Отчет о проделанной работе по созданию базы данных «Мероприятия»

Автономное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования Ленинградской области  «Государственный институт экономики, финансов, права и технологий»

 

Кафедра информационных технологий и высшей математики

Дисциплина: Информатика

 

 

 

 

 

 

 

 

Отчет о проделанной работе по созданию базы данных «Мероприятия».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

                                                                                                      Группа

Курс 4

Проверила

Оценка: ___________

Дата:____________

Подпись:___________

 

 

 

 

 

 

 

2012

 

Содержание:

Введение…………………………………………………………………

1.Информационно-логическая  модель базы данных «Мероприятия» 1

2.Логическая  модель базы данных «Мероприятия» 2

3.Таблицы  базы данных «Мероприятия» 3

4.Описание  создания 3-х запросов разного  типа в бахе данных «Мероприятия» 4

5.Описание  создания 3-х отчетов базы данных  «Мероприятия» 6

Приложения…………………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

СУБД(система управления базами данных) Access относится к СУБД реляционного типа, работающяя в среде Windows.

СУБД(система управления базами данных) Access представляет необходимые средства работы с базами данных пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных.вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты.

То есть в Access «база данных»-совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображение данных.Это определение подчеркивает важное отличие между Access и другими средствам и другими средствами управления базами данных.

 

 

1.Информационно-логическая модель базы данных «Мероприятия»

Информация хранится в  базах данных Access  в виде двумерных таблиц.

Связь «один –ко -многим»-наиболее часто используемый тип связи между таблицами. Эта связь создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. То есть, значения в нем не повторяются. В этой контрольной работе будет использоваться связь «один –ко -многим».

В базе данных «Мероприятия» можно выделить четыре информационных объекта, которые не будут обладать избыточностью, - Клиенты, Оплата, Виды мероприятий и Фирмы, организаторы мероприятий. Представим состав реквизитов этих объектов в виде «название объекта(перечень реквизитов)»:

• Клиенты (код клиента, Фамилия, Имя, Отчество, дата рождения, телефон, адрес, ИП или фирма)
• Оплата (код клиента, код мероприятия, оплата)
• Виды мероприятий (код мероприятий, название мероприятий)
• Фирмы, организаторы мероприятий (Адрес, Название фирмы, телефон, фамилия, имя, отчество, код мероприятия, должность, з/п)!!!!1

В  MS Access для контроля целостности данных возможностью каскадного обновления и удаления данных необходимо  создать вспомогательный объект связи, который состоит из ключевых реквизитов связываемых объектов и который ожжет быть дополнен описательными реквизитами. В нашем случае таким объектом является Оплата. Каждый клиент и оплата будет «один- ко- многим».Каждый вид мероприятия покупают множество Клиентов, поэтому связь между объектами Виды мероприятий и Оплата также будет «один –ко -многим».В результате получаем информационно -логическую модель для базы данных «Мероприятия»,где многозначная связь обозначается двойной стрелкой, а связь «один»-одинарной стрелкой.

                                                                     

2.Логическая модель  базы данных «Мероприятия»

Логическая модель данных является начальным прототипом будущей  базы данных.В реляционной базе данных в качестве объектов рассматриваются отношения, которые можно представить в виде таблиц. Таблицы между собой связываются посредством общих полей, то есть одинаковых по форматам и ,как правило, по названию, имеющихся в обеих таблицах. Нам надо вывести в таблицу общие поля для обеспечения связности данных. В таблицах Клиенты и Оплата таким полем будет «Код клиента»,а в таблицах Виды мероприятий и Фирмы, организаторы мероприятий- «Код мероприятия».Логическая модель базы данных «Мероприятия» выглядит так, где жирным шрифтом выделены ключевые поля.

Код мероприятия

Название мероприятия

Название фирмы

Адрес

Фамилия

Имя

Отчество

Код мероприятия

Должность

Телефон

Код клиента

Код мероприятия

Оплата

Код клиента

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Адрес

Телефон

Ип или фирма

 

 

 

 

3.Таблицы базы  данных «Мероприятия»

Загрузив Access,выбрав в появившемся окне пункт Новая база данных, создаем базу данных «Мероприятия».

Через вкладку таблицы  в окне «Новая таблица» в режиме конструктора определяем поля таблицы. В качестве ключевого поля задаем «Код клиента».закрываем таблицу, задав ей имя -Клиенты(табл.1.1).

Все таблицы записываются  в режиме формы. Формы позволяют отображать данные содержащиеся в таблицах и запросах в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицу новые данные.а так же изменять и удалять существующие  данные.

