Планирование

6. Разработка системы бизнес-планов.

Бизнес-план является составной частью стратегического  плана. На практике часто бизнес-план заменяет собой стратегический план. Различия между стратегическим и бизнес-планированием состоят в следующем:

Во-первых, в  отличие от стратегического плана  бизнес-план содержит не весь комплекс общих целей фирмы, а только некоторые  из них, реализация которых требует  определенного объема инвестиций.

Во-вторых, бизнес-планы  имеют четко очерченные временные  границы, обусловленные сроками  реализации планируемого мероприятия.

С помощью  бизнес-плана должно быть обосновано каждое мероприятие стратегического  плана, требующее инвестиционных ресурсов для своей реализации.

 

 

 

2. Компьютерные  технологии бюджетного планирования.

Одним из инструментов повышения эффективности бюджетирования на предприятии является внедрение информационных технологий.

Использование программно-технических  средств в бюджетировании дает ряд  преимуществ:

1. Возможность  создания единого информационного  пространства, основанного на стандартизации  данных оперативного и  бухгалтерского учёта, в  виде единой базы данных предприятия на основе единой информационной сети.

2. Возможность  n-мерной кодификации учётных  данных. «Бумажный» документооборот позволяет осуществлять лишь одномерную «традиционную» кодификацию данных в русле разукрупнения рабочего плана синтетических счетов последовательно на субсчета. Между тем, требования качественного принятия управленческих решений требуют обработки учётной информации в самых различных разрезах. В этой связи использование программных носителей информации даёт возможность трансформации традиционных субсчетов в так называемые группы аналитики, которые отличаются от субсчетов тем, что дают возможность перекрестной систематизации данных в режиме целевой выборки.

Так, любой вид  затрат может быть охарактеризован  по следующим критериям:

с точки зрения экономического содержания (амортизация, текущие материальные затраты, зарплата, пр.). Данный разрез учёта необходим  для проведения комплексного анализа  интенсификации производства;

с точки зрения корреляции с масштабом деятельности (условно-постоянные или условно-переменные расходы). Данный разрез учёта необходим для нахождения критической точки и планирования объёма выпуска и реализации;

с точки зрения плановых бюджетов затрат (фактические, плановые затраты и отклонения). Это является необходимым условием проведения любого план-факт анализа;

с точки зрения принадлежности к тому или иному  центру ответственности – необходимо для проведения анализа по центрам  ответственности;

с  точки  зрения  вида  деятельности  как  генератора  данного  элемента  затрат  –  необходимое условие анализа безубыточности;

с точки зрения принадлежности к производству отдельных видов выпускаемой и реализуемой продукции – необходимо для анализа рентабельности по видам продукции с целью оптимизации производственной программы и структуры портфеля продаж.

Задав целевую  выборку по одному или нескольким критериям, можно в оперативном режиме получить информацию о совокупных затратах предприятия, совокупных производственных затратах предприятия, относящихся к определённому подразделению и определённому виду выпускаемой продукции и пр. Это значительно повышает качество принятия управленческих решений. Понятно, что «бумажный» документооборот такого обеспечить не может.

3. Возможность  создания единой системы оперативного  контроля, основанной на использовании  единой информационной сети и  базы данных и на различных  режимах доступа разными пользователями  информации в зависимости от  уровня в управленческой иерархии. Так, «переложив» систему документооборота  на программные носители информации  мы получим четыре режима доступа:

первый  режим  доступа  (нижний) – на уровне руководителей подразделений. Начальник цеха имеет доступ к оперативным данным своего цеха, но уже не имеет доступа к оперативным данным других цехов службы производства, не говоря уже об информации, относящейся к подразделениям других служб;

второй режим  доступа – на уровне руководителей  служб. Первый вице-президент по производству  имеет  доступ  к  данным  по  всем  производственным  подразделениям  и  к  сводной информации по себестоимости и структуре выпуска, – но не имеет доступа к данным общехозяйственных, сбытовых и прочих расходов;

третий режим  доступа – на уровне отдельных  функциональных служб аппарата управления, курирующих отдельные сегменты бюджетного процесса. Так, начальник планово-экономической службы имеет доступ ко всем данным операционного бюджета, но не имеет доступа к данным финансового и инвестиционного бюджетов;

четвертый (высший) режим доступа – первый вице-президент  по экономике и финансам (высшее должностное лицо, – персонально  отвечающее за составление и исполнение сводного бюджета компании) имеет  доступ ко всей информации (данным сводного бюджета).

