Целевой подход и целевой анализ в управлении. Понятие «дерева целей» и правила его разработки

Цели руководителем  ставятся исходя из потенциала, которым  располагает организация, и ее целевых  установок. Другими словами поставленная цель должна быть обеспечена наличием необходимых технологий ее реализации и ресурсов. Здесь стоит отметить, что знаменитое высказывание Н. Макиавелли «цель оправдывает средства» невозможно безоговорочно применять в процессе эффективного управления.

Процесс целеполагания  включает в себя следующие этапы:

1. Разработка долгосрочных целей (миссий) предприятия.
2. Планирование управленческих действий.
3. Реализация целей.
4. Проверка и оценка достигнутых результатов.
5. Корректировка целей.

В системе управления организацией на цели возлагаются определенные функции:

1. Цели отражают концепцию развития предприятия.
2. Цели задают направление деятельности организации, составляя тем самым основу управленческой структуры.
3. Цели способствуют снижению неопределенности текущей ситуации, являясь для управленца ориентирами во внешней среде.
4. Концентрация на достижении поставленных перед организацией целей способствует действовать быстрее, эффективнее и с минимальными затратами.
5. Цели используют как критерии выделения проблем, выбора альтернатив решений, контроля и оценки полученных результатов, а также материального и морального поощрения сотрудников.
6. Цели способствуют сплочению коллектива, мотивируют брать на себя добровольно высокие обязательства и добиваться их выполнения [4].

К целям организации  предъявляют определенные требования, которые описаны ниже в разделе 1.3.2. «Требования к постановке генеральной цели и задач организации».

В условиях жесткой  конкурентной борьбы одной из приоритетных целей многих предприятий становится достижение лидирующих позиций или  закрепление существующих позиций  объектом управления. Для реализации этой миссии, последующие цели ставятся исходя из возможностей его развития. Согласно П. Друкеру для достижения таких целей приоритетом является не прибыль, а поиск новых благоприятных возможностей. Для того чтобы найти новые возможности и чтобы они были реализованы, необходимы высокие управленческие качества руководителя и верно выбранная технология целеполагания. Среди многообразия методов постановки целей особую нишу заняла технология «дерева целей»[5].

1.1.1. Преимущества и недостатки целевого подхода

Как и любой  подход в управлении целеполагание  обладает преимуществами и недостатками. Среди преимуществ метода выделяют:

1. Повышение эффективности управления. Сам метод изначально создавался для повышения эффективности работы организации, в частности аппарата управления. Этот подход представляет собой систематический и организованный подход, позволяющий руководителям сконцентрироваться на выполнимых целях и достигать наилучших возможных результатов, используя доступные ресурсы. УПЦ ориентировано на увеличение производительности организации с помощью согласования стратегических и тактических целей внутри всей организации.

2. Благодаря  целеполаганию совершенствуется  планирование. Здесь ключевым моментом является концентрация сотрудников больше на результате, а не на действиях. Руководители высшего звена обозначают задачи перед подчиненными, не указывая пошаговых действий, а указывая лишь желаемый результат, оставляя, тем самым, возможность сотруднику строить собственные специфические цели и методы для достижения нужного результата.

3. Целевой анализ  позволяет эффективнее осуществлять  контроль. УПЦ способствует самоконтролю и периодической проверке результатов, создает основы для более объективного контроля и поощрения.

4. Как уже было сказано выше, данный метод способствует сплочению коллектива и улучшению взаимоотношению между подчиненными и руководителями. Этому благоприятствует целый ряд причин: снижается потребность в строгом контроле; подчиненные имеют больше возможностей участвовать в процессе планирования, а руководитель получает лучшую основу для обсуждения с подчиненными результатов их работы.

5. Применяя УПЦ,  управленцы уделяют больше внимания инструктированию и обучению управляющих нижних уровней, тем самым расширяя возможности подготовки руководителей.

