Анализ системы управления персоналом в Органе управления Министерства РФ

К качественным характеристикам  относят: уровень образования, умения и навыки, опыт работы в кадровых службах, личностные характеристики, которые  должны соответствовать занимаемой должности [38, с.28]. В состав кадровых служб могут входить юристы, психологи, экономисты, социологи и т.д. Разумеется, кадровой работой могут заниматься и специалисты другого профиля, но для эффективной работы им нужна  основательная специальная подготовка

В последнее время  в России изменяется отношение к  кадровым работникам и их участию  в планировании и развитии организации. Больше внимания стало уделяться  профессиональной подготовке персонала, его непрерывному обучению.

Кадровая служба – основной элемент системы управления персоналом. Для того, чтобы она функционировала более эффективно, необходимо оптимизировать ее организационную структуру, а также количественный и качественный состав.

При расчёте численности  работников в государственном органе по налогам и сборам учитываются  региональные особенности: размеры  территории и ее экономический потенциал, количество налогоплательщиков и их социально-демографические характеристики и другие обстоятельства.

К сожалению, до настоящего времени эффективных общепризнанных методов определения потребности  в кадрах управления в разрезе  должностей и специальностей ещё  не разработано. Организация самостоятельно определяет численность работников по функциям управления, их профессиональному  составу. При этом могут использоваться следующие методы [14]:

·         на основе многофакторного анализа  функционального разделения управленческого  труда; выбирается 1-2 существенных фактора, а затем с помощью корреляционного  анализа выводится математическая формула, выражающая зависимость между  численностью персонала данной функциональной группы и действующими факторами;

·         экономико-математические методы на основе построения экономических моделей, которые выводятся из действия реального  механизма явлений и тем самым  обеспечивает адекватное отражение  содержательного процесса. Применение пока ограничено;

·         сравнительный метод, при котором  на базе состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе  составляются планы потребности  в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки  использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций  и выделение в них типовых  или передовых организаций;

·         штатно-номенклатурный метод основан  на обязательном учёте таких факторов, как намеченное развитие производства, типовые штаты, структура подразделений  и т.п.;

·         метод расчёта по насыщенности. Насыщенность специалистами по кадрам определяется с помощью коэффициента насыщенности. Он исчисляется путём деления  числа специалистов по УП на каждые 100 или 1000 рабочих и служащих, занятых  в организации;

·         экспертный метод основан на учёте  мнений группы специалистов, суждения которых базируются на их профессиональной компетентности. Обычно дополняет другие методы;

·         метод прямого расчёта - определение  численности исходя из расчёта необходимых  затрат на реализацию управленческих функций;

·         наиболее распространён расчёт через  трудоёмкость (затраты труда или  времени).

В настоящее время  разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по делопроизводству. Зная трудоёмкость можно определить численность отдела (Ч):

,

где Ч – численность  отдела;

Т - общая трудоёмкость всех работ, выполняемых за год в  отделе кадров, чел-часов;

К - коэффициент, учитывающий  затраты времени на выполнение работы, не предусмотренных в общей трудоёмкости;

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, час (равен 1910 часов).

Для определения  численности персонала кадровой службы целесообразно использовать в качестве примерных нормативы  времени на работы по комплектованию и учёту кадров, которые были разработаны  Министерством труда СССР в 1991 г. Они, безусловно, устарели, но, тем не менее, их можно использовать как  ориентиры и как образец одной  из методик, которую можно использовать с обязательной корректировкой, с  учётом реальных поставленных задач  и функций кадровой службы.

За рубежом численность  работников определяется исходя из норм обслуживания, которые характеризуют  количество объектов (т.е. работников организации) обслуживаемых одним работником службы УП. В разных странах сложилось  следующее соотношение [2, с.17]:

·         в США на 100 работающих в организации  приходится 1 работник кадровой службы;

·         в Германии на каждых 130-150 работающих – 1 работник;

·         во Франции на каждых 130 работающих – 1 работник;

·         в Японии на каждых 100 работающих – 2.7 работника.

Указанные соотношения  являются средними и могут существенно  отличаться по отраслям, секторам и  сферам деятельности.

В заключение первого  параграфа сделаем следующие  выводы.

