Внедрение комплексной автоматизированной системы в авиакомпанию «ДонАвиа». Внедрение комплексной автоматизированной системы электронн

Для решения этих проблем, прежде всего, были определены наиболее критичные (ключевые) бизнес-процессы документооборота и состав порождаемых  ключевыми бизнес-процессами документов. Для документов, участвующих в  ключевых бизнес-процессах, были выявлены этапы их жизненного цикла. Таким  образом, в ходе первой фазы была сформирована электронная модель ключевых бизнес-процессов  документооборота «как есть», выявлены и классифицированы проблемы состояния  бизнес-процессов документооборота.

В ходе анализа к ключевым типам документов были отнесены бланки строгой отчетности, договоры (как  с внешними организациями, так и  между компаниями холдинга), внешняя  переписка (в том числе переписка  с органами государственной власти, жалобы и претензии граждан и  организаций, судебные иски). Также  к ключевым документам отнесены переписка  между компаниями холдинга, организационно-распорядительная документация (в частности, приказы  генерального директора, указания первого  заместителя генерального директора, инструктивные письма руководства). Всего было выявлено более 160 видов  документов, связанных с ключевыми  бизнес-процессами документооборота, которые должны были поддерживаться в системе.

Тщательное изучение всех бизнес-процессов документооборота на этой стадии проекта создало базу для дальнейшего успешного решения  всех задач, поставленных перед проектной  группой.

Второй шаг: оптимизация процедур

На следующей фазе, с  учетом выявленных ранее проблем, проектной  команде предстояло выработать предложения  по оптимизации бизнес-процессов. Прежде всего, были сформулированы принципиальные требования к оптимизации процедур ДОУ:

• Структуризация. Бизнес-процессы документооборота должны быть структурированными и четко обозначенными.
• Персонификация. Каждый бизнес-процесс должен иметь своего владельца (менеджера), управляющего процессом и наделенного необходимыми обязанностями и полномочиями.
• Регламентация. Каждый бизнес-процесс должен иметь четкий регламент его выполнения и, как следствие, инструкции по выполнению действий для каждого участника процесса. Каждый документ на каждом из этапов его жизненного цикла должен иметь четко определенного исполнителя.
• Стандартизация. Выполнение однотипных функций и процедур должно выполняться по единым стандартам. Формирование однотипных документов должно проводиться по единым шаблонам.
• Неизбыточность. Не должны выполняться функции, дублирующие друг друга, или не являющиеся необходимыми для выполнения процесса.
• Контролируемость. Бизнес-процессы должны включать функции контроля, количество которых не должно быть избыточным. Должны быть обеспечены процедуры мониторинга и анализа качества и эффективности реализации бизнес-процессов. Должны существовать элементы организационной структуры, ответственные за качество и актуальность реализации бизнес-процессов документооборота.
• Отсутствие задержек во времени. Информационно независимые функции, выполняемые различными исполнителями, должны выполняться параллельно и независимо друг от друга.
• Выполнение специализированных функций специализированными структурами.Должны существовать элементы организационной структуры, централизованно выполняющие функции, касающиеся специализированных операций обработки документов и не затрагивающие изменения смыслового содержания документа (такие как учет и регистрация документа, организация рассылки документов для согласования или исполнения, оформление официального документа и др.).
• Принцип однократного ввода документов. В связи с тем, что компании заказчика территориально распределены, необходимо обеспечить единый учет/регистрацию документов независимо от точки входа.
• Автоматизация. Должно быть автоматизировано управление документами и процессами управления их жизненными циклами.

Представители заказчика  принимали непосредственное участие  при формировании принципов оптимизации. Важно отметить, что успешный проект невозможен без полноценного участия  заказчика на всех этапах реализации системы.

В рамках второй фазы были разработаны показатели эффективности  бизнес-процессов, оптимизированы информационные потоки, формализованы и спроектированы бизнес-процессы, а также выработаны общие требования к КАСЭД в  целом и к очередности внедрения  подсистем.

В результате анализа всех требований к создаваемой информационной системе, было решено разделить внедрение  КАСЭД на 4 модуля, обладающих собственной  спецификой:

1. Командирская почта (регистрация и контроль доставки корреспонденции).
2. Договоры (учет и согласование договоров, учет договорных документов).
3. Внешняя переписка (обработка входящей документации, переписка с органами государственной власти (ОГВ), обработка претензионной переписки, рассмотрение просьб клиентов и контрагентов, подготовка ответов ОГВ, подготовка инициирующего запроса в ОГВ).
4. Внутренние документы (подготовка приказов, указаний и инструктивных писем, подготовка отчетов в Управляющую компанию).

Большинство из этих задач (кроме «Командирской почты») являются актуальными для любой достаточно крупной российской компании. Модуль «Командирская почта» является специфическим  для авиакомпаний. Этот модуль решает задачи информационного обеспечения  доставки корреспонденции между  филиалами компании командирами  воздушных судов, что исключает  потери отправлений и задержку с  их доставкой.

Разработка модулей и  ввод их в эксплуатацию было решено проводить последовательно. Благодаря  этому у пользователей было больше времени, чтобы привыкнуть к новому интерфейсу и новым принципам  работы с документами. Разработчики, в свою очередь, получили возможность  учесть пожелания пользователей, высказанные  при внедрении предыдущих модулей, что значительно сократило количество замечаний на следующих этапах, а  также позволило в ходе проекта  выработать единый подход к архитектуре  всей системы в целом.

