Законодательное регулирование оформления документов

- унифицированная система  организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система  банковской документации;

- унифицированная система  финансовой учетной и отчетной  бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;    

- унифицированная система  учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий; 

- унифицированная система  документации по труду;

- унифицированная система  документации Пенсионного фонда  РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

ГОСТ Р6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной  системой организационно-распорядительной документацией - приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.²⁶

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

Правило и требования ГОСТ Р6.30-2003 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного  формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает  для организационно-распорядительной документации два основных формата  документов - А4 и А5. допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.²⁷

Формуляр подразделяет площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Площадь формата заполняется  информационными элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты  постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного  наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

Придание электронным  документам юридической силы дает возможность  отказаться от бумажных «двойников»  и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения²⁸. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение²⁹.

Несмотря на богатый  набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют  объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения³⁰.

Нередко в аннотациях систем можно встретить фразы  типа «система поддерживает полный жизненный  цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело». Между тем, как известно, «списанием в дело» полный жизненный цикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту - сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется «электронным архивом», не является архивом с профессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются.

Как на российском, так  и на рынке СНГ сейчас предлагается большой выбор программных средств  для создания систем ДОУ второго  уровня. Некоторые из них разработаны известными российскими или совместными фирмами относительно самостоятельно. Наиболее известны и популярны среди них системы «Дело» (разработчик - ЗАО «Электронные офисные системы») и «Евфрат» (разработка фирмы «Cognitive Technologies Ltd»)³¹.

Однако в процессе эксплуатации таких систем многие пользователи приходят к выводу, что их оригинальность является скорее минусом, чем плюсом: внедрив у себя продукт какой-то фирмы, организация превращается в  ее заложника. Любые исправления, доработки и модернизацию такой системы никто, кроме специалистов этой фирмы, осуществить не в состоянии. В случае, если фирма по каким-то причинам прекратит существование или потеряет ведущих авторов-разработчиков, все внедренные ею системы останутся без технической поддержки, а их совершенствование и приведение в соответствие с требованиями завтрашнего дня станет невозможным³².

Исходя из этих соображений, многие организации предпочитают иметь  дело с системами, созданными на базе коммерческих продуктов западных фирм, которые ориентированы на широкий круг пользователей и потому вынуждены быть гораздо более открытыми. Такие продукты представляют собой настраиваемые программные комплексы - мощный инструментарий для быстрого создания конкретных приложений под запросы определенного заказчика. Для этого, разумеется, тоже требуются специальные знания, но специалистов по таким системам найти значительно проще. Как правило, услуги такого плана оказывают фирмы, именующие себя «системными интеграторами». Возможность выбирать между несколькими интеграторами перевешивают в глазах пользователей даже такое очевидное преимущество отечественных разработок, как возможность полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которой, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства³³.

В России явное предпочтение отдается программному комплексу «Lotus Notes / Domino», хотя на западном рынке этот комплекс отнюдь не доминирует. В докладе  специалиста-эксперта Аппарата Правительства  Российской Федерации В. Н. Чернова приводятся данные о том, что на комплекс «Lotus Notes / Domino» приходится около 4% продаж, тогда как аналогичному комплексу «Documentation-4» принадлежит 11% западного рынка.

Доля перехода на третий уровень ДОУ вышеупомянутые системы  необходимо оснастить сертифицированными средствами ЭЦП, а также решить комплекс проблем, связанных с архивным хранением электронных документов. Между тем в России работы по созданию аналогичного архива не начаты до сих пор, и в этом отношении ее отставание составляет примерно пять лет. Отсутствие такого архива после появления законодательной базы может стать основным сдерживающим фактором при переходе к системам ДОУ третьего уровня³⁴.

Таким образом, главное  развитие современных служб документационного  обеспечения управления проходит в направлении дальнейшей информатизации и автоматизации делопроизводственных процессов, внедрения систем электронного документооборота и перестройки делопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.

Заключение

Процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности предприятия.

Основными задачами службы делопроизводства  является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания и кончая сдачей в архив. Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений  деятельности государственных и  негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное  общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства является совокупностью  законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации Ч.1 от 30.11.1994 №51-ФЗ (в ред. ФЗ от 06.12.2011 №405-ФЗ) // http://www.consultant.ru
2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) – М.: ИНФРА-М, 2011.
4. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления. - Волгоград, 2012.
5. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция // Секретарское дело. 2010. № 3.
6. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник – Р/на/Д: Феникс, 2012
7. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. 2003. №4.
8. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному - М.: ИНФРА-М, 2011.
9. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Секретарское дело – 2011, №3.
10. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота // Делопроизводство – 2012, №3.
11. Вовкотруб О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники // Сборник материалов II Междунар. Научно–практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении» – Пенза, 2010.
12. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело – 2010, №9.
13. Гельман–Виноградов К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» // XII Междунар. научно–практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» – М.: ИНФРА-М, 2011.
14. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения //  http://www.directum.ru/gsdou.htm.
15. Доронина Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) // Управление персоналом – 2012, №1.
16. Киселева Т.И. Система документоведения в России // Секретарское дело. 2009. №3.
17. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами // Делопроизводство. 2010. №4.
18. Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М,  2011.
19. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления // Делопроизводство. 2008. №12.
20. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе // Секретарское дело – 2011, №9.
21. Ларин М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению // Справочник секретаря и офис–менеджера – 2009.
22. Ларин М.В. Управление документацией в организации – М.: ЭКСМО, 2012.
23. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция -  СПб.: Питер, 2009.
24. Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования ДОУ // Секретарское дело – 2011, №8.
25. Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ // Секретарское дело – 2011, №11.
26. Павлюк И.В. Становление документоведения в России // Делопроизводство. 2009. №8.
27. Печникова Т.В. Практика работы с документами в организации // Делопроизводство. 2007. №10.
28. Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации – М.: КноРус, 2011.
29. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. – М.: Омега-Л, 2008
30. Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами // Секретарское дело – 2009, №7.
31. Ткачев А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики – М.: КноРус, 2009.
32. ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.
33. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
34. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
35. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
36. ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.