6. И наконец,  с помощью этого метода создаются  стандарты и критерии для оценки  исполнения, а без стандартов нет руководства, как бы велики ни были трудности в определении этих стандартов [9, 10, 4, 5, 6].

К недостаткам  метода управление по целям относят:

 1. Трудоемкая подготовительная работа, немалые затраты времени и средств.

2. Преувеличение роли количественных, формальных показателей (это порождает путаницу при наличии их большого числа). Кроме того, существуют трудности в точном количественном определении целей.
3. Не все цели могут быть выражены количественно (например, взаимоотношения между людьми).
4. Декларация (документ, реализации целей) непригодна для рабочих.
5. Декларация недостаточно объективна, поскольку в нее стараются включить, прежде всего престижные, а не важные цели; цели, связанные с преодолением помех, вместо ориентированных на поиск дополнительных возможностей; цели, направленные на поверхностных, а не глубинных проблем, которые могут иметь для организации первостепенное значение.

Кроме всего  прочего менеджеры, применяющие  данный метод отмечают чрезмерный объем бумажной работы и то, что начальник ставит перед ними новые цели, а спрашивает с них за старые [4].

Несмотря на все эти трудности, метод УПЦ занял свою нишу в процессах управления.

• 1.2. Понятие «Дерева целей»

Технология  «дерево целей» впервые была предложена Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 году. Данный метод представляет собой модель упорядочения целей разного уровня управления в единую комплексную систему. Идея метода, предложенного Ч. Черчменом и Р. Акоффом, заключалась в попытке придания различным функциональным подсистемам количественного веса и коэффициентов с целью выявления комбинаций, обеспечивающих наилучшую отдачу.

В простом виде представляет собой построенную по иерархическому принципу: главную цель (вершина дерева); подчиненные ей подцели первого, второго и последующих уровней (ветви дерева) [4,9].

Чаще всего  в вершину дерева менеджер ставит миссию организации, причину ее существования. Именно миссия задает стратегию и тактику предприятия, формируя подцели, стоящие перед организацией. Ярким примером этого может служить миссия Генри Форда обеспечить людей дешевым транспортом. Миссия определяет основные цели, которые преследует организация. А также включает задачи, решение которых берет на себя организация, занимая тем самым определенную нишу в обществе и определяя характер взаимодействия с внешней средой и внутренней структуры компании. Несомненно, миссия зависит и от вида деятельности и от формы собственности и от ценностной ориентации высшего руководства, и потому миссии различных компаний в обществе различны [11].

Как уже упоминалось выше, дерево решений строится по иерархическому принципу, отсюда и цели могут быть различных иерархических уровней: генеральная цель, цель 1-ого уровня, цель 2-ого уровня и так далее. Следует отметить, что не всегда удается выделить одну генеральную цель «миссию» – цель 0-го уровня.

Процесс создания дерева целей  может проходить как по алгоритму  «сверху вниз», так и, наоборот: от целей низших уровней к целям высших уровней – «снизу вверх». Использую второй подход целесообразно в конце формирования дерева, пройти путь от генеральной цели к целям низших уровней, исключая цели, не являющиеся необходимыми для достижения цели 0-го уровня или наоборот добавляя новые.

На сегодняшний  день программно-целевой подход, в  основе которого лежит использование  деревьев целей, является одним из основных методов перспективного планирования. Применение данной технологии находит  свое отражения в методах ПАТТЕРН, Поспелова, прогнозного графа Глушакова и др [11].

Данный метод широко применяется  для прогнозирования возможных  направлений развития науки, техники  и технологии.

Процесс формирования дерева целей включает в себя:

• рассмотрение различных альтернативных вариантов целей;
• исключение малоэффективных целей;
• исключение маловажных целей;
• исключение целей, неподкрепленных ресурсами и технологиями.

Если дерево целей построено, с учетом всех правил, то оно оказывается гораздо эффективнее  набора мероприятий, построенного традиционными методами.

