Исследование системы с использованием методов исследования информационных потоков

Первый и третий этапы  вместе образуют понятие делопроизводство. Различают административное делопроизводство, занимающиеся документами, общими для любой функции управления предприятием, и специальное – по каждой функции (например, бухгалтерское, по личному составу). Ответственность за состояние делопроизводства на предприятии несет руководитель.

 

2.2.Организация проведения исследования с использованием методов исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы. При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов; назначение документа. Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов Применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

Из этого можно сделать краткие выводы:

1. Эффективность исследования  систем управления определяется

выбранными методами исследования.

2. Всю совокупность методов  исследования можно структурировать  на методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов, методах формализованного представления систем, комплексных методах и методах исследования информационных потоков.

3. Методы, основанные на  использовании знаний и интуиции  специалистов включают методы типа "мозговой  атаки", методы типа "сценариев", методы экспертных оценок, методы типа "Дельфи", методы структуризации типа "дерева целей", методы "деловой игры", морфологический подход.

4. Методы формализованного представления систем включают аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические, графические, структурно-лингвистические методы, имитационное динамическое моделирование.

 

3 ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМЫ  С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МЕТОДОВ ИССЛЕДОВАНИЯ  ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ.

История развития торгового дома «Южный» в Тюмени началась с 1994 года с открытия первого в городе магазина «Строймаркет», осуществляющего торговлю строительными и отделочными материалами европейского уровня.

ЗАО ТД «Южный» - это известная в Тюмени сеть гипермаркетов формата DIY («Do It Yourself» – сделай сам), которая предлагает своим покупателям широкий выбор товаров для ремонта, обустройства дома и сада. Торговым домом была разработана идея нового визуального оформления магазина. Для удобства покупателей основные категории товара оформлены в четырех цветах: строительные материалы – серый, техника – синий, декор – красный, сезонные товары – зеленый.

ЗАО ТД «Южный» входит в состав крупнейшего Тюменского холдинга «Партнер» (основные направления деятельности: строительство и производство строительных материалов, девелопмент, розничная и оптовая торговля). Стратегия развития торгового дома предполагает сохранение лидерства на рынке DIY в Тюмени и расширение сети  за счет регионального развития. В планах ЗАО ТД «Южный» – выход на рынок услуг ландшафтного дизайна (составление визуализации проекта для клиентов).

ЗАО Торговый дом «Южный» является крупной оптово-розничной компанией за 10 лет работы на рынке зарекомендовала себя как надежный партнер и гарантирует высокие стандарты качества продукции, сертификации и соответствие требованиям нормативных документов Российской Федерации. Осуществляет обслуживание корпоративных клиентов, посредническая, оптовая и розничная торговля, реализация товаров народного потребления продукции производственно-технического назначения. Организационная структура ЗАО ТД «Южный» В руководстве организации стоит директор и генеральный директор. Таким образом, организационная структура хорошо управляемая, так как состоит из необходимых подразделений, отвечающих за выполнение важных рабочих процессов.

Организационную структуру торгового дома можно представить следующим образом:                                                                 (см.схему3.1)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема 3.1 организационная структура ЗАО ТД «Южный» .

Для исследования информационных потоков будет использован графический метод. Для проведения исследования информационных потоков необходимо построить график информационных потоков в ЗАО ТД «Южный». Данный метод провидится в 2 этапа:

1. Обследование существующих потоков информации:

- выбор метода изучения потоков;

- сбор сведений;

- описание информационных потоков.

2. Обработка результатов обследования.

Для данного исследования будет применен графический метод изучения информационных потоков, так как он является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации

(схема 3.2)

 

 

 

 

 

 

Схема3.2 информационных потоков в ЗАО ТД «Южный».

Как видно из графика информационных потоков можно выявить два центра сгустка информации, через них проходит основная часть документооборота. Это заместитель главного бухгалтера и главный бухгалтер. Вследствие такого неравномерного распределения информационных потоков высока вероятность появления сбоев и задержек в документообороте, что может затруднять управление в торговом доме.

Расшифровка информационных потоков в ЗАО ТД «Южный».

№ и вид документа	Периодичность   (раз в месяц)	Исполнитель	Получатель
Закупка и расходование материалов
1. Товарно-транспортные накладные	40	Технический отдел, отдел логистики	Заместитель главного бухгалтера
2. Счета-фактуры	30	Поставщики	Заместитель главного бухгалтера
3. Приходные ордера на  запчасти	6	Склад	Заместитель главного бухгалтера
4. Накладные по запчастям	8	Склад	Заместитель главного бухгалтера
5. Лимитно-заборные карты	6	Склад	Заместитель главного бухгалтера
6. Журнал-ордер № 6, журнал-ордер  № 10	1	Бухгалтер по материалам	Главный бухгалтер
Закупка и расходование ГСМ
7. Требования по ГСМ	20	Склад	Бухгалтер по материалам
Покупка ОС
8. Приходные ордера на  ОС	1	Склад	Главный бухгалтер
9. Акт о ликвидации  ОС	1	Отдел эксплуатации оборудования	Главный бухгалтер
Начисление заработной платы
10. Табели	80	Структурные подразделения ТД	Главный бухгалтер
Реализация продукции, работ, услуг
12. Приходные ордера	24	Потребители	Кассир
13. Приходные ордера	24	Кассир	Главный бухгалтер
Работа с подотчетными лицами и материально-ответственными лицами
14. Договоры с материально-ответственными лицами	6	Материально-ответственные лица	Заместитель главного бухгалтера
15. Расходные ордера, авансовые отчеты	6	Подотчетные лица	Кассир
Определение затрат и закрытие месяца
16. Своды по зарплате	1	Кассир	Финансовый отдел
17. Ведомость по затратам	1	Финансово-договорной отдел	Заместитель главного бухгалтера
18. Сведение баланса и определение финансового результата	1	Заместитель главного бухгалтера	Главный бухгалтер

 

Для более детального анализа информационных потоков ЗАО ТД «Южный» вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана торгового дома.

Коэффициент непрерывности информационных потоков , где tу.нор, tу.факт  - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Месячный план производства должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу. Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана торгового дома.

Кянварь=30дней/34дней=0,89,

Кфевраль=31дней/35дней=0,89,

Кмарт=31дней/35дней=0,89,

Капрель=31дней/32дней=0,97.

КI квартал=(0.89*3+0.97)/4=0.91.

Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менее стабилен для первых трех месяцев, хотя близок к 1, он не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным. Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорит о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.

Коэффициент оперативности управления

, где –

D1,D2,D3 – установленный срок исполнения для соответствующих документов;

К1,К2,К3 – отставание от принятого срока исполнения документов в днях;

d1,d2,d3 – удельный вес документов конкретного вида.

За год для составления годового плана разрабатывается 21 форма документов в год. Периодичность заполнения документов , где Д – количество документов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год; dij – кол-во i-го документа j-й периодичности, разрабатываемый за период; nj – количество периодов в году. Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления плана торгового дома равно 21.

Точек дублирования информации не выявлено. Это является признаком эффективно организованного документооборота, который в свою очередь сокращает время поиска информации для выработки решений, укорачивает функциональные циклы и в итоге оборачиваемость капитала.

Как видно из графика информационных потоков в ЗАО ТД «Южный» можно выявить два центра полноты информации, через них проходит основная часть документооборота. Это заместитель главного бухгалтера и главный бухгалтер. Вследствие такого неравномерного распределения информационных потоков высока вероятность появления сбоев и задержек в документообороте, что может затруднять управление в торговом доме.