Система управления электронным документооборотом на примере ООО «Медиаград»

Система управления электронным  документооборотом на примере ООО  «Медиаград»

Основными сферами деятельности и характеристики:

 

ООО «Медиаград» сегодня  является компанией задающая стандарты в рекламной индустрии своим нестандартным подходом к ведению бизнеса, основанном на постоянном развитии, совершенствовании, применении новейших технологий, уникальных материалов и непрерывном повышении качества своей деятельности.

Основные направления  деятельности компании:

• Производство наружной рекламы (далее «НЕОН»)
• Широкоформатная печать (далее «ПЕЧАТЬ»).

Цель компании:

 Достичь бесспорного лидерства на самых прибыльных сегментах рекламного рынка.

Компании ориентирована на жизненный рост. В связи с этим можно сказать, что предпринимательская деятельность достаточно перспективна и прибыльна.

Организационная структура:

В  компании насчитывается всего 3 отдела, необходимых для осуществления деятельности организации. Отдел отвечает за обеспечение работоспособности компьютерной техники, а также проведение консультаций по информационной грамотности персонала.

Бухгалтерия отвечает за организацию  бухгалтерского учета и формирование на его основе полной и достоверной  информации о финансовом положении  и результатах хозяйственной  деятельности архива, составление и  своевременное предоставление бухгалтерской  отчетности по исполнению сметы расходов по бюджету, а также за счет средств, полученных от предпринимательской  деятельности

Отдел кадров отвечает за подбор новых  кадров, ведение учета текущих  кадров и формирование периодической  отчетности о сотрудниках отдела.

Таким образом, компания ООО «Медиаград» представляет собой небольшую, но довольно динамически развивающуюся компанию.

 

 

Применяемая СЭД:

 

 Система электронного документооборота   SharePoint.

 

 

 

Характеристика применяемой СЭД:

 

Microsoft SharePoint — одна из популярнейших в мире ЕСМ-платформ, предназначенная для построения единого информационного пространства компании. Платформа MS SharePoint помогает организации объединить информационные ресурсы, бизнес-процессы и компетенции сотрудников.

 

Решаемые задачи:

 

 

 

Стоимость  применяемой СЭД:

Стоимость внедрения системы EOS for SharePoint складывается из нескольких составляющих.  
 
1. Стоимость серверной лицензии на использование решения в рамках фермы серверов SharePoint (серверная ферма — это ассоциация серверов, соединенных сетью передачи данных и работающих как единое целое).  
 
2. Стоимость лицензий по количеству пользователей. В системе предусмотрены два варианта пользовательских лицензий:

• "Участник" (полноценная пользовательская лицензия, распространяющаяся на весь функционал решения);
• "Читатель" (ограниченная пользовательская лицензия с доступом только на чтение документов).

При этом стоимость одной лицензии в приобретаемом "пакете" рабочих  мест зависит от их общего количества - чем оно больше, тем ниже стоимость  одного рабочего места. В стоимость  лицензий по текущему прейскуранту входят годовые гарантийные обязательства. По истечении гарантийного срока  заключается договор на сопровождение.  
 
3. Стоимость дополнительных опций ("Поточное сканирование", "АРМ руководителя" и т.д.).  
 
4. Стоимость лицензии на платформу Microsoft SharePoint Server 2010 (система EOS for SharePoint поддерживает работу и SharePoint Foundation), а также на СУБД Microsoft SQL Server.  
 
5. Стоимость дополнительного программного обеспечения (например, лицензия на программу Fine Reader, необходимую для применения опций "Сканирование" и "Поточное сканирование").  
 
6. Стоимость сопутствующих услуг по внедрению EOS for SharePoint (установка и настройка системы, обучение персонала заказчика, и т.д.). 

Преимущества СЭД

• Microsoft SharePoint отличается универсальностью и широким набором возможностей, не присутствующих одновременно ни в одном другом продукте:
• возможности корпоративного портала,
• системы хранения контента, совместной работы с ним,
• встроенные средства автоматизации бизнес-процессов,
• а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики;

Простота обслуживания и  доработки функционала системы собственными силами заказчика, доступная цена;

Масштабируемость. Подходит для организаций любого масштаба, в том числе территориально-распределённых;

SharePoint представляет собой web-систему, что предоставляет такие преимущества как простота развёртывания и внедрения, простота обслуживания и работа с порталом на разных устройствах (ПК, iPAD, Android-устройстыва и пр.), возможность адаптации интерфейса под нужды разных категорий пользователей;

Возможность интеграции ECM-системы с другими ИТ-системами, включая продукты Microsoft Office, Lync, Exchange, Dynamics и другими.

Недостатки системы " SharePoint ":

 

-Относительная дороговизна  

-Необходимость наличия на предприятии  специалиста,