Моделирование деятельности предприятия по производству изделий из бетона

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

НОВОСИБИРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ  И  УПРАВЛЕНИЯ  «НИНХ»

 

Факультет	Информационно - технический
Кафедра	Экономической информатики

   

    

 

Расчетно-графическая работа №1

Учебная дисциплина:	Проектирование информационных систем в экономике
Тема:	Моделирование деятельности предприятия по производству изделий из бетона
Номер варианта РГР:	-
Номер группы:	2721
Ф.И.О студента:	Бородулин С.М.
Проверил(а):	Пашков П. М.
Оценочное заключение:

 

 

 

Новосибирск   2015 

ПАСПОРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Название организации: «Бетон мастер»
2. Юридический статус:  открытое акционерное общество
3. Профиль деятельность: производство изделий из бетона
4. Миссия организации (виды деятельности): Обеспечить население и различные организации качественными, доступными изделиями из бетона
5. Код ОКВЭД 26.61: Производство изделий из бетона для использования в строительстве
6. Масштаб предприятия (численность персонала): Среднее предприятие (150 человек)
7. Головная организация: нет
8. Дочерние организации: нет
9. Территориальные организации: один завод в кировском районе города Новосибирск
10. Основные контрагенты: поставщики материала для производства изделий из бетона

клиенты: магазины занимающиеся продажей изделий из бетона

11. Положение на рынке: конкурируем на городском рынке
12. Основные тенденции развития организации и отрасли, сильные и слабые стороны организации: Основными тенденциями является увеличение числа клиентов и выход на региональный рынок

 Сильные стороны организации: удобное местоположение на окраине города, так как в центре такое производство будет не уместным

Слабые стороны: сезонность(чаще строят с апреля по октябрь)

13. Проблемы деятельности: большая конкуренция, спад покупательской активности в зимний период
14. Масштаб информационных систем – 50 компьютеров
15. Используемые ИТ технологии - 1С, MS
16. Количество отделов – 6 отделов
17. Основные бизнес-процессы: производство изделий из бетона

 

 

Организационная структура управления

 

 

 

 

Паспорт бизнес-процесса предприятия

 

1. Название организации:  ОАО «Бетон-мастер»
2. Название бизнес-процесса: производство изделий из бетона

Цель бизнес-процесса: поставить партию изделий из бетона клиенту

Владелец бизнес-процесса: зам. директора по исполнительной части

Команда бизнес-процесса:

• зам. директора по исполнительной части;
• продавец-консультант
• менеджер по работе с клиентами;
• начальник склада;
• менеджер по производству бетонных изделий
• менеджер по закупкам
• менеджер по перевозки товара
• специалист архива

Клиенты бизнес-процесса:

• внешние - магазины, занимающиеся продажей изделий из бетона

Продукты бизнес-процесса: накладная на партию товара

Поставщики бизнес-процесса: поставщики качественного сырья для производства товара

Входные ресурсы бизнес-процесса: накладная на партию товара, товаротранспортные накладные

Основные функции бизнес-процесса:

• предоставление данных о возможных видах изделий из бетона  клиентам;
• прием заявки;
• подтверждение выбранного товара;
• закупка необходимой для производства продукции
• производство изделий из бетона
• подбор необходимой продукции и выбор времени доставки;
• привоз товара;
• заключение договора с клиентом;
• формирование отчёта;
• подготовка и сдача документов в архив.

Инициирующее событие: заявка на партию товара

Завершающее событие: акт приема и передачи товара

 

Текстовое описание бизнес-процесса

 

Продавец-консультант  предоставляет данные о возможных видах изделий из бетона компании. По выбранному продукту принимается заявка в офисе и через интернет - продавцом-консультантом, руководствуясь регламентом обработки заявок. Далее подтверждается её содержание, а именно: Перечень требований и личные данные клиента, адрес доставки.

Продавец-консультант в нужной форме передаёт данные заявки специалистам по производству товара. Менеджеры по производству товара выбирают необходимый план работы.

