Визитная карточка, её назначение и функции в деловой жизни

 

Содержание:

Введение…………………………………………………………………. 3

1. Понятие назначение и виды визитных карточек……………………….. 4
2. Вручение визитных карточек……………………………………………… 5
3. Визитная карточка как письмо……………………………………………  6
4. Требования к внешнему виду визитных карточек……………………...  8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                           3

Введение

 

Необходимым атрибутом деловой  жизни является визитная карточка. Это своего рода знак доверия. Когда люди обмениваются визитками, это значит, что они готовы к полноценному сотрудничеству. Культура общения предполагает наличие визитной карточки при любой деловой встрече.

Визитка является, пожалуй, самым неотъемлемым элементом фирменного стиля и  лишь в исключительных случаях создание дизайна визитки не входит в состав работ по созданию фирменного стиля. Любая визитка создает ассоциацию с ее владельцем. Поэтому она должна быть сделана так, чтобы вызывать положительные эмоции у того, кто на нее смотрит. Визитки прочно вошли в нашу жизнь и уже давно не являются атрибутом респектабельности. Независимо от того, каким подходом руководствовались при ее заказе (для красоты или для дела), визитка должна быть стильной, хорошо сверстанной и качественно отпечатанной.

Государственному служащему рекомендуется  всегда иметь при себе не менее  десяти визитных карточек. У государственных  чиновников, депутатов на визитной карточке может находиться изображение  государственного флага или герба. Если сменился телефон, то можно аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Но зачеркивать и вписывать новое наименование должности считается дурным тоном – следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее были заказаны новые визитные карточки.

Деловые визитные карточки сотрудников магазинов, предприятий сферы услуг и т.п. по своему оформлению могут отходить от строгих норм этикета. На таких карточках на обороте может быть помещена небольшая схема окрестностей, фотография владельца карточки, красочный символ, девиз фирмы.

Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек.

Большое значение визитных карточек в современном деловом общении  к с отечественными, так и с  зарубежными партнерами обусловливает актуальность темы данного исследования, целью которого является анализ истории и значения визитных карточек в современном обществе.

 

                                                                                                                                               4

 

                      1. Понятие назначение и виды визитных карточек

В последнее десятилетие в России визитные карточки стали широко использоваться не только дипломатами, но и в самых  различных сферах деловой жизни.

Основное назначение визитной карточки:

• представление официальных лиц;
• представление деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч;
• может рассматриваться как удостоверение личности (в Японии, Корее);
• может быть средством заочного контакта;
• использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства;
• может служить средством передачи краткой информации, приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров и т.п.;
• можно послать в качестве приглашения на неофициальный прием, чтобы сообщить об изменении адреса, как сопровождение чека, посланного врачу, адвокату, нотариусу.

Виды визитных карточек:

1. Деловая стандартная карточка. На ней указаны: фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс. Карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения контактов. Используется в случае состоявшегося знакомства.

Стандарты для размещения текста на деловой карточке

1. На деловой карточке руководящего  сотрудника:

• имя  печатается в центре карточки;
• должность – более мелким шрифтом под именем;
• название, адрес фирмы набираются в левом нижнем углу;
• номер телефона, телефакса – в нижнем правом.

2. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей  должности:

• в центре печатается название и адрес фирмы;
• в нижнем левом углу его имя, отчество, фамилия;
• внизу справа – номера телефона, телефакса.

Сфера применения такого вида карточек исключительно служебная. В светской жизни их использовать не следует  никогда.

5

Следует учесть ряд замечаний:

• при написании должности нужно указать область полномочий. Например, не просто «проректор», а «проректор по учебной работе» и т.п.;
• если визитка напечатана на иностранном языке, фамилия и имя пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой. В иностранных языках понятие «отчество» отсутствует и его могут воспринять как второе имя;
• номер домашнего телефона на стандартной визитке не проставляют. Исключение составляют адвокаты и страховые агенты.

2. Представительская карточка. На этой карточке указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должности, но не проставляют координаты – ни адрес, ни телефон. Карточку используют для специальных и представительских целей. Ее вручение не означает намерение владельца продолжать контакты с собеседником.

3. Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием адреса, телефона, телефакса (телекса). Применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

4. Супружеские карточки – вариант неслужебных визиток. Супруги могут иметь каждый свою карточку. Иногда муж и жена используют совместную, объединенную супружескую карточку. На такой карточке – их имена (первым пишется имя жены), отчества и фамилия, а также домашний адрес и телефон. Эти карточки обычно служат практическим, а не представительским целям, в отличие от персональных визитных карточек. «Супружеские» карточки прикладывают к свадебным и другим подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены, оставляют при совместных неофициальных визитах.

 

 

2. Вручение визитных  карточек:

• визитные карточки  вручают лично;
• при знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже;
• если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту;
• если и должность, и возраст одинаковы, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек;
• при деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева;
• на переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.

6

 

• не принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.

Посетитель в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита.

Правила вручения визитных карточек:

• при вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами;
• визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть текст;
• свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно назвать вслух;
• в США, Европе особых регламентаций не существует;
• представителям ближневосточных стран карточку вручать следует обязательно правой рукой;
• в странах Азии, в частности в Японии – обеими руками;
• если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком;
• конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер;
• если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать короткую приписку;
• если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо;
• карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы;
• визитные карточки, оставляемые при отсутствии адресата в офисе или дома лично их владельцами, принято загибать в соответствии с местной традицией. В России принято в подобных случаях загибать (а затем распрямлять) правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляется карточка, на ней не пишется.

Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении – произнести вслух.

 

3. Визитная карточка  как письмо

Визитная карточка может выполнять функцию письма. Для этого в левом верхнем или нижнем углу визитной карточки могут быть сделаны пометки, установившиеся в международном протоколе сокращения, условно обозначающие повод, по которому посылаются карточки. Эти сокращения являются первыми

7

буквами соответствующих французских  слов. Поскольку они используются в дипломатической, деловой и светской практике, необходимо знать значение этих сокращений:

• p.f. – pour fкte или pour fйlicitй – чтобы поздравить с праздником. Поздравлять принято по случаю Нового года, Рождества, национального праздника;
• p.r. – pour remercier – чтобы поблагодарить;
• p.f.c. – pour fairе connaissance – чтобы выразить удовлетворение знакомством;
• p.c. – pour condolйance – чтобы выразить соболезнование;
• p.p.p. – pour prendre part – для выражения соболезнования и с готовностью помочь;
• p.p. – pour prйsenter – для представления. В этом случае визитка лица, которое желает быть представленным, посылается для заочного представления вместе с визиткой человека, хорошо известного тому, кому представляют, или официального лица. На этой второй визитке и проставляются буквы р.р. На визитке представляемого никаких пометок не делается;
• p.p.c. – pour prendre congй – чтобы попрощаться. Визитная карточка с этими сокращениями направляется в связи с длительным отпуском или окончательным отъездом из страны. Это делается в том случае, когда не наносится прощальный визит.

Визитные карточки с буквами p.r., p.p.c. остаются без ответа. В ответ на визитные карточки с сокращениями p.p.c., p.c., p.f. посылают свою визитку с буквами p.r., то есть благодарят. На визитку с сокращениями p.p. ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и в дальнейшем можно налаживать личные контакты.

Визитные карточки, которые посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальный конверт, на котором  от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия и должность адресата.

В один конверт могут быть вложены  визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем  углу каждой карточки карандашом или  ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.

Визитные карточки, направленные в  конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер  или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета.

На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

При проведении больших  мероприятий типа симпозиумов, конференций  и т.п. их организаторы заказывают большие визитные карточки – бейджи, с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди.