Разработка проекта повышения эффективности системы адаптации персонала

 

 

Выводы по таблицам:

– наибольшая неудовлетворенность адаптированных сотрудников связана с факторами: наличие перспектив и размер зарплаты;

– срок овладения профессиональными навыками оценивается как приемлемый;

– наиболее часто работники указывали на трудности в общении с коллегами, задержки в оборудовании рабочего места и обращении к руководству, недостаток информации об оформлении больничного, отпуска, отсутствие информации о лицах, к которым можно обратиться по интересующим их вопросам;

– трудности чаще всего возникали из-за несвоевременного выполнения службами своих обязанностей, но встречаются случаи указания на отсутствие информации о процедуре оборудования;

– большинством были указаны следующие разделы для «Справочника новичка»:

·  о правилах общения с клиентами;

·  о правилах обращения к вышестоящему руководству и коллегам;

·  об оформлении пропуска, о процедуре получения зарплаты, о правилах оформления отсутствия, бланков основных документов, регламентов;

·  о миссии, стратегии компании, о ценностях компании;

·  об ответственных за оборудование рабочего места и процедуре оборудования.

Предложения наставников и руководителей были обобщены и сведены в таблицу 25.

 

Таблица 25 – Предложения по усовершенствованию программы адаптации

Количество Предложения	Руководителей		Наставников
	Абс., чел.	Отн., %	Абс., чел.	Отн., %
Упрощение системы адаптации	14	73,68	19	90,48
Увеличение вовлечения рядовых сотрудников	11	57,89	16	76,19
Распределение ответственности по подготовке к приходу нового сотрудника	15	78,95	15	71,43
Улучшение работы отдела персонала	6	31,58	7	33,33
Улучшение работы ответственных за оборудование рабочего места служб	8	42,11	9	42,86
Необходимость социально-психологической адаптации	16	84,21	17	80,95

 

Из таблицы видно, что наиболее часто высказываемые предложения:

·  упрощение системы адаптации;

·  увеличение вовлечения числа рядовых сотрудников;

·  разработка программы социально-психологической адаптации.

Действующую программу адаптации можно представить схематически и выделить слабые места по итогам проведенных исследований.

Соответственно, могут быть сформулированы недостатки, устранение которых позволит повысить эффективность действующей системы адаптации:

– недостаточная эффективность социально-психологической адаптации,

– недостаточная подготовка к приходу сотрудников менеджером по персоналу вспомогательных служб,

– недостаточное ознакомление с миссией, стратегическими аспектами существования компании,

– недостаточность информирования о продукции компании,

– сложность системы,

– нечеткость взаимодействия со вспомогательными службами при обеспечении рабочего места нового сотрудника,

Но могут быть обозначены факторы, способствующие преодолению недостатков и решения для них:

– признание важности адаптации руководителями, наставниками,

– достаточно хорошо выстроенная программа адаптации.

По этим причинам вводимые изменения существующей в Торговом Доме системы должны быть преимущественно построены на предложениях руководителей и наставников, следовательно, допустимые решения:

– массовые процедуры адаптации,

– включение в адаптацию рядовых сотрудников компании,

– формирование справочника новичка с соответствующими разделами,

– улучшения работы по подготовке к приходу нового сотрудника,

– использование мер, улучшающих взаимодействие в коллективе, обеспечивающих социально-психологическую адаптацию новых сотрудников.

Итак, в соответствии с результатами анализа деятельности компании многие из угроз внешней среды являются также возможностями ввиду устойчивого положения компании на рынке. Кроме того, у компании есть ряд неоспоримых преимуществ, которые позволяют нейтрализовать угрозы и воспользоваться возможностями внешней среды.

По результатам анализа персонала компании и эффективности системы управления персоналом, были сделаны выводы о сильных и слабых сторонах коллектива и программы работы с ним. Так, коллектив компании молодой, стабильный, консервативный с высоким уровнем образования. При этом большую часть коллектива составляют сотрудники, недолго работающие в организации. Социально-психологический климат оценивается сотрудникам как благоприятный. Организация воспринимается сотрудниками как ценность. Работники считают, что компания предоставляет возможность для самореализация в процессе трудовой деятельности.

Удовлетворенность персонала оплатой труда и возможностями карьерного роста невысокая. Работникам не предоставляется возможность участвовать в управлении, большинство решений принимаются высшим руководством. При этом организации присущ авторитарный стиль руководства и морально-этические аспекты взаимодействия высшего руководства с сотрудниками не оценивается высоко. Но отчасти за счет жесткого контроля в отношении персонала достигается высокий уровень дисциплины и уровень выполнения норм.

Большое внимание уделяется развитию и обучению персонала, дополнительному материальному стимулированию.