Специалисты по производству товара  согласуют с менеджером по закупкам и комплектуют необходимое количество закупаемой для производства продукции, руководствуясь инструкцией по подбору и доставке оборудования. Если есть недостающая, то ее  закупают у поставщиков.

Промышленно-производственный персонал, согласуя свою работу с менеджерами по производству изделий из бетона и специалистом по управлению склада, производит необходимую для продажи продукцию.

Продавец-консультант выбирает период, в который может быть доставлен товар, связывается с клиентом и выбирает с ним определённый день и время. Далее передаёт эти данные менеджеру по перевозке товара.

Менеджер по перевозке товара дает заявку диспетчеру. Тот в свое время передает информацию курьеру, который в определённый день и время привозит товар. Клиент полностью оплачивает привезенный товар по чеку. По окончанию привоза товара курьер просит клиента расписаться в уже составленном менеджером по работе с клиентами договоре и отдаёт ему 1 экземпляр.

Менеджер по работе с клиентами, используя данные о заключённом договоре, составляют отчёт о выполненной работе и передают его зам. директору по исполнительной части, который анализирует его и вместе со специалистом архива готовит к сдаче в архив. Специалист архива передает данные в архив

 

№	Функция	Исполнитель	Вход	Выход	Регламент
1	Регистрация заказа	Специалист по работе с клиентами	Обращение клиента	Заявка	Регламент обработки заявок
2	Определение условий договора	Специалист по работе с клиентами	Заявка, прайс лист	Условия договора	Регламент обработки заявок
3	Заключение договора	Начальник отдела продаж	Условия договора, данные клиента	Договор	Утвержденная форма договора оказания услуг
4	Составление производственного задания	Начальник производственного отдела	Договор	Производственное задание	Регламент составления задания
5	Производство	Начальник производственного отдела	Производственное задание	Фактура на партию товара	Регламент составления фактуры
6	Выставление счета на оплату товара	Бухгалтер	Договор, фактура на партию товара	Счета на оплату товара	Форма отчета
7	Проверка оплаты	Бухгалтер	Счета на оплату товара	Выписку из банка	Форма отчета
8	Оформления счет-фактуры	Бухгалтер	Выписка из банка, договор	Счет-фактура	Регламент составления счёт-фактуры
9	Оформление товаротранспортной накладной	Начальник отдела продаж	Счет-фактура, договор	Товаротранспортная накладная	Регламент оформления товаротранспортной накладной
10	Отгрузка товара	Кладовщик	Счет-фактура, Товаротранспортная накладная	Акт приема - передачи товара	Утверждённая форма акта

 

Модель бизнес-процесса «as-is»

Рисунок 1. Деятельность компании по производству изделий из бетона

 

Рисунок 2. Деятельность компании по производству изделий из бетона

Рисунок 3.Оформление договора

 

Рисунок 4. Оплата

Рисунок 5. Отгрузка товара

 

