Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

На предприятии ООО «Добрыня» выработан алгоритм поведения в случае возникновения просроченной дебиторской задолженности. Процесс возврата может проходить в несколько этапов. Первый этап включает в себя составление письма с претензией в адрес клиента, в котором указаны все пени, накопившиеся за просроченный по договору платеж. Письмо передается руководителю отдела продаж, который вручает его партнеру и пытается вести переговоры. Если у руководителя отдела не получается найти выход из ситуации, то на следующем этапе с контрагентом связывается представитель отдела кредитного контроля.

Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты (дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту), в ООО «Добрыня» нужно учитывают продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т.д.

В большинстве договоров ООО «Добрыня» на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности.

Для упрощения расчета критического срока оплаты специалисты ООО «Добрыня» выделяют типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью. В ООО «Добрыня» не используют в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

Одним из стандартных условий отгрузки продукции в рассрочку является оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре срока - количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада (переход права собственности). На основании отчета, позволяющего учитывать критический срок оплаты по выставленным счетам (табл.2.19.), менеджеры по продажам ООО «Добрыня», ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

Таблица 2.20.

Критический срок оплаты по счетам в ООО «Добрыня»

 

N    счета	Дата	Сумма,  тыс.   руб.	Дата     отгрузки	Стоимость   отгруженной  продукции,  тыс. руб.	Условия   оплаты	Время   в пути,  дн.	Отсрочка  по     договору,  дн.	Критический  срок     оплаты
204	25.12.2008	100	27.12.2008	100	От даты    получения	12	5	13.01.2009
209	27.12.2008	600	29.12.2008	200	От даты    отгрузки	-	10	08.01.2009
			29.12.2008	200		-	15	13.01.2009
			29.12.2008	150		-	20	18.01.2009
			29.12.2008	50		-	25	23.01.2009
223	03.01.2009	600	08.01.2009	450	От даты    получения	2	10	20.01.2009
			09.01.2009	150		12	10	31.01.2009

 

Также стоит отметить, что у ООО «Добрыня»  существуют обязательства перед поставщиками товаров и услуг, ограниченные конкретными временными рамками, и срок предоставления товаров в кредит покупателям не может превышать планового периода оборачиваемости кредиторской задолженности.

Определенные сложности управления дебиторской задолженностью возникают, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением. В этом случае трудно определить, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, рекомендуется использовать метод ФИФО, т.е. считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

В случае крупных, но редких поставок на каждую отгрузку целесообразно заключать дополнительное соглашение к договору поставки и требовать от клиентов указания в платежном поручении его номера и даты. Но для рамочных договоров, когда дополнительное соглашение не заключается и поставляется продукция одного наименования, применение метода ФИФО при соотнесении выставленных счетов и поступивших платежей оправданно.

Определив критический срок оплаты и принципы соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота компании (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.

Осуществлять контроль за поступлением платежей и ведением статистики средней просрочки по каждому дебитору позволяет отчет о списании дебиторской задолженности, пример которого приведен в табл. 2.21.

Таблица 2.21.

Отчет о списании дебиторской задолженности в ООО «Добрыня»

Счета выставленные		Платежные поручения    полученные		Текущая       задолженность    на дату       поступления     платежа, тыс. руб.	Период    просрочки,  дн.
N	Критический  срок оплаты	Дата	Сумма, тыс.  руб.
204	13.01.2009	18.01.2009	16	100	5
		20.01.2009	20	84	7
		22.01.2009	50	64	9
		23.01.2009	14	14	10
209	08.01.2009	06.01.2009	200	200	-2
	13.01.2009	16.01.2009	200	200	3
	18.01.2009	22.01.2009	100	150	4
		23.01.2009	50	50	5
	23.01.2009	29.01.2009	50	50	6
223	20.01.2009	22.01.2009	450	450	2
	31.01.2009	30.01.2009	150	150	-1

 

Из анализа табл. 2.21. видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.2009, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж - на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня.

При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой предприятие привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% x (100 тыс. руб. x 5 дн. + 84 тыс. руб. x 7 дн. + 64 тыс. руб. x 9 дн. + 14 тыс. руб. x 10 дн.)). Если учесть факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.

Однако эти минусы можно превратить в плюсы, установив проценты для покупателя чуть выше значения, требуемого.

 

3.2. Мероприятия по улучшению эффективности управления дебиторской задолженностью

Рассмотрим ряд мероприятий по повышению эффективности системы управления дебиторской задолженностью предприятия ООО «Добрыня».

1. Необходимо установить  проценты для покупателя чуть  выше значения, требуемого банком.

Смысл заключается в том, что дебитор за просрочку платежа (пользование чужими деньгами) платит больше, чем продавец за привлекаемое краткосрочное финансирование банку.

