Ведомственные и негосударственные архивы

Ведомственные и негосударственные архивы

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. "Ведомственные  архивы"

1.1 Виды ведомственных  архивов.

1.2 Главные задачи  и функции ведомственного архива.

1.3 Права и  ответственность ведомственного  архива.

1.4 Нормативно-правовая  основа ведомственных архивов.

1.5 Современное  состояние и перспективы развития  ведомственных архивов.

Глава 2: "Негосударственные  архивы".

2.1 Частные архивы.

2.2 Архивы политических  партий и других общественных  организаций.

2.3 Общественные  – исторические архивы.

2.3.1 Народный  архив.

2.3.2 Архив Правозащитного  центра "Мемориал".

2.3.3 Международный  Фонд социально-экономических и  политологических исследований (Горбачев-Фонд).

Заключение.

Введение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и  предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным  хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и  муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Для обеспечения  сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с  этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность  данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счете, на обеспечение  всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить – каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Целью дипломной  работы является изучение современной  организации и перспектив развития ведомственных архивов в Российской Федерации.

На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

1) дать определение  понятию "ведомственный архив", рассмотреть виды ведомственных  архивов;

2) определить  функции, задачи, права и ответственность  ведомственных архивов;

3) проанализировать  нормативно – правовую базу  деятельности ведомственного архива;

4) определить  перспективы развития ведомственных  архивов.

Источниками для  написания данной работы послужили  нормативно правовые документы:

Федеральный закон  об Архивном деле в Российской Федерации,

Федеральный закон  об информации информационных технологий и защите информации, а также нормативно – методическая литература (правила работы государственных и ведомственных архивов).

Также при подготовке дипломной работы была использована литература следующих авторов: Е.В. Алексеева, Е.М. Бурова, А.Н. Артизов, В.А. Еремченко, Б.Н. Альбрехт, М.П. Жукова.

Глава 1. Ведомственные архивы

Помимо архивных учреждений, специально созданных для  работы в

области архивного  дела, в каждой организации существует свой архив.

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда

РФ, не входят в  систему государственной архивной службы, но являются

источниками пополнения АФ РФ.

Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный

архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы

подведомственных  организаций, и архив низового учреждения, предприятия.

В структуре  учреждения может не быть специального подразделения –

архива, и в  штатном расписании может отсутствовать  должность архивного

работника, но архив  все равно существует. В таком случае руководитель

учреждения  назначает приказом работника, ответственного за архив.

Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают

сохранность и  учет документов, приведение их в порядок, организацию

использования, а так же своевременную передачу их на государственное

хранение. Все работы с  документами в ведомственном  архиве ведутся с

соблюдением правил, устанавливаемых  Росархивом.

1.1 Виды  ведомственных архивов

Итак, кроме  государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. Ведомственные архивы выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных  Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных  подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования  в соответствии с Правилами и  подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости  от объема документов архив создается  как самостоятельное структурное  подразделение организации или  подразделение в составе службы документационного обеспечения  управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Как было сказано  выше, ведомственный архив – понятие  широкое. Сюда входят и центральный  архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

В положение  об архиве включаются следующие разделы:

-основные положения;

- состав документов  архива;

-задачи и  функции архива; права архива;

-организация  работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным  подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим  учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

В зависимости  от компетенции (функций) организации  могут создаваться следующие  виды архивов:

центральный архив  федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный  архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных  системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации  и ее предшественников. Центральный  отраслевой архив хранит документы  организаций отрасли всех уровней  подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

Объединенный  архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или  однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.

Объединенные  ведомственные архивы создаются  в целях обеспечения сохранности  документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное  использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество. Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

научно-технический  архив;

аудиовизуальный архив;

архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят:

а) законченные  делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

б) фонды ликвидированных  организаций и предприятий, входивших  в систему учреждения, а также их предшественников;

в) личные фонды  деятелей науки, техники, литературы, искусства  и наиболее выдающихся новаторов  производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных  ему учреждениях. Кроме того, в  архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива  от 6 февраля 2002 г.).

1.2. Главные  задачи и функции ведомственного архива

Основные правила  работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

- комплектование  архива документами, состав которых  предусмотрен положением об архиве;

- учет и обеспечение  сохранности документов;

- создание научно-справочного  аппарата к документам архива;

- использование  хранящихся в архиве документов;

- подготовка  и передача документов, относящихся  к Архивному фонду Российской  Федерации, на постоянное хранение  в соответствии со сроками  и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда  Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России Основные правила работы архивов организаций.

В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения – источника комплектования и профиля архива. Перечислим кратко основные функции архива.

Функция комплектования архива.

1. Прием документов  из структурных подразделений  и фондов личного происхождения.  Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций – источников комплектования рассматривается ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.