Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления

Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров.

Таким образом, новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования

«Информационное обеспечение управления» - многогранное понятие. Под термином «информационное обеспечение» понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы [10].

В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.

Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Так, например, современная информационная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

• систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаще всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);
• современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия);
• способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций.

Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, то есть человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений [10].

Информационные технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. Среди них: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и другие. Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий: сбора информации; передачи информации; накопление информации; обработки информации; хранение информации; представления информации; использования информации.

Описание каждого типа информационной технологии базируется на более широкой и детальной системе анализа их характеристик.

Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

• комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;
• системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);
• организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Таким образом, управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники [25].

Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности.

Существует два подхода к совершенствован6ию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

• совершенствование выполнение отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации «жить сегодняшним днем» и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;
• комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Такая стратегия характерна для крупных организаций.

Таким образом, каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий [10].

Вывод

Подводя итоги первого раздела нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

2.1 Описание организационной структуры объекта

Управление дошкольного образования и воспитания (далее Управление или      УДОиВ) является структурным подразделением Администрации города Ижевска.

Данное управление образовано на основании распоряжения мэра г. Ижевска от 23.02.1998 №22 путем выделения дошкольного отдела из структуры Управления народного образования.

Основная цель - сохранение и развитие системы дошкольного образования на территории г. Ижевска с учетом региональной специфики.

Управлением руководит на принципах единоначалия начальник Управления, который имеет двух заместителей.

Внутренняя структура УДОиВ включает 5 отделов: образовательно-воспитательный отдел, общий отдел, отдел кадров, планово-финансовый отдел, отдел бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерия) приведены в приложении А.

Подведомственными Управлению являются  Центры дошкольного образования и воспитания (ЦДОиВ) 5 районов города и детские сады г. Ижевска.

2.2 Организация  ДОУ учреждения

Организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), большую часть функций выполняет сектор контроля и кадровой работы, и часть - структурные подразделения.

Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты и Инструкция по делопроизводству Администрации города Ижевска [14].

Должностной и численный состав сектора контроля и кадровой работы  насчитывает 2 человека. Это начальник сектора и специалист-эксперт.

В число основных функций сектора входят: организация, ведение и совершенствование системы документооборота в Управлении на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство, координация и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами. А именно:

1. Обеспечение  своевременной обработки поступающей  и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2. Оперативный  учет прохождения документов, систематизация  и хранение документов текущего  архива.

3. Контроль  сроков исполнения документов  и их правильным оформлением.

4. Контроль  качества подготовки, правильностью  составления, согласования и оформления  документов, образующихся в процессе  деятельности Управления.

6. Учет  поступивших обращений граждан, сотрудников дошкольного образования  г. Ижевска, контроль их своевременного  и качественного рассмотрением  и принятием по ним необходимых  мер.

7. Формирование  дел исполненных документов в  соответствии с номенклатурой  дел Управления и передача  в ведомственный архив Управления.

В УДОиВ используются следующие виды документации:

- организационные документы (положение, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные  инструкции, правила внутреннего  трудового распорядка);

- распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения, приказы);

- документы по личному составу (приказы, договоры, в том числе  трудовые, личные дела, личные карточки  формы Т-2, лицевые счета по  зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские  балансы, акты ревизий, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и т.д.);

- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, факсы, телефонограммы, служебные записки и др.).

Как и в большинстве организаций в Управлении можно выделить 3 документопотока:

Входящий - документы, поступающие в Управление (документы вышестоящих органов власти - Президента УР, Администрации города Ижевска, Министерства образования и науки УР и т.д.; документы от подведомственных организаций (Центры дошкольного образования и воспитания районов города Ижевска); документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).

Исходящий - документы, созданные в УДОиВ и направляемые за пределы Управления.

Внутренний - документы, создаваемые и используемые в Управлении.

Благодаря специально разработанным маршрутам движения документов, можно определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Управление приведены в приложении Б, В.

Задача сектора контроля и кадровой работы заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.