Проблемы, существующие в компании с точки зрения структуры и персонала и проводимой работы в управлении персоналом, обусловлены нежеланием работников выполнять работу на должном уровне. Одной из причин является учет не всех потребностей персонала при построении работы в области управления персоналом. Особой категорией являются молодых работников, составляющих большую часть персонала и наиболее проблемную. В соответствии с этим, первоочередную важность приобретает программа адаптации новых работников.

 
3. Разработка  проекта совершенствования системы  адаптации в ЗАО ТД «Firma»

3.1 Проектные предложения по  системе адаптации персонала  в ЗАО ТД «Firma»

В соответствии с обозначенными в Главе 2 предполагаемыми решениями следует конкретизировать необходимые проектные предложения. Для этого на рисунке 19 представлена сравнительная схема блоков программы адаптации, в которых произойдут изменения до и после усовершенствования.

Цель проекта – повысить эффективность системы адаптации персонала ЗАО ТД «Firma»

Осуществление проекта помогает решить следующие задачи:

1.  Сократить срок вхождения новых сотрудников в организацию.

2.  Сократить период более низкой производительности труда новых сотрудников.

3.  Сформировать у новых сотрудников устойчивое положительное отношение к компании и действующим в ней правилам и стандартам, сформировать навыки применения корпоративных стандартов в рабочих ситуациях.

4.  Обеспечить успешное вхождение новых работников в коллектив компании.

5.  Улучшить информированность персонала о рыночном положении компании, ее миссии, целях, истории, соответственно «воспитать» данную черту как характеристику корпоративной культуры компании.

6.  Обеспечить знание работниками процедур, действующих в компании.

7.  Повысить мотивацию работников.

Содержание проектных предложений:

I. Алгоритм программы адаптации новых сотрудников.

Разработанный алгоритм приведен в таблице 26.

Таблица 26 – Алгоритм программы адаптации новых сотрудников

Мероприятия	Срок	Ответственный	Исполнители
Подготовка к приходу нового сотрудника:
– Принятие решения о назначаемом наставнике	За 2 дня	Менеджер по персоналу, руководитель подразделения
– Оформление заявки на оборудование рабочего места ПК, канцелярскими принадлежностями	За 2 дня	Менеджер по персоналу	Офис-менеджер
– Оформление заявки на подключение к телефону, к локальной сети	За 2 дня	Руководитель	Секретарь
– Оборудование рабочего места ПК, телефоном, подключение по локальной сети	За 1 день	Руководитель, наставник	Офис-менеджер, сторонние службы
Оформление на работу:	Первый день	Менеджер по персоналу
– Написание заявления о приеме на работу
– Заключение трудового договора
– Подписание договора о материальной ответственности
– Ознакомление под роспись с Должностной инструкцией
– Заполнение личной карточки
– Заключение соглашения о конфиденциальности
Введение в организацию	Первый день	Менеджер по персоналу
– Знакомство с организационной структурой, Правилами внутреннего трудового распорядка, историей фирмы, ее миссией и целями, основными положениями корпоративного кодекса, с основными руководителями, с порядком оплаты труда, кадровой политикой.
– Получение пакета документов: – «Справочник новичка», График мероприятий на и/с
Введение в подразделение	Первый день
– Знакомство с сотрудниками компании и расположением помещений офиса		Менеджер по персоналу
– Знакомство с должностными обязанностями и правами. Беседа о роли и месте структурного подразделения в структуре организации, о его задачах и функциях, способах взаимосвязи с другими подразделениями. Ознакомление с Положением о подразделении.		Менеджер по персоналу Руководитель	Руководитель
Прохождение инструктажа по технике безопасности.	1–3 день	Менеджер по персоналу	Инженер по охране труда и технике безопасности

 

 

Описание процесса проведения адаптационного тренинга

1.  Организация, подготовка и сроки проведения мероприятия

Адаптационный тренинг – комплексное мероприятие по введению в организацию вновь принятых сотрудников, обеспечивающее:

·  знание ими основополагающей информации о компании;

·  социально-психологическую адаптацию.

Адаптационный тренинг проводится ежемесячно в последнюю пятницу месяца для вновь принятых за данный срок сотрудников, но не менее чем для 3 и не более, чем для 5 человек, в противном случае срок проведения тренинга откладывается до следующего месяца либо проводится для 2 групп.

Необходимо провести подготовительные мероприятия, обозначенные в таблице 27.

Таблица 27 – Подготовительные мероприятия для проведения адаптационного тренинга

Мероприятие	Срок
Выбрать сотрудника для участия в тренинге, сообщить ему об участии, выдать план рассказа	В начале месяца
Проверить наличие необходимого оборудования и приобрести недостающее	В течение месяца до тренинга
Напомнить вновь принятым сотрудникам, сотруднику-участнику тренинга, руководителям сотрудников о времени и месте проведения тренинга	За 3 дня

 

Продолжительность адаптационного тренинга варьируется от 160 до 200 минут ввиду изменения содержания тренинга в зависимости от групп участников.