Табл.1.1

 

Аналогично создаются  все таблицы.

Табл.1.2

 

Табл.1.3

 

Табл.1.4

 

Далее разрабатываем схему  данных, то есть создаем связи между таблицами(это делается до ввода данных в таблицы в режиме форм).

Связь для базы данных «Мероприятия»:

 

 

4.Описание  создания 3-х запросов разного типа в базе данных «Мероприятия»

Запросы являются мощным средством  обработки данных, хранимых в таблицах Access.С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а так же выполнять вычисления над группами записей.

В Access можно создавать следующие типы запросов:

• Запрос на выборку
• Запрос с параметрами
• Перекрестный запрос
• Запрос на изменение(запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы)
• Запрос SQL(запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы).

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и др.действий.

Запрос с параметрами -это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

Для создания запроса с  параметрами по !!!!!!!!

• Откройте вкладку «Запросы»
• Щелкните по кнопке «Создать»
• В появившемся окне выберите Простой запрос и щелкните по кнопке «ОК»
• В появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите из списка таблицу Клиенты
• Перенесите все поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля»
• Щелкните по кнопке «Далее».Выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкните по кнопке «Далее».
• В появившемся окне введите имя запроса!!!!
• Щелкните по кнопке «Готово».На экране появится таблица с данными запроса.

Но вам надо, чтобы при выполнении запроса выяснился !!!!!!(Ип или фирма)!!!!Для этого перейдите в режим конструктора

• В строке Условия  отбора для поля «Ип или фирма» введите фразу(скобки тоже вводить) : « [Введите Ип или фирма]»
• Выполните запрос, щелкнув по кнопке на панеле инструментов «!»!!!!!(тут рисунок запроса!!этого окна!)!!!!!!
• В появившемся окне введите Ип и щелкните по кнопке «ОК».На экране появится таблица с данными о покупателях(!!!!!!таблица!!)
• Сохраните запрос и закройте таблицу

В перекрестном запросе отображаются результаты статических расчетов(такие, как суммы, количество записей, средние значения),выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй –в верхней строке.

Для создания перекрестного  запроса:!!!!!!!!!!

• Выберите из таблицы Виды мероприятий поле «Название мероприятия»
• Выберите из таблицы Оплата поле «Оплата»
• Выберите из таблицы Клиенты поле «ИП или фирма»
• Щелкните по кнопке «Далее»,затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке «Далее»
• В появившемся окне введите имя !!!!!!!!
• Щелкните по кнопке «Готово»(табл запроса)!!!
• Сохраните запрос и закройте таблицу

Теперь можно создавать  перекрестный запрос. Для этого:

• На вкладке Запросы щелкните по кнопке «Создать»
• Выберите Перекрестный запрос и щелкните по кнопке «ОК»
• Щелкните по ячейке Запросы, выберите !!! и щелкните по кнопке «Далее»
• Выберите поле «Название мероприятия» и щелкните по кнопке «Далее»
• Выберите поле «Ип или фирма» и щелкните по кнопке «Далее»
• Выберите функцию Sum, то есть сумма, и щелкните по кнопке «Далее»
• Введите название запроса !!!л !!! и щелкните по кнопке «Готово».Откроется таблица перекрестного запроса. Обратите внимание на то, что Access создает еще итоговое значение стоимости(табл)!!!!
• Закройте таблицу запроса

Запрос на изменение –это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей ,а так же на создание таблиц.

Для создания запроса на изменение з/п сотрудников:

• На вкладке Запросы щелкните по кнопке «Создать»
• Выберите Простой запрос
• В таблице Фирмы ,организаторы мероприятий выберите поле «Зарплата»
• Щелкните по кнопке «Далее»,затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке «Далее»
• В появившемся окне введите имя запроса Изменение зарплаты
• Щелкните по ячейке Изменение структуры запроса
• Щелкните по кнопке «Готово»
• В строке Условия отбора введите <!!!!!!!
• Откройте ,пункт меню Запрос и выберите Обновление
• В строке конструктора запроса Обновление в поле Зарплата введите: «[Зарплата]*1,1»
• Выполните запрос, подтвердив готовность на обновление данных(табл в конструкторе запроса)
• Закройте запрос, подтвердив его сохранение
• Откройте форму Фирмы, организаторы мероприятий
• Посмотрите изменения заработной платы у сотрудников ,получающих меньше …..!!!
• Закройте форму.

 

5.Описание  создания 3-х отчетов базы данных  «Мероприятия»

Отчет-это гибкое эффективное  средство для организации просмотра  и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов ,статических сравнений ,а так же поместить в него рисунки и диаграммы.