Система сквозного  оперативного контроля очень облегчает  задачу сохранения коммерческой тайны  и позволяет избежать «утечки» конфиденциальных данных из предприятия.

4. Возможность  автоматизации процесса аналитической  обработки информации как при стратегическом планировании, так и при оперативном управлении.

Четыре вышеописанных  преимущества использования программно-технических  средств в бюджетировании в классическом виде достигаются при применении так называемых полнофункциональных  программных продуктов, полностью  охватывающих систему оперативного и бухгалтерского учёта на предприятии  и позволяющих полностью автоматизировать технологию составления, мониторинга  и план-факт анализа сводного бюджета. Однако внедрение полнофункциональных  продуктов является достаточно дорогим, в особенности для средних  и мелких компаний. Существуют более  дешёвые средства компьютеризации  меньшей функциональности.

Можно выделить три основных уровня программно-технических  средств, используемых в бюджетировании:

Первый уровень - создание системы автоматизированных рабочих мест (АРМ). Система  АРМ подразумевает возможность создания единой сети «цепи» персональных компьютеров (ПС), но не позволяет создать систему единого внутреннего контроля и единого информационного пространства на уровне компании или отдельного крупного управленческого сегмента. На данном этапе фактически речь идет о пассивном подключении пользователя АРМ к базе данных компании по тому или иному функциональному блоку бизнеса.

Бóльшая часть предприятий и компаний, начавших в свое время использовать в  производственной  деятельности  средства  вычислительной техники, прошли более или менее похожие стадии развития:

использование персональных компьютеров в локальном режиме;

использование  персональных  компьютеров  в  локальных  вычислительных  сетях  с использованием архитектуры «файл-сервер»;

использование персональных компьютеров, помимо решения локальных  задач, в режиме эмуляции  (воспроизведение программными или аппаратными средствами либо их комбинацией работы других программ или устройств) терминалов центральных машин комплексных информационных систем с использованием архитектуры «клиент-сервер».

Статистический  анализ эффективности применения информационных технологий в сфере промышленных предприятий показал высокую  экономическую оправданность затрат на автоматизацию ключевых объектов технологического процесса, даже на базе локальных персональных компьютеров (каждое автоматизированное рабочее  место повышает производительность в среднем в 4 – 6 раз).

Переход от локальных  автоматизированных рабочих мест к  многопользовательским базам данных в рамках отдела позволяет максимально  повысить возможную производительность каждого оператора в 1,3 – 2 раза в зависимости от интенсивности информационного обмена.

Эта экономия достигается  за счёт сокращения числа ошибок при  работе каждого оператора со всей базой, поскольку позволяет проводить  максимальное количество проверок прямо  при вводе документа в базу посредством упрощения процедур обновления данных, формирования отчётов  и т.д. Однако здесь необходимо учитывать очень важный отрицательный фактор. Это резкое падение быстродействия системы с ростом числа пользователей, если работа с базами данных организуется в локальной вычислительной сети (особенно без использования архитектуры «клиент-сервер»).

Второй  уровень.  Использование  программных  продуктов  локальной  функциональности.  Для дальнейшего улучшения повышения производительности уже в масштабах всего предприятия, т.е. улучшения взаимодействия между отделами, необходимо внедрение интегрированных систем, которые автоматизируют передачу данных между отделами. Особенно сильное влияние такие системы оказывают на  улучшение  управления,  поскольку  позволяют  анализировать  в  процессе  принятия решений максимальное количество информации. Такие системы можно строить на базе локальных вычислительных сетей (ЛВС), объединяющих персональные компьютеры с центральным мощным файловым сервером, или на базе многотерминальных систем с так называемым хост-компьютером в качестве центрального элемента.

