Информационное обеспечение управления деятельностью таможенных органов

Общие требования к управленческой информации можно сформулировать следующим образом:

• надежность (и достоверность);
• своевременность;
• адресность;
• возможность многократного использования.

Соблюдение всех рассмотренных выше требований к информации повлияет на субъект (руководство организации) и на объект (работник) уп-равления. Основные положительные результаты объединены в таблице 1.

Рассмотрев влияние информации на управленческий процесс, целесообразно перейти к проблемам информационно обеспечения управления.

 

 

Таблица 1

Влияние качества информации на субъекта и объекта управления

п	Субъект	Объект
11.	Повышение эффективности управления напрямую зависит от полноты и своевременности получения информации	Вовремя доставленная исполнителю информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей
22.	Повышение конкурентоспособности организации («Кто владеет информацией, тот владеет миром»)	Повышение ответственности за невыполнение поручения в условиях достаточности информации
33.	Ускоряется реакция на изменения  условий рынка
44.	Упрощение ускорение процесса выполнения функций

 

На настоящий момент можно выделить следующие:

1. деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;

2. невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;

3. трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

4. не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

5. документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на которой находится процесс; важные бумаги теряются;

6. появляются дублирующие или противоречивые документы;

7. поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;

8. иногда функция информационного обеспечения слабо интегрирована в систему управления;

9. недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка «нужной» и «ненужной» информации.

Необходимо отметить, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и обилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления. Нам представляется важным выделить в информационную функцию как одну из важнейших.

В рамках данной функции управлению необходимо определить схему информационного обеспечения управления, создать необходимую инфраструктуру, обеспечить надлежащий контроль поступающей и обрабатываемой информации.

 

 

2.2. Способы, задачи и технологии информационного обеспечения

Управление организацией должно быть направлено на постоянное совершенствование системы совершенствование системы управления, предполагающее выявление, предупреждение и устранение причин возможных или возникающих несоответствий, т.е. отклонений результатов от установленных требований. Эффективная система управления гарантирует качество результатов. Говоря о качестве результатов труда, под результатом понимают изделие, разработку, работу или услугу. Применительно к таможенным органам под результатом понимается таможенная услуга. Таможенная деятельность – это один из видов услуг, это своеобразная государственная услуга участникам ВЭД.

Управление таможенной деятельностью охватывает широкий круг проблем, которые входят в компетенцию всей вертикали государственной власти – от законодательных органов государства для конкретных таможенных органов. Законодательные и исполнительные органы власти формируют государственную таможенную политику таможенно-тарифный механизм ее реализации, а ФТС осуществляет ее непосредственную реализацию. В результате эффективность таможенной деятельности определяется государственной таможенной политики, качеством таможенно-тарифного механизма регулирования ВЭД и качеством ее реализации в условиях действия ВТО.

Эффективность таможенной деятельности зависит от большого числа факторов, среди которых и информационное обеспечение управления. Сбор, накопление, преобразование и использование информации целесообразно проводить в рамках некоторой относительно самостоятельной системы, которую и определим как систему информационно-технического обеспечения (ИТО).

Система ИТО таможенной деятельности представляет собой организационно-упорядоченную совокупность нормативно-методических средств, информационных ресурсов, информационных и информационно-управляющих технологий автоматизации информационных процессов и процессов принятия решений в целях удовлетворения информационных потребностей таможенной службы в ее повседневной деятельности.

В состав ИТО входят: нормативно-правовое обеспечение, комплекс технических и программных средств, методическое обеспечение (совокупность взаимосвязанных методов, моделей, способов, правил и методик формализованного информационного описания таможенных объектов и процессов, а также формирования знаний для принятия решений), структурированная информация и знания о таможенных объектах и процессах, а также алгоритмы преобразования информации, знаний и подготовки управленческих решений. Для того, чтобы иметь представление системе информационного обеспечения управления в таможенных органах, рассмотрим источники информации для таможенных органов. Конкретные информационные источники в таможенных органах имеют различный характер. Это связано с большими объемами информации, ее разнородностью и различиями в уровне развития и объемах выполняемой работы того или иного таможенного органа.

Задачи информационного обеспечения управления таможенными органами можно разделить на две группы.

К первой группе относятся задачи, связанные с обеспечением информационного взаимодействия таможенных органов управления. Среди них:

1. задача формирования и выдачи таможенным органам управления обоснованных планов и рекомендаций к действиям;
2. задача оперативной обработки информации, содержащей директивные указания таможенных органов управления, их документирование и постановку на автоматизированный контроль исполнения;
3. задача выполнения указаний по совершенствованию системы управления, вызывающих изменения текущей структуры системы информационного обеспечения;
4. задача выдачи органам управления результатов контроля за исполнением указаний и распоряжений, сведений о состоянии таможенных объектов управления и об условиях их функционирования;
5. задача распределения информационных потоков в соответствии с установленными схемами подчинения и направления сведений.