Яркий пример дерева целей  представлен в статье Александра Ивантера в журнале «Эксперт», где  директор департамента экономики и  финансов Правительства РФ Андрей Белоусов в своем интервью предлагает решения по посткризисному восстановлению экономики России. В качестве стратегической цели им предложена диверсификация экономики России. На следующем уровне располагаются две взаимодополняющие друг друга цели — повышение бюджетной эффективности и технологическая модернизация и прорывные инновации. Для повышения бюджетной эффективности интервьюер разбивает эту цель на следующие задачи: реструктуризация бюджетных расходов, большая концентрация в точках социального и экономического развития, реструктуризация бюджетной сети и изменение статуса бюджетных учреждений, повышение эффективности социальной поддержки, имея в виду повышение ее адресности, и уточнение разграничения полномочий между федеральным уровнем и уровнем субъектов федерации и последнее создание электронного правительства, «электронизация» услуг, оказываемых госструктурами гражданам. Раскрывая вторую цель, директор департамента экономики и финансов Правительства РФ предлагает следующие подцели: создание эффективных менеджерских команд, постановка акцента на работе с госкорпорациями и крупнейшими частными компаниями, поддержание региональных технологических кластеров, реформирование системы технического регулирования, включая нормы в строительстве, модернизация науки и профессионального образования, завершение формирования инновационной инфраструктуры, создание системы массовой поддержки малых и средних предприятий, прежде в инновационной сфере и наконец, задействование налоговых стимулов, особенно в инновационных отраслях [7].

Создание выше описанного дерева целей, как и любого другого, требует выполнения последовательных шагов. Правила построения эффективных деревьев целей представлены в следующей главе.

1.2.1. Основные этапы реализации метода

Построение  и анализ дерева целей включает выполнение следующих этапов. Первоначально производится определение генеральной цели (вершины дерева) и поиск альтернативных вариантов цели. Данный этап включает в себя: выявление проблемы при помощи анализа существующего состояния и желаемого состояния организации; анализ причин, вызвавших проблему; составление целей значимых для постановки проблемы; формирование подпроблем, входящих в проблему, и логической последовательности их разрешения, в зависимости от условий внешней среды.

Далее происходит разделение (декомпозиция) общей цели на подцели (подцели первого уровня), затем на подцели второго уровня и т.д. Этап формирования цели подразумевает определение содержания цели (что должно быть достигнуто?), масштаб цели (в каком объеме должна быть достигнута цель?) и срок выполнения цели (за какое время должна быть достигнута цель?). В итоге менеджером создается графическая модель дерева целей. Каждая «ветвь» дерева описывает не способ достижения цели, а конкретный результат, выраженный каким-либо показателем.

Главный принцип  построения дерева целей заключается в полноте редукции, т.е. каждая цель данного уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы их совокупность полностью определяла понятие исходной цели. Исключение хотя бы одной подцели лишает полноты и меняет само понятие исходной цели. Второй принцип подразумевает независимость подцелей одного уровня между собой.

На иерархию целей прямое влияние оказывает  организационная структура предприятия, чем сложнее структура предприятия, чем больше функций, которые оно выполняет, тем сложнее дерево целей. Цели, которые преследует любое предприятие можно разделить на следующие группы: экономическая, научно-техническая, социальная, производственная, маркетинг и финансы. Под экономической целью понимают получение прибыли от реализации продукции или услуг заданного объема и качества. Научно-технические цели направлены на обеспечение заданного научно-технического уровня продукции и услуг. За обеспечение выпуска планового объема продукции и оказания услуг заданного уровня качества отвечает производственная цель. Под социальной целью предполагается обеспечение предприятия кадрами, их эффективного использования, профессионального и социального развития. Маркетинг в свою очередь отвечает за реализацию исследований предпочтений клиентов в отношении товаров и услуг. И наконец, финансовая цель предполагает рациональное использование ресурсов и минимизацию издержек.