Совершенствование информационных систем управления финансовыми потоками

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, например, платежного календаря;
• реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.);
• разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Главные преимущества автоматизации  процесса управления денежными средствами:

• Обеспечение оперативной и достоверной информацией
• Регулирование взаиморасчетов
• Повышение платежной дисциплины
• Ускорение оборачиваемости денежных средств

До сих пор достаточно много предприятий используют для  автоматизации управления финансовыми потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных.

В настоящее время все  больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными  являются решения на базе программ семейства "1С".

Современные программные  продукты линейки «1С:Предприятие 8» делают процесс планирования денежных средств простым и понятным, т.к. персонал большинства предприятий уже знаком с данной системой.

Планирование денежных средств  в программных продуктах «1С:Предприятие 8» производится аналогично процессам оформления платежей и поступлениям оплат от покупателей и сводит к минимуму дополнительную работу по внесению данных в «Платежный календарь» и оформлению платежных документов.

Конфигурация содержит средства автоматизированного управления денежными  средствами предприятия, которые выполняет  следующие основные функции:

• оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;
• оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия;
• прогнозное планирование денежных средств.

В рамках функционала управления денежных средств ведется оперативный  финансовый план — платежный календарь. Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Платежный календарь составляется с детализацией до мест хранения денежных средств — банковских счетов и касс предприятия. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость — достаточность запасов денежных средств в местах их хранения.

Кроме программных продуктов  линейки «1С:Предприятие 8» на рынке представлено немало других автоматизированных систем оперативного управления финансовыми потоками:  «ИТАН: Управление денежными средствами», Галактика ERP, ERP-система Microsoft Dynamics AX и т.д.

«ИТАН: Управление денежными  средствами» - универсальная подсистема для автоматизации управления денежными потоками,  которая позволяет: настроить любой вид план-заявки и маршрут ее согласования, учитывая особенности планирования и контроля над движением денежных средств, и наглядно вывести данные в отчет «Платежный календарь», которые позволяет проанализировать баланс денежных средств на каждый день. 

Подсистема «ИТАН: Управление денежными средствами» состоит  из следующих блоков (механизмов):

• Формирование бюджета движения денежных средств.
• Контроль расхода денежных средств.
• Формирование платежных документов.
• Управления платежами (платежный календарь).

Подсистема «ИТАН: Управление денежными средствами» взаимодействует  с первичными оперативными документами,  потребляет данные регистров учета движений денежных средств пользовательской конфигурации для автоматизации формирования фактических платежей. Для выполнения процедур согласования документов (бюджетов движения денежных средств, заявок на расход, реестров платежей и т.д.), прикрепления файлов с копиями бумажных документов, при необходимости, используется подсистема «ИТАН: Регламент документов».

С помощью документа «Бюджет  движения денежных средств центра ответственности» составляются бюджеты движения денежных средств на определенный период (как  правило, берется год с разбивкой  по месяцам). При этом если используется подсистема «ИТАН: Бюджетирование», то возможно автоматическое автозаполнение данных бюджета движения денежных средств сформированных при бюджетировании. Таким образом, возможно использование бюджетирования денежных средств как автономно, так и в связке с подсистемой «ИТАН: Бюджетирование».

Для текущего управления платежами  и прогнозирования наличия денежных средств используется обработка  «Платежный календарь». Платежный календарь  представляет собой план движения денежных средств в краткосрочной перспективе (день-неделя), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), составленный на основании текущего состояния платежных средств, утвержденных заявок и фактических обязательств, и утвержденный руководством в рамках лимитов (бюджета движения денежных средств) и возможностей предприятия.

Основные конкурентные преимущества перед типовыми решениями 1С:

• Удобный журнал заявок, с возможностью настройки доступа по ЦФО, ответственным и видам платежных операций.
• Утверждение заявок на платежи через произвольные маршруты визирования, которые могут выбираться исходя из реквизитов заявки.
• Пакетная обработка визирования заявок.
• Использование заместителей при визировании.
• Ведение и утверждение реестра платежей.
• Частичная оплата заявок и контроль суммы.
• Возможность автоматического прогнозирования денежных средств.
• Подготовка пакетов платежных поручений.
• Резервирование денежных средств.
• Возможность настройки только нужных реквизитов отдельно для каждого вида заявки.
• Заполнение реквизитов в процессе визирования (например, бухгалтер проставляет ставку НДС и назначение платежа).
• Поддержка долговременных графиков поступлений от клиентов и платежей поставщикам.
• Контроль бюджетов по лимитам, оперативно при вводе Заявок на платеж.
• Автоформирование плановых поступлений и расходов ДС по заказам, накладным и любым другим документам.
• Формирование подневного платежного календаря с возможностью глубокой расшифровки данных.

Комплексная система управления предприятием Галактика ERP охватывает все бизнес-процессы, связанные с  финансами. Функциональность Управления финансами системы Галактика ERP является эффективным инструментом для оперативного и среднесрочного планирования и  управления финансами предприятия, поддерживает решение задач бюджетирования, ведения платежного календаря и финансового анализа.

Модуль «Управление бюджетом» адресован руководителям и специалистам финансовых и экономических служб предприятия и предназначен для автоматизации бюджетного процесса:

• планирование (составление бюджета) и моделирование различных вариантов бюджетов;
• согласование и утверждение бюджета;
• формирование фактических показателей бюджета;
• анализ исполнения бюджета;
• проведение корректировок бюджета.

Модуль «Платежный календарь» предназначен для автоматизации оперативного управления финансовыми потоками предприятия.

Модуль обеспечивает:

• краткосрочное (до одного месяца) планирование расчетов с контрагентами на основе использования денежных средств, векселей и других видов ценных бумаг;
• оптимизацию платежного календаря по заданным критериям с помощью операции моделирования;
• планирование остатков денежных средств на расчетных счетах и в кассе предприятия;
• проведение операций продажи/покупки валюты и ее конвертации;
• контроль баланса доходов и расходов с учетом «ликвидной подушки» по каждому из видов платежных средств;
• учет фактических поступлений платежных средств и их отклонение от запланированного за определенный период времени в разрезе источников поступления;
• составление оперативных отчетов о движении денежных средств для последующего анализа.

Решение «АНД Проджект: Единое казначейство для Microsoft Dynamics AX» - гибкий и удобный инструмент, позволяющий повысить эффективность управления и контроля за денежными потоками компании. В нем реализованы все основные задачи для оперативного управления денежными потоками:

• формирование и утверждение годового и оперативного бюджета движения денежных средств;
• формирование и утверждение плановых входящих и исходящих платежей;
• управление наличными и безналичными денежными средствами;
• формирование необходимых платежных документов;
• интеграция с различными системами «банк-клиент»
• формирование платежного календаря;
• осуществление бухгалтерского учета денежных средств;
• оперативный анализ и контроль состояния ликвидности компании.

Преимущества решения  «АНД Проджект: Единое казначейство для Microsoft Dynamics AX»:

• организовывать процесс управления денежными потоками в соответствии со спецификой предприятия и отрасли;
• осуществлять контроль исходящих платежей на соответствие бюджету в режиме реального времени;
• эффективно управлять остатками денежных средств на банковских счетах;
• повысить эффективность работы подразделений благодаря возможностям анализа данных и обмена информацией.

Решение «АНД Проджект: Единое казначейство» интегрируется с финансовым контуром ERP-системы Microsoft Dynamics AX.

Таким образом, функциональные возможности большинства программ схожи, но по практическому применению лидирует управление денежными средствами в программе «1С» в силу распространенности продуктов этой линейки.

Модуль "Управление финансами"

Модуль предназначен для автоматизации  следующих бизнес-процессов:

• Текущее финансовое планирование (Бюджетирование): сбор и сведение исходных данных, формирование плана (бюджета) прибылей и убытков, составление и оптимизация платежного баланса (плана или бюджета движения денежных средств), определение источников получения недостающих финансовых ресурсов, формирование прогнозного баланса, доведение утвержденных показателей и лимитов и согласование с ними исходных показателей планирования;
• Управление дебиторской-кредиторской задолженностью (обязательствами): учет остатков задолженности, установление лимитов ее возникновения и погашения, оперативный учет движения задолженности, контроль соблюдения лимитов;
• Оперативное планирование и управление платежами с использованием календаря платежей: сбор заявок на платежи, формирование и оптимизация платежного календаря, оперативный учет движения денежных средств, перепланирование календаря платежей по результатам его фактического исполнения, формирование распоряжений на оплату;
• Анализ выполнения финансового плана, Финансовый анализ: сбор и сведение фактических данных; формирование отчетов о выполнении финансового плана, анализ отклонений фактических показателей от плановых, расчет и анализ финансовых коэффициентов;

а также для организации Регламентирования финансового планирования.

Модуль обеспечивает:

• Текущее финансовое планирование (бюджетирование), обычно на месяц или квартал (или любой другой период): планирование доходов и расходов, движения денежных средств; составление прогнозного баланса и т.п.; долгосрочное (стратегическое) финансовое планирование (например, на год или более).
• Контроль исполнения финансовых планов (например, проверку соблюдения контрольных цифр доходов и лимитов расходов); план-факт анализ выполнения финансовых планов.
• Планирование и управление кредиторской/дебиторской задолженностью предприятия: установление лимитов возникновения и погашения задолженности; контроль на соответствие этим лимитам договоров, счетов, платежных документов; мониторинг текущего и ожидаемого состояния задолженности.
• Оперативное планирование и управление платежами при помощи платежного календаря (плана-графика поступлений и платежей); упреждающее выявление и устранение недостатка или избытка платежных средств; управление оплатой текущих счетов и заявок; оперативный учет поступлений и платежей.
• Финансовый анализ: расчет плановых и фактических показателей для анализа их взаимных отклонений.
• Управление регламентом исполнения планов.
• Возможность массового перепланирования: изменения исходных и текущих дат сразу у многих платежей и поступлений.
• Возможность сформировать с дискретностью (периодом детализации) не только "Один день", но и "Произвольное количество дней", "Неделя", "Декада", "Месяц", "Квартал" и "Год".
• Возможность вариантного планирования, т.е. формирования и поддержки целого комплекса планов, составляющих, например, бюджет предприятия.
• Возможность отражения сумм остатков на ЛС при отработке товарных документов и их отражении в журнале отгрузок. При отработке как факт, после отработки плана, будет образовываться связь между плановыми и фактическими записями журнала отгрузок, что позволит отслеживать последовательность отработки.
• Возможность включения в спецификацию Заявки на платежи плановых платежей, сформированных на основании товарных документов (в частности, Входящих светов на оплату).