Ко второй группе относятся задачи, решение которых обеспечивает взаимодействие с таможенными объектами управления:

• задача приема и хранения сведений, поступающих от таможенных объектов управления;
• задача оформления и передачи объектам указаний и распоряжений таможенных органов управления;
• задача контроля за качеством работы и выявления ситуаций, требующих вмешательства таможенных органов управления.

Таким образом, систему информационного обеспечения следует рассматривать как один из специфических типов сложных систем, поэтому к ней полностью относятся все основные проблемы, связанные с исследованием, проектированием, внедрением и эксплуатацией таких систем.

 

2.3. Информационное  обеспечение управления деятельности  таможенных органов

 

Необходимо отметить, что передача данных в виде файлов, сообщений осуществляется по Ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети (ВИТС).

Сеть предназначена для обеспечения информационного обмена данными между географически удаленными подразделениями (сотрудниками) таможенных органов и иными объектами.

Основу технического обеспечения ВИТС составляют:

1. Цифровые АТС различных конфигураций;
2. Оборудование каналообразования;
3. Средства спутниковой связи;
4. Средства радиорелейной связи;
5. Средства мобильной связи;
6. Рабочие станции, файл-серверы и высокопроизводительны ЭВМ для организации баз данных;
7. Оборудование для создания ЛВС;
8. Оборудование удаленного доступа.

Фактически ВИТС имеет иерархическую радиально-узловую структуру. Она включает в себя:

1. Узлы связи, представленные на каждом уровне сети (ФТС, РТУ, таможни);
2. Сети конфиденциальной связи;
3. Ведомственная электронная почта.

Сети конфиденциальной связи, используемые для организации взаимодействия руководства ФТС РФ, таможенных управлений и таможен, включают:

1. Правительственную междугородную связь;
2. Специальную засекреченную связь;
3. Государственную сеть передачи данных «Атлас».

Характер передаваемой информации между уровнями управления различен. Это можно отобразить следующим образом (рис.5). Различия связаны с тем, что различные уровни управления выполняют различные функции.

Система информационно-технического обеспечения таможенной службы России развивается в условиях создания единой информационно-технологической среды таможенной деятельности и интеграции таможенного информационного пространства Российской Федерации и таможенных информационных пространств государств-участников Таможенного союза. Система не является автономной и в процессе автоматизированного решения задач взаимодействует с органами и объектами управления.

Таким образом, таможенная система за последнее десятилетие инвестировала определенные средства в автоматизированные информационные технологии, рассчитывая с их помощью качественно улучшить свою деятельность. В настоящее время системами оперативной обработки данных ЕАИС обеспечен сбор и хранение данных, а также наведение порядка именно в процессах их повседневной обработки, т.е. в основном реализованы ИТТ формирования данных. Вместе с тем ценность данных многократно возрастает, когда они, приобретая новое качество, получают возможность быть эффективно анализируемыми. Мало кому не известна парадоксальная ситуация, сложившаяся практически во всех организациях, обладающих большими информационными ресурсами. Сложно структурировать эти огромные массивы информации, определить их достоверность, распределить по различным уровням и отделам. При этом её очень сложно получить и представить в необходимом виде для анализа и последующего принятия управленческих решений. В этом смысле в большинстве организаций огромные объемы накопленных данных до сих пор или не используются, или используются неэффективно. Сегодня в базах данных ЕАИС хранятся и обрабатываются огромные объемы информации по различным аспектам таможенной деятельности, включая электронные копии деклараций на товары (ДТ), задекларирвоанных таможнями России начиная с 1991 года. Ежедневное поступление данных по электронным копиям ГТД составляет от 5 до 7 тысяч записей. Темпы роста объема базы данных в среднем составляют около 600 тысяч записей в квартал. Этот массив данных, насчитывающий сегодня около 15 миллионов документов объемом более 90 гигабайт, содержит ценнейшую информацию о внешнеэкономической деятельности России. Умение оперативно и качественно анализировать такую информацию позволит аналитикам и руководителям таможенной службы глубже проникать в суть происходящих процессов ВЭД, а следовательно, и лучше управлять такими процессами.

В настоящее время автоматизированы функции ввода информации, ее обработки, хранения, контроля, формирования отчетов и других информационно-справочных документов о таможенных органах.

Управляющие решения готовятся на основе мониторинга параметров ВЭД, имеющихся результатов деятельности и ресурсов. При этом тех-нологическую схему принятия решения в качестве составного компонента включается информационно-управляющая технология, которая обеспечивает информационную и интеллектуальную поддержку управленческой дея-тельности на основе применения аналитических методов и средств, экспертных систем, систем поддержки принятия решений, типовых сце-нариев управления.