Курс лекций по "Информационным системам управления"

Лекция 4

 

Системный подход в исследовании управления

 

Понятие «система» сегодня широко используется в самых различных  науках. Можно встретить описание систем биологических, технических, социальных и социально-экономических, а также  отдельно экономических, социо-технических, и пр. Уже один набор этих понятий вносит сумятицу в понимание системы.

Понятие «система» чаще всего определяется как совокупность взаимосвязанных  элементов, определяющих целостность  образования благодаря тому, что  его свойства не сводятся к свойству составляющих его элементов. Главными чертами системы являются:

- наличие разнообразных элементов,  среди которых есть системообразующий  элемент;

- связи и взаимодействия элементов;

- целостность совокупности элементов  (внешняя и внутренняя среда);

- сочетание и соответствие свойств  элементов и их совокупности  в целом.

По этим признакам системы можно  увидеть в окружающей действительности множество объектов, которые можно  назвать системой, однако в этом случае понятие «система» становится уравнивающим все объекты и явления в мире и поэтому превращается в пустое понятие.

Система – обобщающее понятие, но в любом обобщающем понятии есть границы обобщения, которые позволяют  нам выделять явления и отождествлять  их. На это и построено и изучение явлений, и использование понятий в практической деятельности.

Раньше в науке и практике господствовал редукционистский подход, который был построен на сведении свойства целого к свойствам составляющих его элементов. В лучшем случае отличие  свойств целого видели только в количественных характеристиках (сумма элементов и их свойств). Эта методология характеризует не столько недостатки, сколько этап развития науки, который предопределял возникновение новой методологии – системного подхода.

Системный подход возник как противоположность редукционистскому и обогатил научные исследования новыми принципами. При этом редукционистский подход не исчез. Нередко он используется в моделировании явлений определенного класса.

Системный подход оказывается наиболее важным и продуктивным для исследования социально-экономических явлений. Управление относится к классу именно таких явлений.

 

Система управления как  объект исследования

 

Под системой управления понимают совокупность действий, необходимых для согласования совместной деятельности людей.

При управлении в сравнительно крупных  масштабах все действия группируются по функциям, которые для их успешного  осуществления (профессионализм, накопление опыта, создание необходимых условий  и пр.) организационно обособляются в звенья, связанные потребностью иметь определенный результат и достигать определенную цель. Исходя из этого можно определить понятие системы управления следующим образом: совокупность звеньев, осуществляющих управление, и связей между ними.

При малых масштабах система  управления характеризуется комплексом действий, из которых складывается непосредственное воздействие на управляемый объект. Именно факт воздействия характеризует в этом случае связанность и целостность этих действий, реальность управления. Они закрепляются как статическая основа деятельности менеджера, в чем и находит свое выражение формирование системы управления. Такое понимание системы управления наиболее ярко выражается в малом предпринимательстве, в управлении сравнительно малым предприятием, где есть только менеджер и небольшая группа производственных работников. Так понимается система управления при выделении ее в рамках отдельного подразделения (система управления отделом, бригадой, лабораторией, подразделением).

Если управление осуществляется в  достаточно крупных масштабах, если существует разделение управленческой деятельности между должностными лицами или специализированными подразделениями, система управления предстает в виде совокупности различных звеньев, связанных между собой определенным образом. Звенья системы управления выделяются по специфике, объему и масштабу полномочий, трудоемкости работы, равномерности распределения нагрузки, квалификационным требованиям к персоналу, информационному обеспечению, возможностям территориального размещения сотрудников.

Все эти факторы в их совокупности и сочетании влияют на формирование и выделение звеньев системы  управления, ее структуру, целостность  и другие признаки.

Звенья, составляющие систему управления, различны. Они отличаются главным  образом комбинацией функций и полномочий управления. Они определяют и важнейшие связи соподчиненности, координации, согласования, консультаций, информированности и пр.

Звенья системы управления могут  быть линейными, функциональными, линейно-функциональными, функционально-линейным. Комбинация различных звеньев в системе управления определяет разнообразие ее типов.

В зависимости от того, из каких  звеньев строится система управления и как эти звенья располагаются  друг относительно друга, статусное  взаимодействие как строится связи между ними, можно выделить системы управления аналогичного названия: линейного, функционального, линейно-функционального и функционально-линейного типов.

При исследовании систем управления желательно пользоваться показателями ее состояния, функционирования и развития. Не все показатели могут иметь строго расчетную форму. На практике приходится пользоваться и показателями экспертных, социологических, тестовых оценок.