2.  Блоки мероприятия

Таблица 28 – Блоки адаптационного тренинга

Блок	Части, варианты блока, примечания
1. Фильм о ЗАО «Группа  ЧТПЗ»	История компании, миссия, цели, стратегия, принципы деятельности, положение на рынке, участие в выставках
2. Презентация о ЗАО  ТД «Firma»	История компании
	Жизнь сотрудников: на работе, на обучении, корпоративные мероприятия, праздники
3. Упражнение-знакомство	Рассказ о себе с указанием отличительных черт, любимых и нелюбимых качеств людей, явлений в жизни, «Никто из вас не знает, что я»,
	Попарное представление с дальнейшим рассказом о собеседнике
4. Проверка усвоения представленного  в Положениях компании материала  в форме диалога: просьба по  кругу рассказать о правилах  по направлениям:	Принятая форма одежды
	Правила пользования информационными ресурсами
	Правила внутреннего трудового распорядка
5. Рассказ приглашенного  сотрудника по плану:	О себе, образовании, опыте работы до прихода в компанию
	О компании в разные периоды ее развития
	О своем пути в компании, коллективе, отношениях в нем
	О принципах деятельности компании, ее ценностях, традициях, кадровой политике, о том, что компания делает для сотрудников
	Ответы на вопросы
6. Проверка знания организационной  структуры
– Задание	самостоятельно за 7–10 мин. по памяти нарисовать структуру ЗАО ТД «Firma», рассмотреть все полученные варианты, выбрать лучший и общими усилиями воссоздать максимально точно и полно.
– Вопросы на знание организационной структуры компании и лиц, занимающих определенные должности	Какие управления существуют в рамках Дирекции по индустриальным и региональным продажам?
	Назовите основные дирекции ЗАО ТД «Firma»
	Кому подчиняется дирекция по продажам ТЭК ЗАО ТД «Firma» в ЗАО «Группа ЧТПЗ»?
	Назовите начальников управлений в рамках ЗАО ТД «Firma»
	Начальником какого отдела является Махнёва О.А.?
	Расскажите о структуре Дирекции по обеспечению основной и оперативной деятельности.
	Кто располагается на следующей ступени организационной структуры в г. Челябинске за Видановым.А.П.?
	Кто является начальником отдела по продаже нержавеющих труб?
7. Рассказ о политике  в области управления персоналом	О критериях подбора персонала в компанию
	Об адаптации и наставничестве
	Об обучении
	Об аттестации
	О проектах
	О корпоративных мероприятиях, конкурсах
	О социальном пакете как выражении заботы компании о сотрудниках
8. Игра в шарады
9. Подведение итогов, получение  обратной связи	устно

 

3.  Оценка эффективности тренинга

Оценка эффективности проведения тренинга проводится на основе качественных критериев указанными в таблице 29 способами.

4.  Корректировка мероприятия

При подготовке к тренингу и его проведении необходимо учитывать особенности принятой категории работников. Тренинг проводится по указанному выше плану для сотрудников, принятых на должности до начальника отдела включительно. Для более высоких по позиции должностей в данном тренинге нет необходимости. Также отдельные блоки могут корректироваться с учетом возраста принятых работников.

Тренинг должен предоставлять достоверную, современную информацию о компании, при необходимости дополняться, изменяться, расширяться с течением времени.

Упражнения и задания в нем также могут меняться по усмотрению менеджера по персоналу при согласовании с директором по персоналу ЗАО ТД «Firma».

Таблица 29 – Индикаторы эффективности тренинга

Критерий	Способ	Источник
Количество работников, оценивающих социально-психологическую адаптацию успешно	Оценка новыми сотрудниками успешности прохождения адаптации	В соответствии с анкетами по адаптации новых сотрудников
Количество сотрудников, считающих проведение тренинга полезным	Оценка мнения новых сотрудников о тренинге	Устный опрос
·  количество ошибок в работе новых сотрудников; ·  повышение эффективности работы после проведения тренинга; ·  успешность вхождения новых сотрудников в коллектив.	Оценка руководителями и наставниками работы новых сотрудников	Опрос
Количество работников, чья адаптация в коллективе прошла успешно	Оценка менеджером по персоналу социально-психологической адаптированности новых сотрудников	При адаптационных беседах, при сопровождении работников в период ис

 

II.  «Справочник новичка»

Размещение справочника новичка в данном проекте является нецелесообразным ввиду нагромождения информации, поэтому указаны его основные разделы:

1.Письмо директора по персоналу  новым сотрудникам

2.О ЗАО ТД «Firma»

·  о структуре ЗАО ТД «Firma»;

·  о ключевых фигурах;

·  дирекция по персоналу.

3.Основные корпоративные правила

·  бизнес-этика;

·  как себя вести;

·  форма одежды;

·  пропуск;

·  наши традиции;

·  курение и алкоголь.

4.Использование средств связи

·  о компьютерных играх;