Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления

Но несмотря на это в организации документооборота Управления существуют некоторые проблемы. В основном это потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов.

2.3 Уровень автоматизации ДОУ объекта

Основной технологический инструмент работы с документами в Управлении - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет. Компьютерная сеть УДОиВ имеет один центральный компьютер (сервер), к которому подключено 15 периферийных компьютеров, что обеспечивает высокую скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать) приведены в приложении Г.

Обеспечение информационной безопасности компьютерных сетей возложено на системного администратора.

Характеристика сервера: тип процессора - 2-ядерный процессор, частота - 2 гГц, объем оперативной памяти – 4 Гб, системное программное обеспечение - WindowsServer 2008.

Характеристика типового клиента: частота процессора - 1 гГЦ, объем оперативной памяти - 1 Гб.

На персональных компьютерах сотрудников установлена операционная система «WindowsXP», и содержится стандартный набор прикладных офисных программ MSOffice (MSWord, MSExcel, MSAccess, MSPowerPoint), InternetExplorer, FineReader, OutlookExpress, Win RAR, Win ZIP.

Безопасность обеспечивается рядом мероприятий, проводящихся в двух направлениях:

- обеспечение  целостности данных;

- защита  информации от несанкционированного  доступа.

Основные мероприятия, которые проводятся для защиты целостности данных:

- резервное  копирование наиболее ценной  информации;

- обеспечение  доступа к данным в режиме  только для чтения;

- защита  данных (файлов и папок) от удаления.

Для защиты информации персональных компьютеров сотрудников Управления используют:

1. Антивирусные программы, такие как ESET NOD32, которые постоянно обновляются.
2. Идентификация субъектов и объектов. Каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

Таким образом, была дана характеристика Управления дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска. Это структурное подразделение Администрации города Ижевска с небольшим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляет сектор контроля и кадровой работы.

Вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов).

Существует автоматизация отдельных операций с документами: хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов в вышестоящие, подведомственные и сторонние организации по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

Вывод

Для того, чтобы решить проблему автоматизации УДОиВ, необходимо внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы. Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

 

З ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

3.1 Критерии выбора систем автоматизации ДОУ

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота [16]. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.

В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.

Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.

Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДОиВ должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.

А.функциональные требования

Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.

1. Делопроизводство
• Создание документов (использование шаблонов)
• Регистрация документов
• Контроль исполнения документов
• Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)
• Ведение номенклатуры дел
• Подготовка статистических данных о документообороте
• Автоматический ввод информации с бумажных носителей

2. Организация электронного архива

• Архивирование документов
• Полнофункциональный поиск
• Безопасность хранения документов
• Организация доступа к документам архива

3. Обеспечение задач электронного документооборота

• Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)
• Работа с электронными файлами
• Средства криптозащиты
• Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи

4. Управление документооборотом

• Управление потоками документов внутри организации
• Передача документов на исполнение
• Контроль движения (передачи) документов
• Контроль действий пользователей
• Маршрутизация документов
• Согласование документов
• Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов

5. Управление деловыми процессами

• Совместная работа над документами в режиме реального времени
• Работа с удаленными офисами и подразделениями
• Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах
• Получение уведомлений от системы электронного документооборота
• Работа со справочниками

Б. Системно-технические требования

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.

1. Программная реализация

• Технология клиент-сервер
• Технология интернет/интранет
• Поддержка стандартов открытых систем
• Наличие средств разработки приложений
• Наличие средств сканирования документов
• Удобный интерфейс

2. Сетевая ОС для серверной части

• WindowsServer 2008

3. Сетевая ОС для клиентской части

• Windows ХР

4. Эксплуатационные требования

• Надежность автоматизированной системы
• Безопасность системы
• Администрирование системы
• Количество одновременно работающих пользователей – до 100

5. Адаптационные возможности

• Простота и удобство при внедрении системы
• Удобство настройки системы
• Возможность развития системы

Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.

3.2 Выбор программных  продуктов

Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, то есть с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности учреждения. Для этого были использованы информационно-рекламные материалы конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов, журналы, публикации, результаты сопоставительного анализа, сайты фирм-разработчиков в Интернете. Это позволит предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор. Безусловно, некоторые предложения будут отсеяны еще на предварительной стадии по функциональным соображениям (к примеру, программный продукт не предоставляет возможности документооборота, а этот критерий определен  как один из самых важных), а после ценовым, (цена намного превосходит возможности учреждения). Для выбора АСДОУ были взяты 4 альтернативные варианты программного обеспечения (Directum, БОСС-Референт, Олимп – Делопроизводство, DocsVision), которые будут оцениваться на первой стадии по назначению и возможностям системы.

1. Название:Directum

Производитель и распространители в России:Компания DIRECTUM (НПО Компьютер)

Предназначение:Cистема электронного документооборотаи управления взаимо-действием

Возможности:

Управление электронными документами

- создание  и хранение различных неструктурированных  документов (тексты MicrosoftWord, таблицы MicrosoftExcel, схемы MicrosoftVisio, рисунки CorelDraw, видео  и пр.);

- поддержка  версий документов и ЭЦП;

- структурирование  документов по папкам;

- назначение  прав доступа на документы;

- история  работы с документами;

- полнотекстовый  и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами

- поддержка  процессов согласования и обработки  документов на всех стадиях  жизненного цикла (docflow);