Наиболее общими показателями системы  управления являются: состав и структура  функций управления, звенья и их распределение по ступеням иерархии, структура системы управления, величины звеньев, распределение полномочий (централизация управления), информационное обеспечение, квалификационные требования, использование технических средств, равномерность нагрузки. В этих своих характеристиках система управления и предстает в качестве объекта исследования.

Но системное представление  объекта исследования должно быть дополнено  системным подходом к самому исследованию. Иначе может оказаться, что в  процессе исследования мы превратим объект из системы в конгломерат элементов, свойств, аспектов и признаков.

 

Системный анализ

 

В результате НТР неизбежно изучение сложных комплексов, что определено резким усложнением создаваемых научно-технических систем и всех совокупностей рыночных хозяйственных связей, с которыми имеют дело менеджеры, экономисты и другие специалисты. Хаос недопустим там где все зависит от другого. Поэтому развивались знания позволяющие объединить в единое целое сложные ситуации и явления. Эти тенденции обусловили разработку и создание  общей теории систем.

Теорию систем, следовательно, целесообразно относить к методологии науки.

В последние годы в специальной  литературе на русском языке часто  применяют три системных понятия: теория систем, системный анализ, системный подход - и обычно ставят знак тождества между ними, что приводит к путанице. Термин "система" и связанные с ним термины в наше время широко распространены, что объясняется необходимостью изучения сложных комплексов (систем). Эта необходимость обусловлена резким усложнением создаваемых технических конструкций, устройств, технологий и всех совокупностей хозяйственных, деловых связей, с которыми имеют дело экономисты, хозяйственные руководители (менеджеры), организаторы, предприниматели и другие специалисты. Добавим к этому, что потребность изучения биологических объектов и проблем экологии также приводит исследователя к очень сложным системам.  

В развитии науки всегда есть две  магистрали : анализ и синтез.

Стремление к анализированию – это изучение конкретных фактов, проникновение в их глубину, вскрытие структуры явления.

Но всегда существует стремление создать  синтезирующую теорию, которая помогает объединить различные факты, увидеть  перспективы развития какого-либо явления  или процесса, его связи с другими явлениями или процессами, учесть их взаимную обусловленность.

При создании синтезирующих  теорий иногда  бывает утечка информативности.

В наше время на человечество обрушилась  лавина новых фактов, поэтому  значение научного синтеза резко возросло. Потребность не только изучать факты ( явления),но и устанавливать связь между ними привела к системному подходу.

 

Принципы системного подхода.

Системный подход в исследовании управлении можно представить в совокупности принципов, которым необходимо следовать и которые отражают  как содержание, так и особенность системного подхода (схема 6.1)