Управление человеческими  ресурсами является главной функцией любой фирмы и рассматривается  как система организации и  управления процессами отбора, обучения и оценки кадров, являясь подсистемой  в обще корпорационной структуре. Данная система состоит из совокупности элементов (целей, функций, кадров, технических  средств, информации, методов организации  деятельности и управления), формирующих  кадровый комплекс организации. Субъектами системы управления персоналом выступают  директор организации, его заместитель, а также различные отделы и  входящие в них специалисты службы управления персоналом. 

 

1.2 Нормативно-методическое  и технологическое обеспечение  системы управления персоналом  

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также  нормативно-справочные материалы, устанавливающие  нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации  труда и управления персоналом и  утвержденные в установленном порядке  компетентным соответствующим органом  или руководством организации [35, с.312].

Нормативно-методическое обеспечение создает условия  для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно  состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Нормативно-методические материалы группируются по их содержанию. Различают нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного  и организационно-методического  характера; документы технического, технико-экономического и экономического характера. Первая группа включает нормы  и нормативы, необходимые при  решении задач организации и  планирования труда в сфере материального  производства и управления. Например, нормы времени управленческих процедур, инструкция государственной налоговой  службы РФ, сменно-суточные задания  и проч.

Документы второй группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и  отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила  выполнения работ по управлению персоналом. Например, Гражданский кодекс, КЗоТ, руководящие документы (положения, инструкции, правила) Минтруда и других государственных органов, приказы, положения, инструкции, издаваемые руководителем организации или соответствующим подразделением по вопросам труда, численности и оплаты труда и т.п.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты  всех категорий и видов. Нормы  планировки помещений и рабочих  мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; бизнес-план, смета затрат на производство, типовые нормы времени, различные  отчёты, система стандартов по технике  безопасности и прочее.

Важнейшим внутренним организационно-регламентирующим документом является Положение о подразделении. На рис.1.4 представлена типовая структура  положения об отделе.

Рис. 1.4 Структура  положения об отделе, службе

 

 

На основе типовых  документов с учётом особенностей организации  работники службы управления персоналом разрабатывают документы для  внутреннего пользования. Так, важными  организационно-распорядительными  документами являются Правила внутреннего  распорядка.

В распоряжении кадровой службы также находятся все нормативные  акты, на основании которых составляются документы внутреннего пользования:

·         коллективный договор;

·         правила внутреннего трудового  распорядка;

·         положения о подразделениях (отделах, службах, группах);

·         и др.

Важнейшим организационным  документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделения службы управления персоналом. Коллективный договор - это  соглашение, заключаемое трудовым коллективом  и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной  деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического  характера относятся те, которые  регламентируют выполнение функций  по управлению персоналом. Сюда входят:

1.    Положение  по формирования кадрового резерва  в организации;

2.    Положение  по организации адаптации работников;

3.    Рекомендации  по организации подбора и отбор  персонала;

4.    Положение  по урегулирования взаимоотношений  в коллективе;

5.    Положение  по оплате и стимулированию  труда;

6.    Инструкция  по соблюдению правил техники  безопасности и др.

Основополагающим  документом в кадровой службе является должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и  содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она  может быть составлена на основе типовых  требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов, служащих, но с учётом особенностей организации и социально-экономических  условий.

Правовое обеспечение  состоит в использовании средств  и форм юридического воздействия  на персонал с целью достижения эффективной  деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения:

- правовое регулирование  трудовых отношений, складывающихся  между работодателем и наёмным  работником;

- защита прав и  законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений;

- соблюдение, исполнение  и применение норм действующего  законодательства в области труда,  трудовых отношений;

- разработка и  утверждение локальных нормативных  актов организационного, организационно - распорядительного и экономического  характера;

- подготовка предложений  об изменении действующих или  отмена устаревших и фактически  утративших силу нормативных  актов, изданных в организации  по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового  обеспечения в организации возлагается  на её руководителей и других должностных  лиц (в пределах предоставляемых  им прав и полномочий при осуществлении  ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителей  системы управления персоналом и   её работников по вопросам, входящим в  их компетенцию.

Головным подразделением по ведению правовой работы является юридический отдел (если размеры  организации позволяют создать  такой отдел). Однако специфика кадровых служб включат в себя повседневное осуществление работ, связанных с приёмом, увольнение и переводом работников. Всё это требует определённых юридических знаний, чтобы обеспечить чёткое урегулирование прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.