При этой схеме задача создания эффективной системы управления дебиторской задолженностью решается исключительно финансовым путем. В результате чего компания не проигрывает в деньгах и не "кредитует бесплатно" другие организации, а, наоборот, даже несколько выигрывает, сохраняя хорошие отношения с клиентами.

2. Ведение реестра старения  дебиторской задолженности

Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности, который представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании ООО «Добрыня» может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней - обращаться в суд. Соответственно, аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0 - 7, 8 - 15, 16 - 30 и свыше 30 дней.

Можно сравнивать средневзвешенное время просрочки и периода кредитования по дебитору и в целом по компании с аналогичными показателями предыдущих периодов. Чтобы сравнение было корректным, необходимо из расчета средневзвешенного времени просрочки платежа исключить счета, дебиторская задолженность по которым на текущий момент признана безнадежной. Если из расчета не исключить безнадежную дебиторскую задолженность, это приведет к тому, что вся безнадежная задолженность, возникшая в предыдущих периодах и не списанная компанией, будет отражена в текущем периоде, что не позволит провести корректное сравнение.

Сопоставление средневзвешенного времени просрочки и кредитования текущего и отчетного периодов позволит оценить эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Очевидно, что увеличение средневзвешенного периода просрочки в текущем периоде будет свидетельствовать о низкой эффективности работы с дебиторами, и наоборот.

Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по компании по уже погашенным счетам, можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств. Для прогнозирования поступления платежей от покупателей рекомендуется использовать коэффициент инкассации дебиторской задолженности, который определяется как процент от общей суммы платежей в определенный интервал времени.

Рассчитывать коэффициенты инкассации можно в разрезе не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товарных позиций различен, соответственно, будут различаться и сроки возврата денежных средств.

Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени - декады, месяцы) строится путем умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.

Пример реестра инкассации дебиторской задолженности и расчета коэффициента инкассации приведен в табл.3.1.

 

 

 

 

Таблица 3.1.

Реестр инкассации дебиторской задолженности

N счета	Сумма  счета,  тыс.   руб.	Критический  срок оплаты	Дата     поступления  платежа	Сумма оплаты, поступившая    в период, тыс. руб.
				0   дней	до 7  дней	до 30  дней	до 60  дней	свыше   60 дней
ООО "Покупатель"
146	350	12.01.2009	10.01.2009	50
			17.01.2009		100
			18.01.2009		50
			27.01.2009			100
			12.02.2009				50
147	190	15.01.2009	04.02.2009			190
Итого...	540			50	150	290	50	0
В %	100			9	28	54	9	0
Итого по всем   дебиторам	5500			2600	950	750	550	650
Структура       дебиторской     задолженности,  % (коэффициент  инкассации)	100			47	17	14	10	12

 

3. Корректировка кредитной  политики предприятия

Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики - свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. По мере необходимости кредитная политика может пересматриваться раз в квартал или раз в полгода.

Так. кредитная политика ООО «Добрыня» включает следующие разделы:

1) цели кредитной политики;

2) тип кредитной политики;

3) стандарты оценки покупателей;

4) перечень подразделений, задействованных  в управлении дебиторской задолженностью;

5) действия персонала;

6) форматы документов, используемых  в процессе управления дебиторской задолженностью.

Основными целями кредитной политики являются повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж, прибыли от продаж и отдачи на вложенные средства.

Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, необходимо разработать алгоритм оценки покупателей.

Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа предполагает выполнение ряда шагов:

1) отбор показателей, на основании  которых будет проводиться оценка  кредитоспособности контрагента (своевременность  погашения ранее предоставленных  отсрочек платежа, прибыльность  бизнеса, ликвидность, размер чистых  оборотных активов и т.д.);

2) определение принципов присвоения  кредитных рейтингов клиентам  компании; рейтинг присваивается  на определенный период, по истечении  которого должен пересматриваться (например, один раз в месяц);

3) разработка кредитных условий  для каждого кредитного рейтинга, т.е. определение:

- цены реализации;

- времени отсрочки платежа;

- максимального размера коммерческого  кредита;

- системы скидок и штрафов.

В качестве наиболее важных характеристик кредитоспособности покупателя выделяют платежную дисциплину (своевременность оплаты) и выручку от продаж в предшествующие периоды.

Сначала клиенты ранжируются по платежной дисциплине. Клиенты, получившие низкий рейтинг платежной дисциплины ("D" или "E"), к ранжированию по объему продаж не допускаются. Для компаний, получивших рейтинги "A", "B" и "C", рекомендованы следующие условия работы:

- рейтинг "C" - работа с такой  компанией только при условии  наличия залога;