Организационные принципы построения внешнеторговой фирмы

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ФИРМЫ

Организационные принципы построения внешнеторговой фирмы (далее – ВТФ) зависят от функций внешнеэкономической деятельности, отраженных в ее уставе. Устав внешнеторговой фирмы содержит следующие разделы: общие положения и сведения, предмет деятельности, цели и задачи фирмы, ее права и обязанности, принципы управления фирмой и организации ее работы, порядок заключения внешнеторговых сделок, реорганизации и ликвидации, организации документооборота и отчетности.

Общие положения устава отражают статус внешнеторговой фирмы, основные задачи и направления деятельности, порядок  взаимоотношений со структурными подразделениями  предприятия-экспортера и порядок  утверждения самого устава, структуры  и штатного расписания фирмы, а также выходные данные – адрес, номер лицевого расчетного и валютных счетов в уполномоченном банке, адреса представительств и филиалов, телекс и телефакс, электронный адрес.

В качестве предмета деятельности внешнеторговой фирмы отражаются форма выполнения экспортно-импортных операций по избранной предприятием ассортиментной позиции товаров и услуг в соответствии с кодом товарной номенклатуры ВЭД, участие в совместном производстве, производственной кооперации и посреднической деятельности. Здесь же определяются направления и формы работы, необходимые для реализации целей внешнеторговой фирмы: выбор приоритетных направлений ВЭД, изучение конъюнктуры мировых товарных рынков и выявление критерий и требований, предъявляемых к конкурентоспособности товаров, разработка рекламных мероприятий с целью расширения экспорта и т.п.

Права внешнеторговой фирмы определяются действующим российским законодательством. Если фирма является юридическим лицом, то в рамках ее прав предусматривается самостоятельное совершение как в России, так и за рубежом сделок и иных юридических актов с различными юридическими и отдельными физическими лицами: купли-продажи, мены, подряда, найма, перевозки, хранения, страхования, займа, поручения и комиссии, участия в торгах, аукционах, международных ярмарках и выставках, издания рекламной литературы. Отсутствие статуса юридического лица обязывает внешнеторговую фирму действовать от лица и по поручению своей организации или предприятия-экспортера.

В прямой зависимости от степени  юридической самостоятельности  фирмы находится порядок подписания внешнеторговых контрактов. Статус юридического лица дает право на подписание контракта  руководителю внешнеторговой фирмы  или уполномоченным доверенным лицам. Заключение внешнеторгового контракта  от имени и по поручению предприятия  предполагает две подписи: директора  фирмы и лица, уполномоченного  руководителем предприятия.

Профиль деятельности фирмы также  определяется уставом. Им же предусматривается  имущественная ответственность  внешнеторговой фирмы и ее обязательства  при формировании уставного капитала (фонда).

Важнейшим разделом устава является та часть, где излагаются принципы управления фирмой.

Наиболее значимыми проблемами в период становления внешнеторговой фирмы и накопления практического  опыта являются формирование ее оптимальной  структуры, обусловленной целями и  задачами. Выбор экспортной стратегии, а также изучение основных этапов и элементов полного цикла  экспортно-импортной операции, правил и процедур выхода на внешний рынок  и соблюдение их последовательности, а также условий работы на внешнем  рынке с учетом сложившейся международной  практики. Процесс выхода на внешний  рынок подразумевает всю совокупность акций, совершаемых участниками  ВЭД по собственной инициативе, но в рамках установленной регламентации  с целью реализации экспортной продукции  иностранному партнеру, и включает определенную последовательность процедур внутри страны до момента непосредственного  совершения внешнеторговой сделки.

2. ПОЛНОМОЧИЯ РАБОТНИКОВ ВНЕШНЕТОРГОВЫХ ФИРМ

Успех работы внешнеторговой фирмы во многом обеспечивается не только выполнением коммерческих, но и управленческих функций, компетенцией и полномочиями ее руководителя. Директор внешнеторговой фирмы назначается генеральным директором экспортоориентированного предприятия (объединения) и входит в состав его правления, принимает решения о заключении экспортно-импортных сделок, подписывает контракты и договоры, определяя и согласуя с руководством предприятия суммы и виды сделок, объемы и условия поставок. Для выполнения своих обязанностей руководитель внешнеторговой фирмы обладает определенными полномочиями.

Полномочие – ограниченное право использовать ресурсы организации  и направлять усилия сотрудников  на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются определенной должности, а не лицу, который занимает ее в данный момент.

Объем полномочий, которыми наделяется руководитель внешнеторговой фирмы определяется в соответствии с:

• характером решаемых проблем;
• принципом развитости системы коммуникаций;
• учетом личных особенностей исполнителя;
• морально психологическим климатом организации.

Виды управленческих полномочий:

• обязательные для исполнения распорядительные полномочия;
• функциональные;
• рекомендательные;
• представительские;
• согласительные.

Распределение полномочий происходит в зависимости от того, что:

• полномочий должно быть достаточно для решения возникающих вопросов;
• полномочия должны быть четко определены по взаимодействующим должностям;
• исполнители обязаны самостоятельно принимать соответствующие решения и нести за них ответственность в рамках своих полномочий.

Компетенция заместителей и  других руководящих работников фирмы  устанавливается директором ВТФ.

Делегирование полномочий – передача права принимать руководящие решения и осуществлять определенные действия своим подчиненным. Делегирование полномочий позволяет руководителю с наибольшей эффективностью использовать свое время. Вся работа, которая поручается подчиненным, делится на три группы:

• подготовительную работу, где происходит сбор сведений;
• рутинную работу, она не требует особых навыков, но на нее затрачивается очень много времени. Выполняя такую работу, исполнитель не принимает серьезных решений;
• специализированную работу, предполагающую наличие особых навыков.

Все полномочия, связанные  с выполнением данной работы, делегируются, т.к. один человек не в состоянии  хорошо выполнять много видов  такой деятельности, как правовое обеспечение работы предприятия, маркетинговые исследования и бухгалтерский учет.

В каждой фирме, как правило, есть старшие эксперты, в обязанности которых входят: оценка соответствия качества производимой на экспорт продукции мировым стандартам, согласование ассортимента, определение целесообразности импортных закупок, ведение переговоров, курирование работы экспертов-оперативников (коммерческой деятельности) и экспертов по качеству и ценам, работающих в свою очередь в контакте с товароведами по приемке и закупке продукции, а также с товароведами-претезионистами, занимающимися с инофирмами оформлением рекламаций.

Целесообразность  создания внешнеторговой фирмы в составе предприятия-экспортера следует определять путем сопоставления затрат предприятия при отсутствии собственной фирмы (комиссия, уплаченная за экспортно-импортные операции и другие издержки за посредническую деятельность специализированных фирм и организаций) и расходов, связанных с ее содержанием. При этом следует учесть, что эффект будет виден только после одного-двух лет работы фирмы.

Кроме того, в пользу создания внешнеторговой фирмы свидетельствует  достаточные объемы экспортной продукции  и высокая частота их поставок на внешний рынок.