Информация и ее роль в муниципальном управлении

Информация и ее роль в муниципальном  управлении

 

Всякое управление включает в себя процесс сбора, накопления, хранения, обработки и передачи информации для превращения ее в управленческие решения.

Информационный ресурс в наше время  играет в сфере муниципального управления не менее важную роль, чем материальные, трудовые, энергетические, финансовые и другие ресурсы. В общем смысле под информацией понимается любое  сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и  т.д. Различают следующие основные понятия:

- информационные ресурсы - отдельные  документы и массивы документов  в библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных  системах;

- информационная система - организационно  упорядоченная совокупность документов, массивов документов и информационных  технологий, в том числе с использованием  средств вычислительной техники  и связи, реализующих информационные  процессы;

- информационные процессы - процессы  сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

Информация является связующим  звеном между объектом и субъектом  управления, характеризуя состояние  объекта управления в статике  и динамике, обеспечивая подготовку управляющего воздействия и сведения о результатах его реализации. Она позволяет осуществлять обратную связь и корректировку целей  в соответствии с требованиями конкретной ситуации. Она служит "предметом  длительного пользования" и не теряет своих свойств в результате неоднократного потребления. Информация обладает свойством саморазвития, т.е. по мере накопления данных получается качественно новая информация. Она  пронизывает все виды деятельности в органах местного самоуправления и обеспечивает восприятие работниками  своих организационных ролей, фиксируемых  в должностных инструкциях. В  конечном счете от эффективности информационных процессов зависит эффективность работы местной администрации в целом.

Основные элементы любого информационного  процесса - источник, сообщение, канал  и получатель:

- источник - это тот, кто создает  сообщение и несет ответственность  за его полноту и достоверность;

- сообщение - это информация, которую  источник передает получателю. В  информационной системе сообщения  передаются в различных формах (письменной, устной, электронной);

- канал - это средство, с помощью  которого сообщение передается  от источника к получателю;

- получатель - это тот, кому предназначено  сообщение.

Информационное обеспечение подразумевает  организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия.

Информационное обеспечение системы  управления - это взаимосвязанная  совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления  и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение  необходимых задач в системе  управления.

 

Источники и потребители информации

в муниципальном управлении

 

 

Особенно важно разделение информации на внутреннюю (по отношению к органу местного самоуправления) и внешнюю. К внутренней относятся решения представительного органа муниципального образования, постановления и распоряжения главы администрации и его заместителей, протоколы заседаний коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов, отчеты о работе структурных подразделений администрации, справки о ходе рассмотрения обращений граждан и т.д. Подобная информация дает возможность более полно представлять фактическое положение дел в администрации, рационально распределять силы и рабочее время, эффективно организовывать работу. Организация внутренних потоков информации - задача руководства муниципального образования.

В отношении внешней информации местная власть не всесильна, но может  при грамотной постановке работы получать более полную информацию из различных источников.

Население выражает свое отношение  к деятельности муниципальной власти путем выборов, референдумов, опросов, правотворческих инициатив, обращений  к органам и должностным лицам, мирных массовых акций. Особое значение имеют личные встречи руководителей  муниципального образования с жителями, прием избирателей депутатами представительных органов. На этих встречах должна быть создана атмосфера откровенного диалога, позволяющего обеспечить доступ к информации, которую нельзя получить никаким другим способом. Муниципальная  власть учитывает мнение населения  в своей работе.

Общественные объединения граждан  выражают отношение к деятельности муниципальной власти отдельных  групп населения, местных сообществ, имеющих общие интересы. Администрация  обязана иметь информацию о позиции  различных общественных объединений  при принятии важных решений.

Органы государственной власти РФ и субъектов РФ в пределах своей  компетенции издают нормативные  акты и принимают решения, обязательные для исполнения органами местного самоуправления, а по другим вопросам вырабатывают методические рекомендации и инструктивные  материалы, полезные для муниципальной  власти.

Союзы и ассоциации муниципальных  образований вырабатывают рекомендации по отдельным аспектам муниципальной  деятельности. Они должны изучаться  и учитываться при составлении  планов социально-экономического развития территории.

Немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории муниципального образования  также выражают свое отношение к  решениям органов местного самоуправления, затрагивающим их интересы, направляя  в администрацию предложения  по различным местным вопросам. Многие органы муниципальной власти сделали  союзы промышленников и предпринимателей своими деловыми партнерами.

Финансовые и кредитные организации  снабжают органы местного самоуправления важной информацией о финансовом состоянии муниципалитета и хозяйствующих  субъектов.

Органы государственного и муниципального контроля и надзора поставляют ценную информацию о ходе выполнения тех  или иных решений, выявленных нарушениях.

Особенно важна информация, получаемая от органов статистики. Вопросы организации  муниципальной статистики рассматриваются  в следующем разделе.

Задача органов местного самоуправления - использовать все каналы информации, получить достоверные сведения об отношении  всех слоев общества к своей деятельности, анализировать их и на их основе корректировать свои действия.

Практически все поставщики информации для органов местного самоуправления одновременно являются и потребителями  информации о деятельности этих органов. К числу потребителей муниципальной  информации относятся государственные, региональные и муниципальные органы власти, должностные лица местного самоуправления, граждане, общественные объединения, союзы, ассоциации, финансовые и кредитные организации, органы статистики, муниципальные предприятия  и учреждения, иные хозяйствующие  субъекты, предприниматели, инвесторы.

