредитивов, чеков, векселей, возможны также зачет взаимных требований и расчеты наличными деньгами;

- расчеты по нетоварным операциям, предполагающие лишь движение денежных средств. Это расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями фирмы, подотчетными лицами, по претензиям. При этом расчеты по нетоварным операциям при безналичных расчетах оформляются только платежными поручениями.

Платежи на территории России осуществляются путём наличных и  безналичных расчётов. Безналичные  расчёты производятся через банки  и другие кредитно - расчётные организации, имеющие лицензию Центрального Банка  РФ на производство данных операций. Безналичные  расчёты могут проводиться в  различных формах.

Под формой расчётов понимают способ совершения безналичных расчётов, с применением установленного правительством документа.

Гражданским Кодексом РФ предусмотрены  следующие основные формы расчётов:

1. Инкассо.

Инкассовая форма расчётов регулируется правилами использования  инкассовых поручений, урегулированных в ст. 875 ГК РФ. При инкассо банк-эмитент обязуется по поручению и за счёт клиента осуществить действия по получению от плательщика платежа. Банк-эмитент, получив поручение клиента, вправе привлекать для его выполнения любой иной банк (банк-исполнитель). Законодательное регулирование по расчётам по инкассо необходимо для обеспечения нормального чекового и вексельного оборота[2; ст.875 ГК РФ].

В настоящее время в  банковской практике применяют следующие  формы расчётов по инкассо:

- платёжные требования, оплаченные в порядке предварительного акцепта;

- требования о безакцептном списании;

- инкассовые поручения.

2) Платежные поручения.

При расчётах платёжными поручениями  покупатель сам проявляет инициативу платежа. Покупатель даёт распоряжение своему банку перечислить указанную  сумму на счёт получателя средств. Банк по поручению плательщика обязуется  за счёт средств, находящихся на его  счёте, перевести определённую денежную сумму на счёт, указанного плательщиком, лица в этом или ином банке в  срок, предусмотренный законом или  установленный в соответствии с  ним. В соответствии со ст. 863 ГК РФ сроки  осуществления безналичных расчётов определяются Банком России[2].

3. Акцепт.

Отгрузив продукцию или  выполнив определённую работу, поставщик  выписывает на имя покупателя счёт и платёжное поручение. Счёт сдаётся  в банк на инкассо. Различают предварительный  акцепт или последующий акцепт.

Плательщику при предварительном  акцепте даётся трёхдневной срок со дня поступления расчётного документа  в банк для согласия или отказа от оплаты. Предварительный акцепт применяется при иногородних расчётах.

При последующем акцепте  расчётные документы поставщика оплачивают незамедлительно при  получении их банком плательщиком.

4. Аккредитив.

Расчёты по аккредитивам производятся по месту нахождения поставщика. Применяются, как правило, при разовых расчётах или с покупателями, чья платежеспособность сомнительна. Аккредитив открывается на определённый срок и только на одного поставщика.

Аккредитивная форма отличается от расчётов платёжными поручениями. При  этой форме платежи производятся при условии выполнения получателем  всех условий аккредитива, определённый его договором с плательщиком.

Законодательством РФ предусмотрена  возможность исполнения аккредитива  нескольких видов:

- покрытого (депонированного) и непокрытого (гарантированного) аккредитива;

- отзывного и безотзывного;

- подтверждённого.

Аккредитивная форма расчётов регулируется Положением о безналичных  расчётах[13].

5. Вексель.

Вексель представляет собой  письменное долговое денежное обязательство  векселедателя (покупателя, заказчика, дебитора) уплатить векселедержателю (поставщику, продавцу, кредитору) определённую сумму, указанную в векселе, при  наступлении срока платежа или  по требованию[30].

6. Чеки.

По п.1 ст. 877 ГК РФ чеками признаются ценные бумаги, содержащие ни чем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платёж указанной в нём суммы чекодержателю. Плательщиком по чеку может быть только банк и другая кредитная организация, имеющая лицензию на занятие банковской деятельностью, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков [2].

Оплата чека производится за счёт средств чекодателя при условии  предъявления его в срок, установленный  законом.

Документы, подтверждающие  наличие дебиторской задолженности  делятся на правоустанавливающие и правоподтверждающие документы.  
К правоустанавливающим документам относятся:

- учредительные документы организации-должника и организации-дебитора (устав, учредительный договор, решение (протокол) учредителей);

- трудовые договоры с генеральным директором и главным бухгалтером организации-должника, приказы по личному составу, доверенности;

- учетная политика, иные локальные документы организации-должника

- договоры (протоколы разногласий, дополнительные соглашения), подтверждающие наличие дебиторской задолженности.

К правоподтверждающим документам относятся:

- бухгалтерский баланс организации-должника на последнюю отчетную дату (форма №1);

- отчет о прибылях и убытках (форма №2);

- расшифровка кредиторской и дебиторской задолженности с указанием адресов кредиторов и должников в Пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках;

- акты сверок с дебиторами и кредиторами должника;

- платежные документы;

- выписка из реестра акционеров;

- переписка организации-должника.

Документами, подтверждающими  дебиторскую задолженность, могут  быть также судебные акты, исполнительные документы, договоры, счета-фактуры, акты, накладные, свидетельствующие об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, платежные документы, деловая переписка  и другие документы по усмотрению судебного пристава-исполнителя.

