Законодательное регулирование оформления документов

Различают следующие  службы ДОУ:

1. В министерствах  и ведомствах - управление делами. В него включаются секретариат  (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

2. На государственных  предприятиях, в научно-исследовательских,  проектных, конструкторских организациях  и вычислительных центрах, ВУЗах  и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив;

3. В Ассоциациях и  концернах состав и структура  службы ДОУ определяется руководством  организации;

4. В совместных предприятиях - правлением; в акционерных обществах  - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива;

5. В организациях, не  имеющих службы ДОУ, в структурных  подразделениях работу с документами  выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально  назначенные лица, секретарь-референт⁹.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления¹⁰. Служба ДОУ решает следующие задачи:

• Совершенствование форм и методов работы с документами.
• Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.
• Сокращение документооборота, количества форм документов.
• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе¹¹.

Разработка и внедрение  прогрессивных технологий документационного  обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием.

Служба ДОУ осуществляет следующие функции: разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа; организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству; регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов; разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел; организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов; организация работы по заявлениям граждан; контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами; контроль сдачи дел, организация работы архива; проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов; организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ¹².

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации¹³.

Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные  и отраслевые стандарты.

Итак, организация труда  работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов - четкое организационное построение службы документации, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами¹⁴.

Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы - централизованную, децентрализованную и смешанную - и на категории по ЕГСД:

1-я категория - предприятия  (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

2-я категория - от 25000 до 100000 документов в год;

3-я категория - от 10000 до 25000 документов в год;

4-я категория - до 10000 документов в год¹⁵.

В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.

Понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы, но всю документацию, которая так  или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы¹⁶.

С этим связана и вторая, главная  особенность ДОУ по сравнению  с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению М.В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимает как «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового¹⁷.

В такой ситуации очень важно  различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ - техническую  и организационную¹⁸. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы¹⁹.

Переход на новые технологии требует  надлежащей правовой и нормативной  базы, продуманной системы архивного  хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально²⁰.

Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня²¹.

Ключевым признаком второго  уровня является наличие в системе  полной электронной версии каждого  документа, что позволяет вести  полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста. На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока - порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место²².

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:²³

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии;

- государственные стандарты на  документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- государственную систему документационного обеспечения управления;

- основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- законодательство РФ.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ. ГК РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения. Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать также РФ, субъекты Российской Федерации и муниципальные образования.

Регулируя гражданские правоотношения, ГК РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д. Например, ст.51 ГК РФ устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица, ст.160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней, ст.307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны в пользу другой стороны, ст.420 - 453 содержат положения о договоре, включая положения о форме, особенностям заключения, изменения и расторжения договора.

Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федерации «О стандартизации» устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.   Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.

Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов,

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:²⁴

ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической  силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:²⁵