1. Принцип целостности заключается в выделении объекта исследования целостным образованием, т.е. отграничении его от других явлений, от среды. Это можно сделать только посредством определения и оценки отличительных свойств явления и сравнения этих свойств со свойствами его элементов. При этом объект исследования не обязательно должен носить название системы. Например, система управления, система работы с персоналом и т.д. Это может быть механизм, процесс, решение, цель, проблема, ситуация и пр. Целостность – это не абсолютная характеристика, она может выражаться в определенной мере. Системный подход предполагает установление этой меры.
2. Принцип совместимости элементов целого. Целое только тогда может существовать в качестве целого, когда совместимы между собой составляющие его элементы. Именно их совместимость и определяет возможность и наличие связей, их существование или функционирование в рамках целого. Системный подход требует оценить с этих позиций все элементы целого. При этом совместимость следует понимать не просто как свойство элемента как такового, а его свойство в соответствии с положением и функциональным статусом в этом целом, его отношение к системообразующим элементам. Системообразующим элементом для социально-экономической системы является человек. Его отношения с другими людьми по самым различным поводам характеризуют и связи в социально-экономической системе, и ее целостность.
3. Принцип функционально-структурного строения целого заключается в том, что при ИСУ необходимо анализировать и определять функциональное строение системы, т.е. видеть не только элементы и их связи, но и функциональное содержание каждого из элементов. В двух идентичных системах с одинаковым набором элементов и их одинаковым строением может быть различным содержание функционирования этих элементов и их связи по определенным функциям. Это часто и оказывает влияние на эффективность управления. Например, в системе управления могут быть неразвитыми функции социального регулирования, функции прогнозирования и планирования, функции связей с общественностью.
4. Принцип развития. Любая система управления находится на определенном уровне и этапе развития. Все ее характеристики определяются особенностями уровня и этапа развития. И это нельзя не учитывать в проведении исследования. Это можно учесть посредством сравнительного анализа прошлого ее состояния, настоящего и возможного будущего.
5. Принцип лабилизации функций. Оценивая развитие системы управления, нельзя исключать возможность изменения ее общих функций, приобретения ею новых функций целостности при относительной стабильности внутренних, то есть их состава и структуры. Такое явление характеризует понятие лабильности функций системы управления.
6. Принцип полифункциональности. В системе управления могут быть функции полифункционального назначения. Это функции, соединенные по определенному признаку для получения какого-либо специального эффекта. Его можно иначе назвать принципом функциональной совместимости. Но совместимость функций определяется не только ее содержанием, как нередко принято считать, но и целями управления и совместимостью исполнителей (человек). Часто функции, казалось бы, не совместимые по своему содержанию, оказываются совместимыми в деятельности определенного специалиста.  
7. Принцип интеративности. Любое исследование является процессом, предполагающим определенную последовательность операций, использования методов, оценки результатов предварительных, промежуточных и конечных. Это характеризует итерационное строение процесса исследования. Его успех зависит от того, как мы выберем эти итерации, как будем их комбинировать.
8. Принцип вероятностных оценок. В исследовании не всегда существует возможность достаточно точно проследить и оценить все причинно-следственные связи, иначе говоря, представить объект исследования в детерминированном виде. Многие связи и отношения имеют объективно вероятностный характер, многие явления можно оценить лишь вероятностно, если учитывать современный уровень, современные возможности изучения явлений социально-экономического и социально-психологического плана. Поэтому исследование управления должно быть ориентировано на вероятностные оценки. Это означает широкое использование методов статистического анализа, методик расчета вероятности, нормативных оценок, гибкого моделирования и пр.
9. Принцип вариатности. Этот принцип вытекает из принципа вероятности. Сочетание вероятностей дает различные варианты отражения и понимания действительности. Каждый из таких вариантов может и должен быть в фокусе внимания исследования. Любое исследование должно быть ориентировано либо на получение единственного результата, либо на определение возможных вариантов отражения реального положения дел с последующим анализом этих вариантов. Вариантность исследования проявляется в разработке не единственной, а нескольких рабочих гипотез или разнообразных концепций на первом этапе исследования. Вариантность может проявляться и в выборе аспектов и методов исследования, различных способов, скажем, моделирования явлений.

Но эти принципы системности  только тогда могут быть полезны  и эффективны, могут отражать действительно  системный подход, когда они сами будут учитываться и использоваться системно, т.е. во взаимозависимости и в связи друг с другом. Возможен такой парадокс: принципы системного подхода не дают системности в исследовании, потому что используются без учета их связи, субординации, комплексности. Принципы системности надо использовать тоже системно.

Связь принципов системного подхода показана на схеме 6.1. Это один из возможных вариантов представления связей функций. Вообще их использование отражает не только научный подход к исследованию, но и искусство исследователя. Так или иначе, надо стремиться к пониманию связей принципов и реализации этого понимания в конкретной исследовательской работе.

Признаки и  процессы адаптивных систем

1. Признаки адаптивности системы

1.1.Допустимость успешной работы при небольшом объеме информации

1.2.Нечувствительность характеристик системы к изменением условий функционирования

1.3.Возможность достигнуть приближения к оптимальным значениям показателя качества

2.Адаптивные процессы (механизм , способ адаптации)

2.1.Обучение –процесс выработки системой определенного поведения под воздействием «учителя» , применяющего  набор «поощрений « и «наказаний»

2.2.самообучение –процесс обучения без « поощрений и наказаний»,позволяющий « учителю» ограничиться постановкой задачи, формулировкой основных правил решения

2.3.адаптивное управление- процесс управление открытой системой с изменяющимися неизвестными характеристиками  внешней или  внутренней среды.

В кибернетике процессы управления и организации различаются:

-управление – целенаправленное  изменение состояния системы

-организация- целенаправленное изменение структуры системы, принципов и качества ее функционирования.

2.4.адаптивная организация-процесс формирования структуры , совершенствования правил   взаимодействия  элементов структуры под влиянием изменений во внешней среде

2.5.самоорганизация –процесс организации системы, который протекает без целенаправленного действия. Это биологические и социальные системы.

Признаки сложных и больших систем

1.Общесистемные признаки

1.1.структурные – по количеству и разнообразию элементов и связей между ними, по количеству иерархических уровней и общему числу подсистем.