 

Организация движения информации в  местной администрации

 

Информация, поступающая в органы местного самоуправления по разным каналам, к разным должностным лицам, в  разной форме и в разное время, требует создания продуманной системы  ее приема, хранения, обработки и  использования.

Вся поступающая в органы местного самоуправления информация фиксируется  на определенном носителе в виде документа. Особенностью систем документированной информации является наличие операций по составлению, приему, передаче, регистрации, визированию, подписанию, копированию, хранению, уничтожению документов. Совокупность всех операций, выполняемых с документами, называется делопроизводством. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документооборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохождение документов.

Документооборот представляет собой  потоки документов, движущихся между  пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т.п.). Он разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление, определяемое пунктами отправления  и назначения; объем, характеризующийся  количеством документов, проходящих в единицу времени; структура, характеризующаяся  разновидностью документов, авторством и другими признаками; режим, определяемый периодичностью движения информации через  пункты обработки.

Порядок работы с документами в  органах муниципального управления регламентируют такие нормативные  акты, как "Общие требования к  документам и службам информационного  обеспечения Государственной системы  документационного обеспечения  управления" (ГСДОУ), "Унифицированная  система организационно-распорядительной документации" (УСОРД), государственный  стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.

Номенклатура дел - утвержденный в  установленном порядке, систематизированный  список наименований дел, образующихся в органе муниципального управления. Она используется в качестве схемы  распределения и группировки  документов в делах (схема классификации), указателя индексации документов и  дел, сроков хранения, а также как  схема построения справочной картотеки  на исполненные документы. Номенклатура дел позволяет находить документы  по их видам и содержанию. От качества ее построения зависит оперативность  работы с документами и их сохранность.

При использовании информации для  принятия управленческих решений необходимо учитывать следующие особенности  исходной информации:

- исходная информация не всегда  достоверна - если это статистическая  или отчетная информация, то погрешности  возникают в результате неправильных  расчетов, ошибок исполнителей или  искажения отчетных данных; если  это экспертная информация, ошибки  могут возникать из-за некомпетентности  экспертов и неправильных методов  обработки;

- информацию не всегда возможно  получить к необходимому моменту  времени из-за срывов сроков  отчетности или несоответствия  их установленным срокам анализа,  длительности сбора и обработки  информации;

- в связи с тем что каждое решение должно основываться на учете будущих условий его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный характер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влиянию случайных ошибок;

- большинство принимаемых решений  на стадии подготовки носит  многовариантный, альтернативный  характер, причем чаще всего трудность  состоит в отсутствии обобщенного  критерия, позволяющего выбрать  вариант решения.

 

Информационные технологии и системы

в муниципальном управлении

 

Информационное обеспечение муниципального управления в современных условиях невозможно без использования современных  информационных технологий, программных  средств, баз данных и систем управления ими.

Система информационного обеспечения  органа местного самоуправления - это  совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических  компонентов, обеспечивающая информационные процессы в системе управления. Структура  информационной системы муниципального образования, внедрение новых информационных технологий определяются функциями  этой системы, текущими и перспективными задачами.

Почти во всех органах местного самоуправления сегодня есть персональные компьютеры, частично используются локальные компьютерные сети. В то же время развитие компьютеризации  в большинстве местных администраций  проходит бессистемно. Современные  технологии построения информационных систем почти не применяются, прикладное программное обеспечение используется чаще всего только в бухгалтерии  и делопроизводстве.

Современный подход к использованию  информационных технологий в муниципальном  управлении требует создания системы, включающей центральный сервер, компьютеризированные рабочие места и сеть, связывающую их с центральным сервером. Такая система предоставляет полный набор функций по работе с документами в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства и способна поддерживать схемы делового документооборота муниципальных органов: горизонтальную (переписка внутри муниципалитета), вертикальную (организационно-распорядительные документы), внешнюю (входящая и исходящая корреспонденция). Назначением системы является автоматизация работы с документами, фиксация пути прохождения документа от его поступления или создания до списания в дело, контроль на каждом этапе рассмотрения, получение справочной информации, анализ документооборота.

Планомерное формирование в органах  местного самоуправления собственных  информационно-аналитических служб  как важнейших структурных подразделений  позволит значительно повысить эффективность  и качество управленческих решений. Применение информационных технологий и систем в отдельных сферах муниципальной  деятельности помогает решать следующие  задачи.

В сфере учета и социальной защиты граждан:

- ведение автоматизированного  паспортного учета граждан, создание  баз данных по половозрастному  составу населения, призывному  возрасту, занятости, социально незащищенным  группам, миграции, повышение на  этой основе качества работы  с населением, сокращение очередей  при получении справок, выписок;

- автоматическое формирование  и выведение на печать различных  форм учета и отчетности о  составе населения, формирование  списков жителей по специальным  запросам органов государственной  власти и местного самоуправления (избиратели, школьники, пенсионеры, призывники и т.д.);

- ведение автоматизированного  учета доходов семей для начисления  социальных льгот и субсидий;

- ведение лицевых счетов персонифицированного  учета социальных льгот и социальных  выплат отдельным категориям  граждан, включая жилищные субсидии.