Методика подготовки и организации брифингов и пресс-конференций

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

ФГОУ ВПО «Кемеровский государственный

сельскохозяйственный институт»

 

 

Кафедра экономики и управления на предприятии

 

 

Контрольная работа по предмету "Деловое общение"

Вариант № 10

Тема: "Методика подготовки и организации  брифингов и пресс-конференций"

 

 

 

 

Содержание:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Самый массовый вид общения людей в социуме (обществе) - деловое общение. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека.

Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения. Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношения) эффективность. В этой связи современный человек должен владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а также своей работы, своего дела.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися. Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений временных рамок общения. Владение всеми жанрами делового общения, в том числе и в форме пресс-конференций, входит в профессиональную компетенцию современного руководителя или менеджера.

Таким образом, выбранная тема является достаточно актуальной.

Работа состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Методика подготовки и организации пресс-конференций

 

Пресс-конференция - специально организованное мероприятие, встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т.п.), с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам (сообщить важную новость, познакомить с важной информацией или сделать важное заявление).

Это деловое мероприятие является великолепным инструментом привлечения внимания общественности к самой компании, к ее деятельности, продуктам или услугам. Пресс-конференции способствуют адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений.

Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

Инициаторами проведения пресс-конференций, как правило, являются руководители и специалисты различных структур организаций и компаний, но иногда работники СМИ, желающие получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие общественность вопросы.

Поводом может послужить любое значимое событие с участием компании, информационный повод, который может привлечь внимание СМИ и стать интересным для целевых аудиторий, к примеру объявление о выпуске нового товара, об открытии нового завода, о получении патента на изобретение, объяснения в трудной ситуации, например, при предъявлении фирме обвинения в загрязнении окружающей среды и т. д.

Она является также эффективным средством выдачи информации, «не для протокола», когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами.

Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

 

Технология организации и проведения пресс-конференций

Каждое деловое мероприятие имеет свой план и структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий делового мероприятия содержит перечисление всех нюансов программы мероприятия с указанием исполнителей и времени, отводимого на каждую из его частей. Успешное мероприятие требует серьезной подготовки, в процессе организации события важно четко определить ее цели, задачи, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников.

Есть ряд обязательных формальных требований, которые надо соблюсти для успешного проведения пресс-конференции. В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется этапы (подготовительный, этап непосредственно перед мероприятием, сама пресс-конференция и этап по окончании мероприятия), каждый из которых имеет характерные особенности.

 

Подготовка проведения пресс-конференции

Подготовка предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария.

Первый этап - это планирование и оповещение.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов, по электронной почте или по факсу.

Изначально стоит определить, насколько ваша информация интересна представителям СМИ, ведь можно ограничиться рассылкой пресс-релиза. Хотя можно отметить, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый хороший пресс-релиз. В любом случае, пресс-релиз необходим на этапе подготовки пресс-конференции в качестве разогревающей информации и после завершения акции как дополнительный материал. Кроме того, в пресс-релизе также содержатся все необходимые координаты организаторов, чтобы журналист мог при необходимости задать уточняющие вопросы.

После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию. За сутки до пресс-конференции целесообразно обзвонить ключевые СМИ с целью выяснить, получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация? В рассылаемом приглашении следует указать:

- место, день и время  проведения пресс-конференции, ее  примерную продолжительность;

- общую тематику пресс-конференции  и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

- фамилии и должности  основных участников пресс-конференции  со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется подробно перечислять и комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

Приглашения рассылаются по редакциям, естественно, заранее. Если в нем будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль. (Кстати, если коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом).

Аккредитация (время и место) объявляется также в приглашении.

Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится заранее - на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки.

Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

- открытие, представление  хозяев (устроителей) пресс-конференции;

- вступительное слово  ведущего;

- выступления (информационные  сообщения);

- вопросы и ответы;

- закрытие;

- неофициальная часть, включающая  просмотр слайдов, видеороликов  и т.п.

Допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ. Важно присутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их. Для того, чтобы заинтересовать как можно большее количество важных (и нужных) людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых (так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации). Приглашать следует представителей различных общественных слоев.

Время, непосредственно предшествующее мероприятию так же необходимо использовать для достижения наибольшего успеха пресс-конференции. Нужно изготовить и разместить указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя «регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов, уместен указатель «раздевалка», особенно если она расположена не на виду. Чем быстрее вас найдут журналисты, тем в лучшем расположении духа они окажутся.

Нагрудные указатели (бэджи) должны иметь все организаторы со своими именами для более эффективной коммуникации с ними, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера, должны быть написаны полностью, крупно и повторены на обратной стороне таблички. На стене за столом участников должен располагаться логотип организатора пресс-конференции, он закрепляет авторские права организаторов на данную пресс-конференцию. Каждому участнику пресс-конференции был предоставлен персональный набор, включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Ньюсмейкеров необходимо встречать сразу же после входа в здание и проводить в помещение, где они могли бы перед пресс-конференцией выпить чашку чая или кофе и обговорить с организаторами следующие вопросы: продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Нужно не допустить общения перед пресс-конференцией ньюсмейкеров и журналистов. Только для СМИ - ваших основных информационных партнеров возможны исключения.

В это же время окончательно распределяются роли на пресс-конференции.

Их три: ньюсмейкер - носитель новости, имеющий опыт публичного выступления, ведущий (или модератор) и эксперт - специалист в данной области. Первая роль предполагает ответственность за саму информацию, вторая - за процедуру ведения пресс-конференции, третья - за информационную полноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться, но первую и вторую роли необходимо всегда разделять.

В так называемом президиуме должно быть как можно меньше людей, иначе пресс-конференция будет напоминать торжественное заседание.

Пространство пресс-конференции должно быть организовано так, чтобы журналистам было удобно работать. Надо обязательно предусмотреть места для работы телеоператоров. Если этого не сделать, они поставят свои камеры прямо перед президиумом и закроют президиум от зала.

Репетиция всех участников будущей пресс-конференции необходима, особенно для новичков, впервые выходящих на встречу с журналистами. Но и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается ТВ-трансляция. При этом выбирается режим освещения площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. Вопросы и ответы репетируются с участием статистов.

 

 

 

Выбор места и времени проведения пресс-конференции

День и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет. Наиболее подходящее время для проведения пресс-конференции с 11.00 до 16.30. Лучшие дни - вторник, среда и четверг, т.к. есть большая вероятность попасть в газеты следующего дня. Если необходимо разместить материал о пресс-конференции в утренних газетах, нужно начинать пресс-конференцию в 11.00 или 12.00.