Технология подготовки и проведения пресс-конференции

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа по дисциплине

 

«Теория и практика связей с общественностью»

 

На тему: «Технология подготовки и проведения пресс-конференции»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила

студент  _6_курса 

7414-1148              

Заочного отделения,ФМК

Захарова Полина Владимировна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                 3

Глава 1. Технология проведения и подготовки пресс-конференции.

1.1 Пресс-конференция. Основные понятия и основы организации.    5

1.2  Подготовка пресс-конференции и ее проведение     11

Глава 2. Большая пресс-конференция В. В. Путина   

2.1 Организация пресс-конференции      18

2.2 Проведение пресс-конференции      20

Заключение           25

Список литературы         27

 

 

Введение.

Деятельность РR-специалиста – это не только формирование политики компании, участие в разработке ее стратегии, продвижение товаров и услуг на рынке. Одной из наиболее важных задач PR, является выделение из общей массы людей – целевой аудитории, с которой предстоит установить и поддерживать контакт, формируя у этой аудитории положительно мнение о своей организации, с помощью различных средств, инструментов и методов.

В современном обществе, эта задача наиболее эффективна осуществляется с помощью каналов СМИ. Пресс-конференции – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, прессу и другие средства массовой информации.

Пресс-конференции представляют собой один из самых эффективный  методов передачи информации прессе и другим СМИ. Получив большое  распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные  результаты.

Пресс-конференции нужны в тех случаях, когда организации надо:

- проинформировать свою  общественность, о каком либо  важном и неординарном событии  в своей жизни;

- продемонстрировать достижения  фирмы или ее новую продукцию;

- представить новую концепцию  развития, вызывающую массовый общественный  интерес;

- решить спорные вопросы,  давно обсуждаемые общественностью;

- наладить личные контакты  руководства организации с представителями  СМИ.

Актуальность выбранной  темы в том, что в России система  взаимодействия специалистов по связям с общественностью и журналистов  очень тесно связана между собой, следовательно, мы должны изучить эффективность данного сотрудничества, осуществляемого в большее мере на пресс-конференциях, так же, как и о том влиянии, которое оказывает данное мероприятие на аудиторию.

Объектом представленной работы является сама пресс-конференции, предметом – технологии проведения и подготовки.

Цель данной курсовой работы: рассмотреть особенности пресс-коференции,.

В рамках этой цели решаются следующие задачи:

- дать определение пресс-конференции;

- раскрыть смысл, назначение;

- проанализировать на практических примерах все положительные и отрицательные особенности данного мероприятия.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Во введении рассматривается актуальность выбранной темы, объект и предмет  исследования, ставятся цели и задачи работы, определяется её структура.

В первой главе рассмотрен теоретический  материал по данной теме. Вторая глава  посвящена практическому анализу  пресс-конференций, выявление успешных и ошибочных действий в подготовке данного мероприятия.

В заключении подводятся итоги работы, делаются окончательные выводы.

 

 

Глава 1. Технология проведения и подготовки пресс-конференции.

 

1. Пресс-конференция. Основные понятия и основы организации.

 

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации дают почти всегда положительные результаты.

Встреча журналистов с  представителями государственных  учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно  называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех  случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Пресс-конференция — встреча  официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам.

Пресс-конференция — лишь один из способов передачи информации прессе и используется в основном:

1. для передачи развернутой^информации по особенно важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы,
2. при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами. Если информация представляет собой малозначимую новость, она может быть передана в СМИ пресс-релизом и необходимости в пресс-конференции нет.¹

Пресс-конференция представляет собой встречи официальных лиц  с представителями СМИ для  информирования общества по актуальным вопросам. Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов .²

Проведение пресс-конференции  оправдано только в том случае, если:

1) в организации есть "горячие"  новости и необходимо сделать  важное сообщение, по которому  у журналистов могут возникнуть  вопросы, или необходимо срочно  отреагировать на определенное  событие;

2. в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ;
3. журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами.

В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом  и необходимости в проведении пресс-конференции нет .³

Организация пресс-конференции  – требует много времени и  сил. От того, насколько удачно расположен арендованный конференц-зал, насколько  он оснащен, как организована работа персонала, обслуживающего пресс-конференцию, как спланировано проведение кофе-брейков  или фуршета, зависит в значительной степени то количество представителей прессы, которое прибудет на пресс-конференцию  и их реакция. Пресс-конференция  предполагает авторитетность источника  новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения информации с помощью вопросов.

