Практика на производстве ИС Directum

 

2. Вопросы по презентации:

191. Характеристика системы: сайт www.directum.ru

1. Назначение ИС  Directum, предметная область.

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует  концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования, DIRECTUM выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM). 

2. Компания-разработчик  ИС Directum, ее стратегические партнеры.

DIRECTUM и ALADDIN, Aladdin, ведущий российский разработчик  и поставщик средств аутентификации, продуктов и решений по информационной  безопасности, и компания DIRECTUM - лидер  в области разработки программного обеспечения для электронного документооборота, заключили соглашение о партнёрстве с присвоением DIRECTUM двойного статуса Aladdin Gold Business Partner и Aladdin Solution Partner. Основным стратегическим направлением сотрудничества Aladdin и DIRECTUM станет формирование и продвижение совместных решений для обеспечения безопасности применения механизмов электронной цифровой подписи (ЭЦП) в рамках DIRECTUM - системы электронного документооборота и управления взаимодействием, разработанной одноимённой компанией. 

3. Определите вид  ИС Directum на основании известных вам классификаций.

4. Опишите структуру  ИС Directum, укажите назначение каждого модуля.

Модули системы DIRECTUM:

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (офисные приложения, графические и медиаматериалы, чертежи и пр.), версии и ЭЦП, поддержка жизненного цикла документов, назначение прав доступа, ведение истории работы, полнотекстовый и атрибутивный поиск.
• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов, выдача заданий и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
• Канцелярия. Полное соответствие ГСДОУ, ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации, рассылка и контроль местонахождения бумажных документов, организация обмена электронными документами с ЭЦП между организациями.
• Управление договорами. Регистрация и согласование договоров и сопутствующих документов, ведение реестров документов, обеспечение оперативной работы с ними (поиск, подписание, анализ и т.д.).
• Управление совещаниями и заседаниями. Подготовка и проведение совещаний и заседаний (согласование места и времени, состава участников, в т.ч. внешних, повестки), формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений совещания.
• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц, истории встреч, звонков и переписки с клиентами, сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий, анализ их эффективности.
• Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в государственных организациях и на крупных предприятиях.
• Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

 

5. Какие бизнес-задачи решает ИС Directum?

Бизнес-задачи: организация приема, классификации и управления обращениями, накопление базы знаний, управление ИТ-инфраструктурой, управление уровнем сервиса.

6. Какие существуют  варианты поставки  ИС Directum? Укажите цены на сервер системы и клиентскую лицензию «Базовые модули» в различных вариантах поставки.

7. Какие компоненты  ИС Directum обеспечивают ее эффективное использование?

8. С помощью, каких  средств обеспечивается  развитие и модификация  ИС Directum?

9. Опишите архитектуру  ИС Directum и укажите ее основные характеристики.

10. В чем заключается  эффект от внедрения  Directum?

11. Укажите преимущества  ИС Directum по сравнению с другими аналогичными системами?

. Какую информацию  содержит Свободная  таблица по контактам  с клиентами? 

Сводная таблица  представляет собой интерактивную  таблицу, с помощью которой каждый пользователь может просматривать  информацию в удобном виде и анализировать  ее в нужном разрезе.

20. С помощью какого справочника ведется управление маркетинговыми Мероприятиями?

Компании, ведущие  активную маркетинговую деятельность, заинтересованы в сокращении трудоемкости и повышении эффективности маркетинговых  мероприятий (далее Мероприятий). В  DIRECTUM реализованы функции для поддержки проведения семинаров, конференций, участия в выставках, а также рассылки новостей, рекламных материалов, поздравлений и т.д.

21. Какие параметры  указываются для  каждого Мероприятия?

По итогам проведения Мероприятий, в системе фиксируются их результаты. На основании занесенных данных можно проводить анализ эффективности проведения Мероприятий.

22. Какие рассылки  могут быть проведены  в рамках маркетинговых  мероприятий и  вне их?

Рассылки могут  быть проведены в рамках маркетинговых мероприятий (поздравление с профессиональным праздником, рекламные материалы, приглашение на семинар, выставку и т.д.), а также вне рамок мероприятий, например, регулярные новостные рассылки. 

23. Опишите технологию  создания Рассылки.  

24. Что представляет собой механизм Типовых маршрутов? Для чего он предназначен?

Одной из задач  администратора является настройка  в системе бизнес-процессов организации (Workflow). Для этого в DIRECTUM используется механизм типовых маршрутов.

Типовые маршруты предназначены для задания вариантов начального заполнения маршрутов задач или для жесткого описания логики бизнес-процессов организации.

 Исполнителями  в типовом маршруте могут быть: пользователи, группы пользователей,  списки пользователей, роли.

Список пользователей определяется в самом маршруте. Роли необходимо определить заранее, и они будут доступны для всех типовых маршрутов.

Компонента Типовые  маршруты предназначена:

• для задания вариантов начального заполнения маршрута задач;
• для жесткого описания логики бизнес-процессов предприятия с использованием задач, заданий, уведомлений и сценариев.

Настройка типовых  маршрутов осуществляется с помощью  редактора схем типовых маршрутов.

25. Какие виды маршрутов  выделяются и чем  они отличаются  друг от друга?

В системе выделено два вида типовых маршрутов -свободные и жесткие.

Для свободных  типовых маршрутов редактор схем максимально упрощен и может  использоваться без специальной  подготовки: достаточно разместить на схеме блоки, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки.

В жестком типовом  маршруте, в отличии от свободного, можно организовывать циклы и  ветвления с обработкой сложных  условий.

26. Для чего предназначен  редактор схем?

Редактор схем предназначен для просмотра и  визуальной настройки схем маршрута. Возможности и внешний вид редактора схем зависят от типа маршрута.

Больше всего  возможностей доступно для создания схемы жесткого типового маршрута.

27. Технические требования  к серверу и  к рабочей станции?

 

В качестве рабочей  станции рекомендуется использовать персональный компьютер:

• процессор: Celeron 800 MHz или более мощный;
• ОЗУ: 256 Mb и выше;
• жесткие диски: от 20 Gb.

На рабочей  станции должно быть установлено  следующее системное ПО: Windows 2000/XP Professional, Microsoft Office 2000/XP/2003, приложения для работы с документами, хранящимися в DIRECTUM.

Для работы с  системой через Internet требуется Internet Explorer 5.0 и выше.  

28. Что представляют  собой РКК? Для  каких документов  создаются и где хранятся?

Для регистрации  входящих и исходящих документов используются регистрационно-контрольные  карточки (РКК), которые хранятся в  соответствующих справочниках.

29. Чем отличаются  РКК для входящих  и выходящих документов?

Общие принципы работы с входящими и исходящими документами совпадают, но в работе с исходящими документами есть некоторые особенности. В ней указываются все корреспонденты, которым нужно отправить документ. Через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой.