Прикладное программное обеспечение

Для быстрого применения к абзацу параметров отступа, межстрочного интервала  и выравнивания можно воспользоваться  кнопками на панели "Форматирование".

Использование окна диалога

Всеми параметрами форматирования абзаца обладает окно "Абзац" ("Формат"-"Абзац").

 

 

Для установки необходимых параметров форматирования надо ввести числовые значения в соответствующие поля окна. Результат форматирования будет  виден в нижнем окне "Образец".

Для управления размещением абзацев  на страницах используются параметры, представленные на вкладке "Положение  на странице".

 

 

Параметр "Запрет висячих строк" не позволяет разрывать абзац  на границе двух страниц, если при  этом на одной из страниц будет  оставлена висячая строка.

Первая или последняя строка абзаца называется висячей, если она  располагается в самом конце/начале страницы.

Параметр "Не разрывать абзац" не разрешает разрывать абзац  на границе двух соседних страниц.

Параметр "Не отрывать от следующего" не позволяет разрывать страницу между текущим абзацем и абзацем, следующим за ним.

Параметр "С новой страницы" вставляет перед абзацем принудительный разрыв старицы.

Параметр "Запретить нумерацию  строк" не позволяет отображать при  печати номера строк в абзаце.

Параметр "Запретить автоматический перенос слов" не позволяет переносить слова при переводе строк в  пределах абзаца.

Окно диалога "Табуляция" позволяет  задавать позиции табуляции путем  ввода числовых значений, устанавливать  или удалять несколько позиций  табуляции и выбирать тип заполнителя  для позиций табуляции.

Иногда возникает необходимость  скопировать стиль одного абзаца и применить его к другому. Для этого служит кнопка "Формат по образцу" (панель "Стандартная").

Установите курсор в пределах абзаца, формат которого требуется скопировать.

Щелкните на кнопке "Формат по образцу".

Выделите абзац(ы), к которому надо применить форматирование.

Для того, чтобы применить форматирование к нескольким фрагментам текста, надо дважды щелкнуть на кнопке "Формат по образцу" и по очереди выделять текст, к которому надо применить формат. По завершении надо щелкнуть на кнопке "Формат по образцу", при этом кнопка станет неактивной.

В заключении скажу еще, что существует множество параметров форматирования символов и абзацев. Для их совместного  применения служат встроенные стили  форматирования. Но об этом немного  позже.

 

 

 

Общие сведения о Microsoft Excel

 

Окно программы

 

 

Microsoft Excel -программа для создания и обработки электронных таблиц.

Электронная таблица –это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов . Главное достоинства электронной таблицы- автоматический пересчет всех данных, связанных формульными зависимостями при изменениия любого операнда.

 

 

 

 

 

 

 

Общие сведения о Microsoft Excel

Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);

в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);

его могут использовать обычные  пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда  дал/взял);

Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;

Excel интенсивно используется в бухгалтерии -- во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;

Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко.

Способы запуска

1. (для версии "2003") "Пуск" → "Все программы" → "Microsoft Office" → "Microsoft Office Excel";
2. (для более ранних) "Пуск" → "Все программы" → "Microsoft Excel";
3. "Пуск" → "Выполнить..." → в открывшемся окне написать "excel" и нажать "ОК";
4. Правый щелчок на пустом месте → "Создать" → "Лист Microsoft Excel" → будет создан пустой файл с расширением "xls" → Двойным щелчком запускаем его.

Microsoft Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах:

Обычный - наиболее удобный для выполнения большинства операций.

Разметка страниц - удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы - сплошной синей линией, перетягивая которую, можно изменять размеры таблицы.

Для перехода между режимами Обычный  и Разметка страниц используются соответствующие пункты меню Вид.

Под панелями инструментов Microsoft Excel обычно находится строка формул, а в нижней части окна - строка состояния.

Рабочая книга

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой.

Рабочая книга состоит из рабочих  листов, имена которых (Лист1, Лист2, …обычно поумолчанию их четыре) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги.

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки - цифрами. Каждая ячейка таблицы  имеет адрес, который состоит  из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в  столбце А и строке 7, то она имеет адрес А7.

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или  щелкнуть в ней мышью.

Для выделения нескольких смежных  ячеек необходимо установить указатель  мыши в одну из ячеек, нажать левую  кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть  выделение на всю область. Для  выделения нескольких несмежных  групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или  строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью  на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в  ячейке и в строке редактирования. Для завершения ввода следует  нажать Enter или одну из клавиш управления курсором.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки достаточно сделать на ней  двойной щелчок.

Создание рабочей книги

Для создания новой рабочей книги  следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку .

Открытие рабочей книги

Для открытия существующей рабочей  книги необходимо в меню Файл выбрать  команду Открыть или щелкнуть кнопку , после чего откроется диалоговое окно Открытие документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать папку с книгой и затем саму книгу.

По умолчанию в списке выводятся  только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение xls. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Тип файлов.

Сохранение рабочей книги

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку  . При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже - папку, в которой необходимо сохранить книгу (по умолчанию обычно это папка "Мои документы" на диске С). В поле списка Тип файла - формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.

Основные виды действий

Вычисления в таблицах выполняются  с помощью формул. Формула может  состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена  функций. Результатом выполнения формулы  есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы +, -, *, /. Порядок  вычислений определяется обычными математическими  законами.

Примеры формул: =(D4^2+В8)*A6, =A7*С4+B2. и т.д.

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.

Например:

=СУММ(А1:А9) - сумма ячеек А1, А2, А3, А4, А5, А6, А7, А8, А9;

Для введения функции в ячейку необходимо:

-выделить ячейку для формулы;

-вызывать Мастер функций с  помощью команды Функция меню  Вставка или кнопки ;

-в диалоговом окне Мастер  функций , выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

-щелкнуть кнопку ОК;

Изменение размеров строк и столбцов

По умолчанию ячейки имеют стандартную  ширину и высоту. Высота строки определяется размером шрифта. Для изменения высоты строки или ширины столбца можно  перетянуть границу заголовка до необходимого значения (на границе заголовка указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки) . Для изменения размеров сразу нескольких столбцов или строк следует их выделить и перетянуть границу заголовка одного из выделенных элементов. Если на границе заголовков столбцов дважды щелкнуть мышью, то ширина столбца установится по ширине ячейки с самым длинным содержимым.

 

Оформление  таблиц

Таблицы в Microsoft Excel можно обрамить рамкой и заполнить различными цветами . Для обрамления необходимо:

• -выделить ячейки, которые необходимо обрамить;
• - в меню Формат выбрать команду Ячейки;
• -выбрать вкладыш Граница ;
• -в поле тип линии выбрать тип линии рамки;
• -в списке цвет - цвет линии;

-для обрамления выделенных ячеек  извне следует щелкнуть кнопку  внешние;

• -для обрамления внутренних границ ячеек следует щелкнуть кнопку внутренние;
• -для снятия обрамления выделенных ячеек следует щелкнуть кнопку нет;
• -с помощью группы кнопок Отдельные можно устанавливать и убирать отдельные линии; это также можно делать щелчком мыши в образце обрамления, представленного в окне;
• -щелкнуть ОК.

Создавать рамки можно также  с помощью скрытого списка Границы :

• -выделить ячейки, которые необходимо обрамить;
• -щелкнуть на стрелке рядом с кнопкой Границы;
• -выбрать тип обрамления в палитре рамок.

Выбранный тип обрамления можно  применить и для других ячеек, выделив эти ячейки и щелкнув  на кнопке Границы   . Для удобства использования палитру рамок можно вытянуть за заголовок с панели инструментов.

Элементы таблицы можно заштриховать различным цветом и узорами:

• -выделить ячейки;
• -выбрать в меню Формат команду Ячейки;
• -выбрать вкладыш Вид;
• -в палитре цветов выбрать цвет (в рамке Образец будет представлен образец с выбранными параметрами);
• -в списке Узор выбрать узор;
• -щелкнуть кнопку ОК.

Для оформления элементов таблицы  различными цветами можно использовать панель инструментов Форматирование:

• -выделить нужные ячейки;
• -для изменения цвета фона щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой   и в палитре цветов выбрать цвет;
• для изменения цвета символов щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой и выбрать цвет.

Изменение шрифтов

Соответственно можно изменять шрифт, тип шрифта, форматирование содержимого  ячейки. Обычно эти операции стандартны, одно следунт учесть, что данные операции можно использовать только для отдельной выделенной ячейки или группы выделенных ячеек.

Для установления шрифта необходимо:

• -выделить группу ячеек;
• -в меню Формат выбрать команду Ячейки;
• -выбрать вкладыш Шрифт;
• -в списке Шрифт выбирается тип шрифта;
• -в поле Начертание выбирается начертание шрифта:
• Обычный - обычное начертание;
• курсив - курсивное начертание;
• полужирный - жирное начертание;
• полужирный курсив - жирное курсивное начертание.