Основанием для принятия на учёт дебиторской задолженности  являются расчётные документы и  документы, свидетельствующие о  факте совершения.

Документы, свидетельствующие  о факте совершения, необходимые  для принятия к учёту выполненных  работ и оказанных услуг, включают:

- акт о приёмке выполненных работ (форма №КС-2) – применяется для приёмки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений [8];

- справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма №КС-3) – составляется на выполненные в отчётом периоде строительные и монтажные работы, работы по капитальному ремонту зданий и сооружений, другие подрядные работы[8];

- справка для расчётов за выполненные работы (услуги) (форма №ЭСМ -7) – применяется для производства расчётов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами) [8];

- товарно – транспортная накладная (форма № 1-Т, утверждённая постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997г. №78)– применяется при перевозке материальных ценностей автомобильным транспортом;

- транспортная железнодорожная накладная (ГУ-27) или корешок дорожной ведомости №3 (комплект перевозочных документов ГУ-29-0) – применяются при перевозке материальных ценностей железнодорожным транспортом;

- почтовая квитанция;

- квитанция разных сборов за услуги железнодорожного транспорта       (РС-97 М);

- заказ – квитанция на перевозку и погрузку - разгрузку грузов;

- акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг).

Аналитический учёт по счёту 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» ведётся в ведомости №7. Такая ведомость открывается для каждого субсчёта. В конце месяца по ведомости аналитического учёта подсчитывают итоги оборотов и выводят сальдо на следующий месяц. Кредитовые обороты в разрезе корреспондирующих счетов из ведомостей№7 записывают в журнал-ордер №8 по кредиту счёта 76. По счёту 76 записи производят итогами за месяц по субсчетам.

При получении материалов может оформляться форма № М -7, когда  есть расхождения между фактическим качеством  и количеством товара и данными сопроводительных документов. Например, если ценности списаны на задолженность поставщика, сторонних лиц.

Для системного отражения  операций приобретения материалов, расчётов за произведённые подрядчиком работы и оказанные услуги, и расчётов с поставщиками и подрядчиками предназначен комбинированный журнал-ордер №6. Он ведётся линейно-позиционным способом, что даёт возможность судить о состоянии расчётов с поставщиками и подрядчиками по каждому документу.

При осуществлении расчётов в порядке плановых платежей журнал-ордер №6 ведётся с ведомостью №5 «Аналитический учёт расчётов с поставщиками в порядке плановых платежей». Ведомость открывают на год, полугодие или квартал.

При журнально-ордерной форме учёта расчёты с покупателями и заказчиками ведут в журнале ордере №11, 8, ведомостях №7, 16. Аналитический учёт организуется в ведомости №7 в разрезе каждого дебитора. В этой ведомости, в разрезе каждого дебитора, показывается сальдо на начало месяца. По реализации аналитический учёт ведётся в ведомости №16. В этой ведомости учёт ведётся в разрезе каждого покупателя и в разрезе каждого вида продукции. Синтетический учёт организуется в журнале-ордере№11.

Когда в кассу поступают  суммы по удовлетворённым претензиям, то оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1), отчёт кассира (форма №КО-4). Если деньги по удовлетворённым претензиям поступают на расчётный и валютный счета – выписка банка, платёжное поручение.

Акт о списании дебиторской  задолженности применяется для  списания с баланса дебиторской  задолженности, по которой истёк  срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания. По этому  акту также списывается ущерб, подлежащий взысканию с виновных лиц.

В обобщенном виде факторы, влияющие на порядок отражения дебиторской  задолженности в учете, оценки и  погашения, представляют собой правила  и нормы, установленные:

- договором, определяющим порядок расчетов по сделке;

- гражданским законодательством, определяющим порядок совершения сделок;

- законодательными и административными документами по налогообложению.

 

1.3 Учет расчетов с покупателями и заказчиками

 

Покупатели и заказчики  представляют собой основную категорию  дебиторов коммерческой организации. Соответственно, расчеты с покупателями и заказчиками возникают в  хозяйственной деятельности предприятия  при погашении дебиторской задолженности.

Заказчики – юридические или физические лица, обратившиеся с заказом к другому лицу – изготовителю, продавцу, поставщику товаров и услуг. В качестве заказчика могут выступать правительство, государственные органы, учреждения, организации, предприятия, граждане[31].

Покупатели – это физические и юридические лица, приобретающие произведенную продукцию, товары, прочие ценности, потребляющие оказываемые им услуги и выполненные работы [31].

Расчёты с покупателями ведутся  с последующей или предварительной  оплатой договорных обязательств в  соответствии с условиями заключенных  договоров.

Для учёта расчётов с покупателями и заказчиками предназначен счёт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками». На данном счёте формируется информация о задолженности покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги, другие активы, право собственности, на которые перешло к покупателям, заказчикам, согласно договорам купли-продажи или договорам поставки. На этом счёте отражаются также суммы полученных авансов и предварительной оплаты от контрагентов.

К счету 62 могут быть открыты различные субсчета. На субсчете «Расчеты в порядке инкассо» учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым кредитной организацией к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги. На субсчете «Расчеты плановыми платежами» учитываются расчеты с покупателями и заказчиками при наличии длительных хозяйственных связей с ними, если такие расчеты носят постоянный характер и не завершаются поступлением оплаты по отдельному расчетному документу, в частности расчеты плановыми платежами. На субсчете «Векселя полученные» учитывается задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная полученными векселями.