Электронные архивы предприятий

Правила освещают новые задачи, возникшие  в работе архивов в настоящее  время, такие как организация  депозитарного хранения документов, выполнение архивами платных работ  и услуг, требования к охранному режиму архивов. В раздел "Организация документов" в архиве включен новый подраздел "Организация документов по личному составу".

Данные Правила устанавливают  комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять  архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.

Правила предназначены регламентировать работу архивов государственных  организаций независимо от масштаба деятельности организаций, их места  в управленческих структурах и объемов  сохраняемой документации.

Во введении к Правилам говорится о том, что в негосударственных организациях их применение обязательно в том случае, если в архиве этой организации хранятся документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ), т. е. документы предшествующей государственной организации, на базе которой образовалась новая негосударственная организация.

В то же время, важно иметь в виду, что в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации  об Архивном фонде Российской Федерации  и архивах" “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”, , негосударственные организации обязаны сохранять документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ (ст. 16) и, следовательно, вести их учет, осуществлять поиск документов и документной информации по запросам пользователей, реализовывать в соответствии с законодательством доступ к архивной информации, для чего необходимо описывать документы и создавать справочный аппарат к ним. Поэтому негосударственные архивы объективно должны быть заинтересованы в том, чтобы соблюдать положения и нормы Правил, иногда в упрощенном виде, которые обеспечивают нормальное выполнение архивом своих функций независимо от того, какой организации принадлежит архив.

При работе с архивом организации, работник конкретной организации, дожжен помнить и знать не только его определение, но о и основные функции, и задачи. Также, важным является и их применение не только в системе ведения «бумажного» архива организации, но и электронного в том числе. Данная ситуация обусловлена нарастающей компьютеризацией и стремительным переходом от «бумажного» архива к системе электронного архива.

1.2 Система электронного архива: основные функции, виды и этапы  создания

Для начала, необходимо дать определение понятиям электронный архив и система электронного архива.

Электронный архив, система электронного архива -- система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится к  классу систем управления корпоративным  контентом (Enterprise Content Management). Множество  организаций приходит к его внедрению  через использование сетевых папок общего пользования, но еще, не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

Особенности систем электронного архива сформулированы в соответствии со стандартом MoRedII MoRedII: Model Requirements for the Management of Electronic Records:

· не допускает изменение документа;

· позволяет существовать единственной финальной версии документа;

· запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;

· должен включать строгие правила  хранения;

· должен включать строго упорядоченную  структуру документов (классификационную  схему), которая задается администратором;

· может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Также, необходимо осветить правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов.

Деятельность аудиовизуальных  и электронных архивов развивается  в рамках информационного типа общественных отношений. В качестве главной организационной задачи - распространение сведений, имеющих социально значимое содержание.

До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ. Но по мере развития информационных технологий электронные архивы, включающие в себя программные ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и даже в большей степени в сфере законотворческого управления.

В рамках юридического обеспечения  аудиовизуальных и электронных  архивов основными субъектами правоотношений являются средства массовой информации, архивы и в меньшей степени  физические лица. В ряде специальных  законодательных актов в качестве субъекта правовых отношений выступает государство. Это касается области создания, хранения и использования тех электронных ресурсов, которые могут содержать важные сведения с точки зрения обеспечения государственной безопасности. Основным для законодательной практики является определение архивов как информационных систем. В этом качестве архивы включают в себя: информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной информации); информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность документов, обеспечение описания и доступа к документам).

Именно в качестве информационных систем аудиовизуальные и электронные  архивы оказываются объектом и составной  часть информационных отношений.

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие  базовые функции:

· управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);

· имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);

· поточный ввод -- ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;

· управление Web-контентом;

· системы сообщений, позволяющие  пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и  отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

· для систем автоматизации архивного  делопроизводства -- формирование и  оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;

· для архивов нормативно-технической  документации -- функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости  проверить актуальность представленного  в системе стандарта;

· для архивов финансовой (платежной) документации -- функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Система автоматизации архивного  делопроизводства необходима для архивного  подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.

Электронный архив подразделяется на такие виды, как:

1. Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает  централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия;

2. Электронный архив проектной  документации позволяет проектным  организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое;

3. Электронный архив нормативных  документов представляет собой  организованный каталог всех  стандартов предприятия, закупленных  и (или) разработанных им. Создание  такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации;

4. Электронный архив технической  документации, предназначен для  организаций, чья деятельность  связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.);

5. Электронный архив юридической  документации, содержащий договоры  и сопутствующую документацию;

6. Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоря-жений, инструкций и регламентов внутри компании;

7. Электронный архив конструкторской  документации позволяет организовать  доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Определив, какие виды и функции  свойственны электронному архиву, не следует забывать и об этапах создания электронного архива.

Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими  силами будет выполняться такой  проект -- самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

§ Обследование компании. Результатом его должен стать  документ, отражающий текущее состояние  документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру  и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание;

§ Установка и настройка системы  электронного архива. На данном этапе  также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного  ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях);

§ Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

§ Сканирование документов -- начиная  с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;

§ Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с  описывающими его атрибутами, либо -- полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных.

Необходимо различать залповый ввод -- единовременный ввод в систему  большого массива документов, формирующий  архивный фонд -- и текущий ввод -- сканирование текущих документов и  их последующий ввод в систему  по мере появления.

§ Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При  этом для бумажной части архива можно  предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.

электронный архив документ хранение

2. Передача и хранение электронных  документов на хранение

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными  становятся вопросы создания, организации  и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо сразу отметить, что  архив электронных документов - это  не просто отдельный сервер, компьютер  или место для складирования  носителей с информацией. Это  не только и не столько поисковая  система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Стоит отметить также, что проблемы, практика и рекомендации по организации  архивного хранения электронных  документов будут не одинаковы для  разных организаций. Они зависят  как от организационно-правовой формы  этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или  иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

· в оперативном использовании  в организации;

· в архивах организации при  обеспечении кратковременного хранения (до 5-7 лет);