Проектирование АЭИС закупочной деятельности торгового предприятия

Рисунок 5 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Формирование заказа»

 

Далее после процесса «Формирование заказа» следует бизнес-процесс «Контроль исполнения заказа» , который можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 6):

1. Получения подтверждения запроса;
2. Отражение факта отгрузки товара поставщиком;
3. Контроль факта получения товара на складе;
4. Сопоставление документов;
5. Работы по исправлению расхождения документов и поставок.

Рисунок 6 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Контроль исполнения заказов»

 

Получение подтверждения от поставщика о принятии заказа на выполнение является началом деятельности по контролю исполнения заказом, в противном случае, при полученном отказе менеджер по снабжению возвращается на этап предыдущей работы. Отражение факта отгрузки товара поставщиком и контроль факта получения товара на складе производятся работниками отдела для полного контроля над поставками, начиная от отгрузки товара поставщиком и передачу его транспортной компании и заканчивая получением товара на складе. Это ведется для точного определения срока доставки товаров и анализа эффективности работы с данным поставщиком. Счета поставщиков, квитанции транспортной организации и другие документы на отгруженные материалы и товары поступают в отдел снабжения, который проверяет их правильность и дает согласие на оплату этих счетов. Если при сопоставлении их с начальным заказом выявились расхождения, менеджер проводит работы, связанные с исправлением расхождений.

В итоге данной деятельности предприятие получает на склад закупленную продукцию, а в бухгалтерию идут документы.

Следующий процесс «Возврат товаров поставщику», происходящий в отделе закупок, можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 7):

1. Выявление драка или пересортицы;
2. Составление акта;
3. Составление сопутствующих документов;
4. Отправка товара поставщику;
5. Получение замены.

Если в полученной партии товара обнаружился брак или поступил несоответствующий заказанному товар, в таком случае на основе выявленного несоответствия составляется акт, либо об обнаружении брака в полученном товаре, либо о наличии пересортицы. После этого составляется претензия на качество товара, если обнаружен брак, или претензия на несоответствие товара заказанному, если пришел другой товар, и отправляется поставщику вместе с составленным актом о замене товара. После проделанной работы снабженец получает замену.

 

Рисунок 7 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Возврат товаров поставщику»

Построенные диаграммы в BPWin можно дополнить древовидной диаграммой (Node Tree Diagrams), которая используются для отображения структуры модели в целом (Приложение Б). В ней вершина (самый верхний узел) соответствует диаграмме контекстного уровня. Просмотр моделей с использованием древовидных диаграмм позволяет акцентировать внимание на функциональной декомпозиции модели безотносительно к существующим внутри и вовне модели потокам.

3. Характеристика информационных потоков

Информационный поток в закупочной деятельности — это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления, анализа и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов (носителей).[логист в мал бизнесе ссылка] Информационные потоки закупочной деятельности предприятия имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Главным условием процесса управления материальными потоками является обработка информации, циркулирующей в логистических системах.

Для более наглядного представления информационных потоков, для описания документооборота и обработки информации построены диаграммы потоков данных. Схемы DFD можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для отображения физических характеристик системы, таких, как проблемы обмена данными, разработка схем их хранения и обработки, для более наглядного отображения текущих операций документооборота4.

На рисунке 9 и 10 представлены контекстная и диаграмма декомпозиции 1-ого уровня.

Рисунок 9 – Контекстная диаграмма процесса закупок на предприятии

 

 

Рисунок 10 –Диаграмма декомпозиции 1-ого уровня процесса закупок

 

Как уже говорилось ранее, заказ продукции в отделе снабжения происходит либо на основе заявки, пришедшей со склада, что происходит чаще всего, либо на основе самостоятельно выявленной потребности в закупке, либо по распоряжению руководства. Но, так или иначе, заявка обязательно регистрируется в журнале поступивших заявок.

Для хранения данных о поставщиках, с которыми работает предприятие, на каждого поставщика заводится отдельная папка с информацией:

• Контактные данные конкретных сотрудников компании поставщика;
• Банковские реквизиты;
• Все прайсы, только что предоставленные и те, по которым осуществлялись закупки;
• Договора и вся договорная документация.

Дополнительно существует отдельный список поставщиков с краткой информацией по ним для более оперативного доступа к данной информации.

Все совершенные заказы также учитываются в специальном реестре-журнале со статистикой по ним, а именно учитывается история всех заказов у поставщиков с имеющимися по ним возвратами, браками, пересортами и недопоставками.

Счета поставщиков, квитанции транспортной организации и другие документы на отгруженные товары поступают в отдел снабжения. Проверенные счета записывают в журнал учета поступающих товаров, который предназначен для контроля над поступлением материалов, а так же оперативного контроля сроков оплаты счета.