Группа признаков слабых мест	Проблема	Решение	Выгода	Отражение в модели
Порядок выполнения процессов	Медленная регистрация заявок из-за ошибок работы персонала в связи с тем, что нет инструкций	Составить инструкции для регистрации  заявок	Увеличение скорости регистрации заявок	Добавить стрелку управления к блоку «Регистрация заявок»
	2.Неудобная и хаотичная  система дистанционного принятия  заказов из-за неудобств работы  с телефоном, факсом и почтой в связи с отсутствием практики приема заявок через интернет	Замена процессов получения заказов по телефону, по факсу и по почте процедурой получения заказов через Интернет	Более удобная и  структурированная система дистанционного  принятия заявок от клиентов	К блоку «Регистрация заявки» добавить стрелку механизма «Интернет»
	3.Жалобы клиентов на  выполнение заказов из-за сложности передачи указаний между работниками в связи с отсутствием внутренней системы связи	Внедрить внутреннюю систему для быстрой связи сотрудников (телефон каждому сотруднику)	Увеличение скорости передачи указаний и, как следствие, увеличение скорости обслуживания	К блоку «Производство»добавить стрелку механизма «Телефон»
Информационно-техническая поддержка процессов	1.Медленная регистрация  заявок из-за ошибок персонала  в связи с ручной обработкой  заявок	Внедрить новые компьютеры и обновить старые (замена ручного труда на машинный)	Увеличение скорости обработки заявок	К блоку «Регистрация заявки» добавить стрелку механизма «Компьютер»
	2.Неудобная и хаотичная  система дистанционной связи  с клиентами и партнерами телефоном, факсом и почтой в связи  с отсутствием электронной почты	Внедрение системы электронного обмена (электронная почта)	Увеличение скорости взаимодействия организации с партнерами и клиентами	К блоку «Регистрация заявки» добавить стрелку механизма «Электронная почта»
Организационная структура и персонал	1.Низкая скорость обработки заказов из-за медленной работы персонала в связи с отсутствием необходимой функциональности в имеющихся прикладных системах	Внедрение специализированных прикладных систем: замена Excel на 1C	Увеличение скорости обработки заказов	К блоку «Регистрация заявок» добавить стрелку механизма «Специализированные прикладные системы»
	2.Медленная регистрация заявок из-за ошибок персонала в связи с низкой квалификацией	Сокращение неквалифицированного персонала, повышение его квалификации специальными курсами	Улучшение качества выполнения заказов	К блоку «Регистрация заявки» добавить стрелку механизма «Квалифицированный персонал»
	3.Отсутствие заинтересованности сотрудников в качественном выполнении работы	Внедрение системы мотивации и поощрения сотрудников	Увеличение заинтересованности сотрудников, то есть более качественное и быстрое выполнение заказов	К блоку «Производство»добавить стрелку управления «Система мотивации персонала»
	4.Жалобы клиентов на медленное выполнение заказов из-за большого объема работы в связи с недостатком персонала	Увеличение числа обслуживающего персонала	Отсутствие жалоб	К блоку «Производство»добавить стрелку механизма «Дополнительный персонал»

 

 

Модель бизнес-процесса «to-be»

Рисунок 6. Деятельность компании по производству изделий из бетона

 

Рисунок 7. Деятельность компании по производству изделий из бетона

Рисунок 8. Оформление договора

 

Рисунок 9. Оплата

 

Рисунок 10. Отгрузка товара

 

Обоснование автоматизации бизнес-процесса

ИС управление заказами (продажами)

Для обоснования автоматизации процесса обозначим причины и проблемы, на основании которых выделим проблемные места компании.

Недовольство клиентов  проявляется из-за нескольких причин: долгого ожидания заявок и отпуска продукции, ошибок при оформлении документов, некачественного обслуживания. Происходит это потому, что несвоевременно поступает информация о подтверждении выполнения заявки, а так же из-за объёмной ручной обработки документации и слабого контроля персонала.

Автоматизация регистрации заявки облегчает оформления заявок, уменьшается время подтверждения заявки, а также попутно корректируется план-график работ, что в целом ускоряет выполнение заказа и увеличивает степень удовлетворенности клиентов и их количество, что приводит к увеличению прибыли.

Автоматизация заключения договора позволяет быстро и без ошибок заключать договора.

Следовательно, нужно разработать ИС обработки заявок.

 Такая система  снимет человеческий фактор, увеличивает  скорость оформления  заявок, позволит  отслеживать ответственных лиц  и повысить прибыль предприятия. В результате концентрации функций на одном автоматизированном рабочем месте обеспечивается более быстрое и качественное обслуживание клиента.

Таблица описания автоматизируемых функций

№	Функция	Входы	Выходы	Исполнители	Регламенты
1	Регистрация заявки	Обращение клиента	Подтверждение заявки	Специалист по работе с клиентами	Регламент обработки заявок
2	Заключение договора	Условия договора	Договор купли-продажи	Специалист по работе с клиентами	Утвержденная форма договора