Материальная ответственность в магазине

Наряду с освещенностью необходимо обеспечивать и вентиляцию помещений, которая может быть естественной и принудительной. Вентиляция и циркуляция воздуха необходимы для поддержания оптимальной температуры и влажности воздуха, удаления паров и газов, выделяемых продуктами во время хранения.

При хранении товаров прежде нужно обращать внимание на их правильное размещение и укладку. Стеллажи и штабеля располагают на расстоянии 50-70 см от стен и не менее 1 м от отопительных приборов и канализационных труб. Высота укладки зависит от вида и прочности тары, характера товара, степени механизации труда в магазине и должна соответствовать правилам и нормам техники безопасности.

Также следует строго следить за соблюдением санитарного режима при хранении продуктовых товаров.

При хранении важно соблюдать и сроки реализации, которые установлены стандартами, техническими условиями и правилами розничной торговли отдельными товарами.

Развитие и совершенствование материально-технической базы розничной торговли, рационализация товароснабжения, увеличение объема производства фасованных товаров, организация транспортировки и продажи товаров в таре-оборудовании позволяет значительно уменьшить сроки хранения и площадь кладовых в магазинах, сократить товарные потери.

 

3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
1. Порядок и сроки проведения инвентаризации

Наличие товаров на предприятиях ТОРГОВЛИ время от времени проверяется путем проведения инвентаризаций. Инвентаризации проводятся для проверки наличия товаров и их соответствия данным бухгалтерского учета, а также правильности самих учетных данных.

Согласно Закону РФ «О бухгалтерском учете» для обеспечения точности и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и подтверждаются документально их наличие, движение, состояние и оценка. Законом определены сроки проведения инвентаризации и порядок. Сроки определяются администрацией предприятия самостоятельно, но есть такие случаи, когда их проведение обязательно:

• при передаче имущества в аренду, продаже, выкупе;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой отчетности (перед составлением баланса);
• при смене материально ответственных лиц;
• при смене руководителя (бригадира);
• при реорганизации или ликвидации предприятия;
• в случае чрезвычайных ситуаций, бедствий, наводнений, пожара и т. п.;
• при выявлении хищений, злоупотреблений и т. п.

Если в результате инвентаризации установлены расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, то отражается излишек или недостача на соответствующих счетах бухучета.

Излишек приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты Организации. Недостача относится на издержки обращения.

Если же виновных лиц обнаружить не удалось или суд не установил их вину (отказал во взыскании убытков с них), то убытки от недостачи или порчи списываются на финансовые результаты организации.

Инвентаризация по своей сути является методом, позволяющим сопоставить учетные данные с фактическим состоянием и наличием товарно-материальных ценностей. В Действительности же фактические данные не всегда совпадают е документальными". Такие расхождения происходят из-за пересортицы товаров и  потери документов, в результате арифметических ошибок в подсчете, неисправности весоизмерительного оборудования,

Инвентаризация даст возможность установить фактические остатки товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц. Инвентаризация заключается в пересчете, перевешивании, перемеривании товаров. Установленные данные сопоставляются с остатком по документам, и выводится результат. С помощью инвентаризаций можно проконтролировать, как используются средства предприятия, как обстоят дела с сохранностью товаров.

Проверка фактическою наличия производится по количеству натуральных показателей и в суммарном выражении.

Инвентаризация может быть полной или частичной.

Полная — это проверка всех видов материальных ценностей (товар, тара, основные средства, денежные средства). Она проводится при документальной ревизии и при составлении годового баланса.

Частичная — проверка только определенной части средств предприятия или проверка ценностей по отдельным подразделениям предприятия (например, инвентаризация денежных средств, и т. п.).

Кроме того, инвентаризации могут быть плановые и внеплановые.

Плановые — это проверочные инвентаризации (годовые — при составлении заключительного баланса, инвентаризации при уходе в отпуск материально ответственных руководителей — заведующих отделами, бригадиров).

Внеплановые — не предусмотренные планом (по требованию налоговых, правоохранительных органов)

Инвентаризации бывают выборочные и сплошные. При выборочной инвентаризации проверке подвергаются отдельные наименования товаров (контрольная инвентаризация).

Сплошная предусматривает проверку всех наименований ценностей, имеющихся на торговом предприятии.

Одним из самых важных принципов проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей является их внезапность. Только посредством таких действий можно проконтролировать степень сохранности товарно-материальных ценностей, правильность их хранения и т. д.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре проверяется состояние и ведение складского хозяйства, в том числе правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

• скоропортящихся (продукция сельского хозяйства);
• легко воспринимающих влагу (соль, сахар и т. д.);
• обладающих специфическими запахами (табачные изделия, рыба и т. д.);
• убывающих в весе (мясные, бахчевые, овощи и т. д.);
• легко воспламеняющихся и др.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей. При этом выявление расхождения оформляется составлением сличительных ведомостей и соответствующими учетными записями.

Порядок проведения инвентари мини имущества и финансовых обязательств, а также оформление ее результатов установлены «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49.

Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия, в которую включаются представители внутреннего аудита предприятия, а также возможно включение не- 
зависимых аудиторских организаций, но чаще всего в эти комиссии включаются работники бухгалтерской службы экономисты и т. п.

Все члены комиссии должны присутствовать при проведении 
инвентаризации, отсутствие хотя бы одного из них служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Начинается инвентаризация с получения комиссией всех 
последних приходных и расходных документов, последнего товарного отчета, отчета кассира. Председатель комиссии визирует все 
документы, входящие в отчеты, делая надпись «до инвентаризации 
на «...» (дата)». На основании лих документов выводится остаток 
имущества на момент инвентаризации. ,

Материально ответственные лица дают расписки в том, что они с правилами проведения инвентаризации ознакомлены; все приходные и расходные документы переданы комиссии; все поступающие товарно-материальные ценности оприходованы, выбывшие — списаны.

Фактическое наличие товаров, тары, денег и прочего при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, перемеривания. Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (приложение 6).

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

—проверка полноты отражения в учете обязательств.

Проверка фактическою наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Акты инвентаризации в большинстве случаев заполняются чернилами или шариковой ручкой, без помарок, подчисток, четко и ясно.

Наименование товаров указывают согласно сопроводительным документам, прейскурантам, их количество — в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи подсчитывают и указывают прописью число порядковых номеров, количество натуральных показателей, сумму товарно-материальных ценностей. Если в результате подсчетов допущена ошибка, она исправляется путем зачеркивания неправильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Все незаполненные строки прочеркиваются.

Акты инвентаризации подписывают все члены комиссии, материально ответственные лица. Последние еще дают расписку, что претензий к комиссии не имеют, а имущество и товары, указанные в описи, принимают на ответственное хранение.

А если инвентаризация проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, в описи расписываются обе стороны: сдающие и принимающие.

Инвентаризация проводится в определенные сроки, но если па это требуется несколько дней, все помещения, где хранятся материальные ценности, обязательно опечатываются. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки. Они заключаются в проверке правильности проведения инвентаризации. Результаты контрольных проверок заносятся в контрольную ведомость или книгу учета контрольных проверок.

В межинвентаризационный период в организациях с большим количеством ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации.

Тара записывается отдельным актом инвентаризации, аналогично товару.

Отдельными ведомостями записывают неполноценные товары, товары, поступившие во время инвентаризации, и т. п.

Товары, пришедшие в полную негодность, в инвентаризационную опись не записываются.

 

2. Выведение результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации устанавливаются членами комиссии, они доводятся до материально ответственных лиц и передаются руководству предприятия. Члены комиссии составляют докладную записку, в которой докладывают в письменном виде о результатах и выводах по проведению инвентаризации.

Правильность записей и составление инвентаризационных описей проверяет бухгалтер, он же сличает соответствие инвентаризационных описей с данными бухгалтерии.

Окончательные результаты инвентаризации оформляются актом результатов проверки ценностей (приложение 7). Результаты вы водятся по каждому виду ценностей: товару, таре, инвентарю и т. д. То есть проставляют бухгалтерские данные, фактические остатки по описям, недостачу и излишки. На оборотной стороне содержится объяснение материально ответственных лиц по поводу расхождений, а также заключение руководителя предприятия.

Материально ответственные лица должны дать четкое объяснение, какие причины привели к расхождениям в учетных данных и фактическом наличии товарно-материальных ценностей.

Акт составляется бухгалтером в двух экземплярах в присутствии материально ответственных лиц. Недостача, выявленная при инвентаризации, взыскивается с виновных ниц; если обнаружены излишки, то они приходуются.

Акт результатом является основанием для составления дополнительного товарного. В нем отражаются недостача или излишки. Остаток но отчету должен соответствовать фактическим остаткам, выявленным при инвентаризации.

Окончательный результат выводится в мелкорозничных торговых предприятиях — не позднее одного дня; в магазинах — не позднее трех дней; на складах — не позднее пяти — семи дней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Инвентаризация денежных средств в кассе. Контрольные инвентаризации

Как уже отмечалось, правильность проведения инвентаризации может быть проконтролирована путем проведения выборочных (контрольных) проверок. Такие инвентаризации и называются контрольными. Как правило, контрольной инвентаризацией проверяют не менее 10 % фактически проверенных во время проверочной инвентаризации. Контрольные инвентаризации проводят сразу по окончании проверочных инвентаризаций путем пересчета, перевешивания, перемеривания отдельных позиций товара, выбранных из инвентаризационной описи сплошной инвентаризации. По результатам контрольной инвентаризации составляется акт, в котором указываются следующие данные: дата проверки; кто и в чьем присутствии произвел проверку; данные, значащиеся в инвентаризационной описи; данные контрольной проверки; расхождения, обнаруженные в результате проверки, если таковые есть.

В случае обнаружения расхождений в результате контрольной проверки с председателя комиссии берется письменное объяснение. Виновные в допущенных ошибках должны быть привлечены к ответственности. Если обнаружены большие расхождения, должна быть назначена повторная сплошная инвентаризация.