Пресс-конференция устраивается не для того, чтобы провести шоу, а для того, чтобы донести до общества и журналистов некоторую  сумму идей. «И конечно, я был заинтересован, чтобы президенту были заданы те вопросы, отвечая на которые он бы изложил  те вещи, какие считает необходимым» ("Коммерсант-daily", 1995, 23 марта).⁴

Проведение  конференций всегда связано с  большими затратами. Такое мероприятие, несомненно, приносит свои плоды. Регулярное проведение пресс-конференций может  позволить себе не каждая компания. Но и тем, кто проводит пресс-конференции, следует придерживаться 16-ти правил:

1. Продумать день проведения конференции.
2. Продумать время проведения конференции. Лучшими часами для проведения пресс-конференции считают с 11:00 до 11:30 и в послеобеденное время с 14:30 до 16:00.
3. Оповестить СМИ о будущей пресс-конференции за неделю, второй раз - за два дня.
4. За день до проведения уточнить, будут ли присутствовать приглашенные представители печатных изданий, радио и телевидения на конференции.
5. Оснастить помещение необходимой аппаратурой, и примерно за час до начала проверить ее исправность.
6. Разместить указатели возле входа в здание (можно и раньше), чтобы легко можно было найти зал для проведения конференции.
7. На столе, за которым будут сидеть участники конференции, установить таблички с данными об участниках (фамилия и должность).
8. Отвести 5 минут в самом начале конференции для того, чтобы подтянулись опоздавшие.
9. Обсудить регламент проведения конференции с журналистами (например, один журналист имеет право задать только один вопрос), период времени, в течение которого можно задавать вопросы.
10. Не проводить пресс-конференцию больше часа (затянутая конференция утомит всех присутствующих).
11. Заготовить примерные ответы на возможные каверзные вопросы. В случае если не учтен какой-либо нюанс, а дотошный журналист все же спросит именно о нем, не стоит говорить слова «нет», «неважно», «я не знаю». Поблагодарить за вопрос, и, если не знать на него ответ, пообещать выяснить информацию.
12. Не стесняться пользоваться заготовленными материалами (при нахлынувшем волнении есть шанс попасть впросак).
13. Стараться не волноваться. Быть уверенным в своих силах.
14. Позаботиться о том, чтобы на столах обязательно стояли бутылочки с водой.
15. Продумать время и место для фуршета.
16. Если пресс-конференция созывается экстренно, некоторые огрехи в подготовке могут быть простительны, но все же постараться как можно лучше к ней подготовиться⁵.

Подготовка к пресс-конференции  включает в себя также и составление  списка возможных вопросов и ответов. Пресс-конференции часто репетируют, и это является важным элементом, который способствует эффективному проведению.

Важно отметить, что проведение пресс-конференции в неформальной обстановке может дать больше приятных впечатлений, внести разнообразие в  отношения коллег и деловых партнеров. Примером этого является бывший президент  США Джордж Буш, любитель проводить  свои пресс-конференции в неформальной обстановке. Основной плюс здесь –  это живое общение участников между собой. Творческий подход и  оригинальные идеи могут пригодиться  и при организации конференций, выставок, когда важно не только общение между партнерами, презентация  новой продукции. Теплая, непринужденная атмосфера способствует успешному  проведению переговоров и укреплению корпоративного духа. Обычно такая  атмосфера создается вокруг уважаемых  и весьма известных людей, руководителей, способных расположить к себе не только клиента, но и внимание СМИ.

При анализе Российского  рынка PR-услуг выявленно, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз.

Оповещать СМИ стоит за неделю, дубль давать лучше – за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее, чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если только новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольные звонки СМИ (в соответствии с составленным списком). Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс  является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

Информационный повод  — это то, что делает событие  интересным, неординарным, значимым и  привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя.

Грамотно составленный информационный повод — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного  повода необходимо:

• владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;
• иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
• правильно определить целевую группу СМИ;
• определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
• определить возможные риски и критические моменты;
• исходя из всего выше изложенного определить тему мероприятия.