Настройка системы

На последующих фазах  консультантами IBS была выполнена настройка  информационной системы на платформе EMC Documentum в соответствии с выработанными  на первых двух фазах рекомендациями и созданным техническим заданием. Согласно принятой методологии внедрения  последующие фазы («3 – Проектирование», «4 – Реализация», «5 – Подготовка к эксплуатации») осуществлялись отдельно для каждого модуля.

Важным этапом при внедрении  корпоративных систем управления явлется  обучение администраторов и пользователей  внедренной системы. Довольно часто  этим этапом пренебрегают, однако данный проект предусматривал специализированное обучение сотрудников S7 Airlines работе с  системой. Обучение проводилось как  на авторизованных курсах поставщиков  программного обеспечения (для администраторов  КАСЭД), так и собственными силами внутри компании (в том числе для экспертной группы пользователей).

Результаты проекта

Благодаря тесному и  согласованному взаимодействию проектных  команд со стороны заказчика и  исполнителя успешно и в срок завершено проектирование, реализация и апробация, с участием конечных пользователей в ходе интеграционного  тестирования, системы документооборота. Функционал системы включает в себя интерфейсы пользователя, справочники, карточки документов, жизненные циклы  документов, технологические процессы, настройки задач технологических  процессов, формы поиска и представления  результатов поиска.

Система решает задачи информационно-технологической  поддержки ключевых бизнес-процессов  документооборота, в том числе:

• учет и хранение электронных образов и регистрационных карточек документов;
• управление изменением статусов документов;
• автоматизация процессов создания, согласования, подписания, исполнения, рассмотрения документов;
• автоматизация установки связей между документами;
• автоматизация поиска документов;
• разграничение доступа к документам;
• обеспечение доступа к электронным образам оригиналов документов с территориально распределенных рабочих мест пользователей КАСЭД;
• предоставление возможности одновременной работы нескольких пользователей с электронными документами.

Повышение эффективности  деятельности после внедрения системы  документооборота S7 Airlines было достигнуто благодаря созданию единого корпоративного хранилища документов. В результате оптимизации и автоматизации  процессов документооборота возросли качество, оперативность и достоверность  документационного обеспечения  управления. Оптимизированы потоки информации в бумажном и электронном виде, исключен риск утери документов. Разграничение  доступа позволило исключить  возможность несанкционированного доступа к документам.

Об IBS

Компания IBS (Информационные Бизнес Системы) является лидером в  области информационных технологий и консалтинга. IBS основана в 1992 году.

Общее количество сотрудников  на сегодняшний день превышает 1700 человек. Партнерами IBS являются более 70 ведущих  западных и российских компаний –  поставщиков оборудования и программного обеспечения.

Основными направлениями  деятельности IBS являются:

• управленческий и ИТ-консалтинг,
• внедрение решений на основе бизнес-приложений,
• создание ИТ инфраструктуры,
• корпоративный ИТ-аутсорсинг.

Практика систем документооборота в компании IBS существует с 2001 года. Практика обладает значительным опытом создания информационных систем документационного  обеспечения управления на платформах Hummingbird DM, EMC Documentum. Среди Заказчиков систем корпоративного документооборота компании IBS – «Райффайзенбанк Австрия», ООО «Ямбурггаздобыча», ООО «Тюментрансгаз», АК «Сибирь» (S7 Airlines), ОАО «ГидроОГК», «Банк24.ру» и другие компании.

Заключение

В результате выполнения курсового  проекта был автоматизирован  процесс продажи билетов в  авиакомпании «ДонАвиа».

До проведения процесса автоматизации  продажи билетов в авиакомпании «ДонАвиа» велись бумажным способом с ведением таблиц в Microsoft Excel и последующим заполнением билетов от руки.

Автоматизация этого процесса помогла исключить использование  бумажной номенклатуры. И в ходе разработки курсового проекта был  произведен анализ деятельности аэропорта  «ДонАвиа». Так же был произведен выбор комплекса задач для автоматизации и анализ существующих разработок для их решения, после чего было сделано решение о разработке проекта собственными силами.

Была разработана АС «Экипаж», которая позволила избавиться от бумажной номенклатуры и достичь следующих целей:

Уменьшить вероятность ввода  ошибочной информации в базу данных;

Минимизировать участие  человека в процессе учетной деятельности;

Автоматизировать создание результирующих документов – «Билет», «Проданные билеты», учетной ведомости.

Список литературы

1. Автоматизация управления производством Баронов В.В. и др. - М.: ИНФРА-М, 2000.
2. Методы проектирования информационных систем. Зорин В.Ю., Москва, Перспективные информационные технологии и интеллектуальные системы, 2007, 31-34 стр.
3. Организационная структура предприятий. Коноков Д.Г., Рожков М.А., Смирнов А.О., Яниковская О.Н., издание второе, Москва, 1999. 176 с.
4. Официальный сайт Авиакомпании «ДонАвиа» // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.aeroflot-don.ru/
5. Оценка потоков управленческой информации на предприятиях. Елизарова О.И., Москва, Известия высших учебных заведений, 2005, 198-212 стр.
6. Программное обеспечение базы данных. Моленков А.П., Москва, ООО "Издательство "Научная книга", 2005, 283-287 стр.
7. Сайт Flytotrip Донавиа // [Электронный ресурс]. –<span class="List_0020Paragraph__Char" style=" font-family: 'Times