Постоянно с определенной периодичностью в 2 недели управлению предприятия представляются отчеты о проделанной работе и текущем состоянии дел.

4.  Обоснование необходимости проектирования АИС

В ООО «Диванофф» учет информации производится как на бумажных носителях, так и в компьютере в виде разобщенных файлов и папок. В связи с этим возникают проблемы, связанные с обработкой и анализом информации, с хранением данных, проблемы, возникающие при поиске информации, ощущается недостаток аналитических отчетов, которые сотрудники отдела снабжения составляют самостоятельно. Составление простейших отчетов является весьма трудоемким занятием. В результате трудно осуществить адекватный анализ ситуации и принимать наиболее верные решения.

Перечисленные проблемы могут быть решены благодаря разработке и внедрению автоматизированной информационной системы.

 

2.2. Постановка задачи

В результате обследования торгового предприятия и выявления существующих проблем в ведении закупочной деятельности принято решение о проектировании автоматизированной информационной системы.

Целью разработки задачи является совершенствование и повышение эффективности обработки информации, возникающей в процессе товарно-материального снабжения, а так же обеспечение работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу.

Эксплуатация задачи должна обеспечивать:

1. Формирование заказов;
2. Учет заказов:

1. Учет выполненных заказов;
2. Возможность отслеживания текущих заказов;
3. Учет результатов выполнения заказов поставщиками;

3. Учет информации о поставщиках:

1. Учет данных поставщиков;
2. Учет поступивших прайсов поставщиков;
3. Учет договоров;

4. Контроль оплаты поставок;
5. Учет работы сотрудников отдела закупок.

Задача предусматривает создание и использование справочной информации.

Разрабатываемая АИС должна реализовать внесение, просмотр, редактирование, хранение данных, а так же следующие вспомогательные функции:

1. быстрый поиск требуемой информации по заданным условиям;
2. формирование стандартных форм документов;
3. отображение и печать внесенных данных в виде стандартных отчетных форм;
4. создание статистических отчетов и т.д.

Задача решается в реальном времени, т.е. доступ к базе данных обеспечивается по мере необходимости.

Объектом управления и объектом применения задачи является отдел снабжения торгового предприятия.

Таким образом, необходимо произвести проектирование АИС, обеспечивающей целесообразность решения поставленных задач с ЭВМ, которая определяется наличием технических средств, персонала соответствующей квалификации и необходимыми исходными данными.

2.3. Информационное обеспечение

Информационное обеспечение (ИО) – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы5.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из:

• внемашинного ОИ - информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств;
• внутримашинного ИО - совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам.

2.3.1. Внемашинное информационное обеспечение

2.3.1.1. Инфологическое моделирование

Инфологическая модель (ИМ) предметной области – это описание предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства. Инфологическая модель содержит исходную информацию о предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием6.

Диаграмма сущность-связь представляет собой модель данных верхнего уровня. Она включает сущности и взаимосвязи, отражающие основные бизнес-правила предметной области. Для более наглядного представления инфологической модели построена диаграмма «сущность-связь» (рисунок 11): ???

 

 

?Рисунок 11. Диаграмма «сущность-связь»

 

 

Для представления информационной модели данных используется CASE-средство ERwin, с помощью которого построена схема данных АИС (рисунок 12). ERwin предоставляет возможности создавать и управлять физическим и логическим уровнями представления модели. Схема данных для проектируемой в данной работе ИС построена на физико-логическом уровне.

На этапе построения информационной модели были совершены следующие работы:

• определение сущностей;
• определение зависимостей между сущностями;
• определение атрибутов сущностей;
• задание первичных и альтернативных ключей;
• задание названий связей, имен ролей;
• физическое описание модели: установление типов данных, назначение соответствий имя сущности - имя таблицы, атрибут сущности - атрибут таблицы.

БД представлена в виде сущностей, их атрибутов и связей между ними.

Сущность – любой различимый объект, информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Каждая сущность является множеством подобных индивидуальных объектов, называемых экземплярами. Каждый экземпляр индивидуален и должен отличаться от всех остальных экземпляров.

Для целей проектирования был определен следующий список сущностей:

1. Поставщик;
2. Банковские реквизиты;
3. Договор;
4. Условия оплаты;
5. Прайс;
6. Содержание прайса;
7. Счет;
8. Товары;
9. Группа товаров;
10. Артикул;
11. Заказ;
12. Состав заказа;
13. История заказа;
14. Оплата;
15. Заявка;
16. Сотрудники.

Список сущностей (Entity) с указанием ее типа (Entity Type) и описанием (Entity Definition) был сгенерирован в виде отчета в ERwin и представлен в Приложении 3. Описание – Definition - используется для ввода определения сущности, которые полезны, поскольку позволяют понять, что собой представляет указанный объект.