Оба варианта получили широкое распространение в мире и в принципе оба годятся для  построения информационных систем обеспечения  деятельности промышленных предприятий. Локальные программные продукты, как правило, охватывают один или  несколько агрегированных управленческих сегмента (модуля): бухгалтерию, запасы, движение основных средств, финансы  и т.д. Наиболее популярными в  России являются такие локальные  программные продукты, как «Платинум», «Бипекс», «Скала», «Парус» и некоторые другие.

Третий уровень. Создание интегрированной системы  управления на базе полнофункциональных  программных продуктов. В законченном  виде интегрированная система внутреннего  контроля и бюджетирования, основанная на применении программно-технических  средств, возможна при использовании  предприятием полнофункциональных  программных продуктов, объединяющих в единое целое ключевые управленческие сегменты бизнеса предприятия. Стандартные  программные пакеты полной функциональности, разработанные для удовлетворения требований крупных предприятий, в целом отвечают требованиям программно-технического блока информационных систем управления. Эти пакеты обеспечивают централизованный контроль и управление как на уровне управленческих показателей высшего звена, так и на уровнях логистики, производства и т.д., позволяют вести бухгалтерский учет в разных планах счетов, в  частности,  для  формирования отчётности по международным стандартам (GAAP).

  Централизованное управление бухгалтерским учетом гарантирует реализацию единой учетной политики в рамках всей корпорации. Формирование сводной отчетности на уровне компании может выполняться в любое время, так как превращается в техническую операцию обработки аналитической информации о подразделениях, которая внесена в систему. Доступность этой информации строго регламентирована и зависит от прав пользователя. При этом протоколы системы гарантируют персонификацию всей вводимой информации.

Для того чтобы  обеспечить применение финансовых принципов  управления, в пакетах предусмотрена настраиваемая система бюджетирования. Количество и иерархия бюджетов, как правило, достаточны для построения стройной системы финансового управления. Многовариантность организации логистики, производства, сервиса и других деловых процессов на реальном предприятии также обеспечивается в этих пакетах. Некоторые фирмы-производители не ограничиваются имеющейся функциональностью и приобретают более функциональные программы, включая их в свой пакет с целью быстрого увеличения его мощности.

Обеспечение гибкости программных пакетов является важнейшим  условием эффективности масштабных продуктов. При изменении законодательства, условий и организации бизнеса и других факторов, влияющих на крупную компанию, необходимы специальные решения, обеспечивающие адаптацию информационной системы. Разные программные продукты имеют различные решения.

Следует отметить, что  в  принципе внедрение интегрированной системы управления на предприятии, стержнем которой является система бюджетирования, возможно даже на «бумажных» носителях информации. Другое дело, что в практике деятельности средних и крупных предприятий то или иное использование программно-технических средств и программных продуктов просто необходимо.

Проект по разработке и внедрению интегрированной  системы управления на предприятии, как правило, делится на три фазы:

1. Обследование  компании.

2. Проектирование.

3. Ввод в действие.

Существует весьма широкий спектр специализированных программных продуктов. В России наиболее часто применяют пакеты прикладных программ: COMFAR и PROPSPIN, а также пакет «Альт-Инвест» фирмы «Альт» (Санкт-Петербург) и пакет «Project expert» фирмы «Эксперт-Системс».

Пакет COMFAR (Computer Model for Feasibility Analysis and Reporting), версия 2.1.

Пакет прошел международную  сертификацию и, значит, сумел полностью  удовлетворить западных партнеров  и инвесторов. К плюсам относится  тот факт, что оценка коммерческой эффективности производится на основании  имитации потока реальных денег и  имеется блок оценки экономической  эффективности. Система выдает большое  количество неплохой графики, позволяющей  получить без дополнительных затрат времени результаты расчетов при  варьировании ряда исходных данных (объема реализации, производственных издержек, инвестиционных затрат и процента за кредит).