Закупочная деятельность

1. Сущность, задачи и функции закупочной логистики.

Закупочная логистика  есть процесс обеспечения предприятий  материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и запуска в производство. Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Закупочная логистика  является одной из основных логистических  подсистем и изучает процесс  движения сырья, материалов, комплектующих  и запасных частей с рынка закупок  до складов предприятия. Основными  задачами, решаемыми закупочной логистики  являются:

• определение предмета закупок;
• выбор поставщика;
• определение объёма закупок;
• условия закупок.

Задача определения предмета закупок решается вместе с производственным отделом и инженерной службой  компании. При этом определяется потребности  в сырье и материалах, и качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта  информация поступает в отдел  закупок.

Выбор поставщика требует  глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции существующих и  потенциальных поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных. Данный вопрос находится полностью  в компетенции работников отдела снабжения.

 Различают следующие  функции закупочной логистики:

• определение потребности в материальных ресурсах;
• получение и оценка предложений;
• выбор поставщиков;
• согласование цены и заключения договоров;
• формирование заказов;
• контроль количества и сроков поставок;
• входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе;
• управление запасами и контроль.

В логистике используются методы определения потребности в материалах: 1)детерминированный; 2)стохастический; 3)эвристический. Первый применяется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй – когда основой для расчёта являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Определение потребности  в материале включает следующие  этапы:

1. Определение в материале.
2. Подготовка заявки на материал.
3. Оформление заявки на материал.
4. Согласование заявки на материал.

1 этап. Определение потребности в материале.

На данном этапе происходит определение потребности материале, исходя из планирования потребности в материале. Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

2 этап. Подготовка заявки на материал.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определённой позиции указывается вид заявки на материал.

Вид заявки на материал определяет предназначение материала.

3 этап. Оформление заявки на материал.

В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор  требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

4 этап. Согласование заявки  на материал.

На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший  заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального  отдела.

Основные вопросы, на которые  следует ответить в процессе обеспечения  предприятия предметами труда, традиционны  и определяются логикой снабжения: что закупить, сколько закупить, у кого закупить, на каких условиях закупить. К традиционному перечню  логистика добавляет свои вопросы: как системно увязать закупки  с производством и сбытом, как  системно увязать деятельность предприятия  с поставщиками.

Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области  задач и характер выполняемых  работ: определение потребности  в материальных ресурсах; исследование рынка закупок; выбор поставщиков; осуществление закупок; контроль поставок; подготовка бюджета закупок; координация  и системная взаимосвязь закупок  с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также  с поставщиками.

Исходя из данных задач  проводиться управление системой закупок на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Механизмы функционирования закупочной деятельности на предприятии.

Перед управлением системой закупок на предприятии  стоят следующие задачи : расширение номенклатуры продукции; снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков; избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции; контроль над специальными заказами; контроль над упущенными продажами; увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.

Существуют следующие  основные формы снабжения сырьем и материалами: складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы; транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей; поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.

Транзитная форма снабжения  будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих  условиях: количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт; потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории; продукция требует высокоспециализированного обслуживания.

Активная политика предприятия  в области условий поставки заключается  в том, что при продаже продукция  должна быть доставлена как можно  ближе к складу покупателя. При  покупке продукция должна быть получена в собственность как можно  с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему  планированию бизнеса и контролю цепи поставки.

Преимущества активной политики условий закупки: лучший контроль цепи поставки; планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.

Для осуществления функции  закупок на предприятии совершается  ряд операций.

Анализ рынка.

Изучение тенденций цен  и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать  вывод о том, что покупка совершается  при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.

Получение и оценка предложения  поставщика.

Выбор поставщика.

Согласование стоимости  обслуживания и заключение договора.

Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям  или спецификации покупателя.

Проведение предварительных  переговоров между поставщиком  и покупателем.

Размещение заказа.

Делегирование полномочий и  оценка последствий закупочной политики.

Установление единой политики в отношениях с поставщиками.

Выработка методов учета  продукции.

Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.

 Ускорение оплаты продукции.

Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов  и установления стандартов запаса.

Поиск более дешевых заменителей  продукции без ущерба для ее потребительских  свойств.

Отбор, классификация и  анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.

Прогноз снабжения, спроса и  цен на основные виды закупаемой продукции.

Анализ ценности и возможностей поставщика.

 Разработка новых методов  обработки необходимых данных  для эффективного функционирования  системы закупок.

Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической  деятельности на предприятии:определение  масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.); формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции; размещение объявлений о подаче предложений; оценка предложения; окончательные переговоры; составление документации; поставка и контроль качества; обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Система планирования потребности в материалах, сущность и виды.

Планирование закупок  товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые  приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.

Планирование закупок  продукции имеет следующие цели: снижение уровня сверхнормативного  запаса продукции; поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей; координация графика доставки и плана по производству.

При разработке плана закупок  продукции учитываются следующие  факторы: минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком; скидки при изменении объема поставляемой продукции; ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия; местонахождение поставщика. Если поставщик – зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки; надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок; ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков; сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии).

Рассмотрим основные компоненты системы планирования потребности  в материалах: график основного производственного или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени; данные об оптимальных нормах запасов товаров и материалов; данные о запасах для каждого компонента, агрегата и детали , а также данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием; прогноз потребности в материалах в соответствии с графиком основного производственного процесса; структурированный перечень сырья и материалов; данные о запасах, открытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов.

Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных  материалах придерживается следующих  принципов: согласование потребностей в материалах и плана производства готовой продукции;разбивка по времени.

Еще одной важной логистической  задачей является ответ на вопрос, у кого закупать. К ней относится  принятие одного из двух решений:самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя; закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на расширении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

Рассмотрим возможные  причины, по которым закупка у  посредника может оказаться более  выгодной, чем непосредственно у  изготовителя: закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента; цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

После того как предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика. При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.

Использование сторонних  организаций для замещения внутренних организационных структур предприятия  целесообразно, когда:функция может быть выполнена лучше или дешевле специалистами сторонней организации; это снижает риск предприятия в случае перехода на новые технологии или изменения потребительских предпочтений; это способствует организационной гибкости предприятия, уменьшает продолжительность цикла обслуживания потребителей и ускоряет принятие решений;