Хранение архивов

1.

Ежедневно, выполняя свою работу, мы создаем новые документы, используем и изменяем имеющиеся, а также  применяем созданные заранее  заготовки (шаблоны). Весь этот процесс  осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть — в электронном  виде. Безусловно, многие компании сегодня  внедряют системы электронного документооборота, но как быть с теми материалами, которые  уже накоплены организацией, а  также с теми, которые требуется  хранить в бумажном виде?

Как правило, в таких случаях  для хранения необходимой информации организуется архив — выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности  документации, а руководствуется  решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение  документов. По крайней мере, такая  ситуация типична для многих государственных  учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.

Как подобная организация  труда влияет на производительность сотрудника? Давайте рассмотрим часто  встречающийся пример — сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:

• Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.
• Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.
• Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.
• После ознакомления вернуть этот документ в архив.

Если мы используем подобную схему, то у нас могут возникнуть определенные трудности.

Во-первых, длительность процедуры. Для получения документа из архива, как правило, требуется несколько  дней. Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать  разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному  сотруднику. В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может не знать, что  документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого сотрудника.

Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют  ограниченный срок хранения в связи  с естественным износом.

Для выхода из сложившейся  ситуации прибегают к использованию  электронных архивов, которые:

• обеспечивают надежность хранения информации;
• сводят к минимуму потери информации;
• сокращают время на поиск;
• позволяют организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;
• позволяют организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;
• обеспечивают достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;
• позволяют знать о местонахождении оригинала документа;
• позволяют проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

 Электронный  архив - это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск¹. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Он представляет собой  информационную систему, специальное  программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации  в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

 

Электронные архивы предприятий  являются основой системы производственного  документооборота и содержат, как  правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных  и т.п.) и электронные документы. Все чаще архивируется и корпоративная  электронная корреспонденция. Основная задача архива – обеспечить сохранность данных. Создается картотека дел, которая хранит информацию о том, где находится документ, отслеживает, кто его запросил, на какой срок, и когда должен вернуть. В архиве должна быть предусмотрена возможность делать выборки файлов по указанным параметрам, например, по сроку хранения, чтобы вовремя избавляться документов, не требующих хранения.

 

 

1.2.Основные функции и виды электронных архивов их особенности:

Электронный архив включает следующие базовые  функции:

• управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
• имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
• поточный ввод — ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
• управление Web-контентом;
• системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности  системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

• для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
• для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
• для архивов финансовой (платежной) документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Система автоматизации архивного  делопроизводства необходима для архивного  подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.

Электронный архив подразделяется на такие виды, как:

 

Электронный архив финансово-договорной документации

В любой компании есть первичная  документация – договоры, соглашения, счета, акты, счета-фактуры, товарные накладные  и прочее. Когда накапливается  большое количество такой документации, хранить ее в бумажном виде становится неудобно. Электронный архив в  данном случае призван обеспечить сохранность  и конфиденциальность всей финансовой документации и наладить быстрый  поиск необходимого документа по заданным параметрам, например, по названию контрагента или номеру заказа. Структура такого архива достаточно проста: документы формируются по контрагентам, далее по договорам, либо по сделкам-заказам.

Электронный архив проектной документации

Электронный архив проектной  документации позволяет проектным  организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные  записки и многое другое. Организован он может быть двумя разными способами: как библиотечная система, когда определенным образом структурируется бумажный архив, а в информационной системе отображается адрес документа: как «в шкафу», на какой полке хранится документ, у кого он и т.д. или, как электронный архив, содержащий электронные версии бумажных документов.

Если в первом случае основной задачей системы является учет существующей документации, то организованная по второму  типу система позволяет осуществлять совместную работу с документами  и иметь быстрый доступ к самым  поздним их версиям. Необходимые  документы всегда под рукой, их легко  найти по определенным параметрам. Здесь важно учитывать возможность  изменения документов в системе, то есть архив должен быть интегрирован с программами для работы. Также  стоит обратить внимание на возможность  хранения большого объема данных в  системе.

1. Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации;

 

Электронный архив технической документации

Электронный архив технической  документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой  товаров. Он обеспечивает хранение сопутствующей  технической документации (руководства  пользователя, технические характеристики и прочее.) Он нужен для бесперебойной  работы производственных предприятий, совершенствования и развития ассортимента выпускаемых товаров. Так система позволяет отслеживать гарантийные сроки оборудования и всегда напомнит, что пришло время планово-предупредительного ремонта. Особенностью такого архива является то, что документация в нем прикрепляется, как правило, к базе данных оборудования.

Электронный архив кадровой документации

Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов  внутри компании строится на привязке документов к личной карточке сотрудника. Он содержит в себе документы, созданные  непосредственно в системе (приказы, распоряжения и т.п.) и поступившие  извне (копии паспорта, трудовой книжки, дипломов и прочее.) Чтобы создать  в организации такой архив, важно, чтобы система, на базе которой он формируется, соответствовала требованиям 152 статьи Федерального Закона РФ о  персональных данных.

Электронный архив конструкторской документации

Электронный архив конструкторской  документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности. Такой архив –  это, прежде всего, база наработок компании. Одной из важнейших проблем автоматизации  как раз и является включение  в оперативную работу имеющегося на предприятии бумажного архива. Для удобства работы очень важно, чтобы программное обеспечение  для архивирования конструкторской  документации было тесно интегрировано  с программами типа САПР.

Определив, какие виды и  функции свойственны электронному архиву, не следует забывать и об этапах создания электронного архива.

 

К этапам создания архива электронных  документов компании (далее ЭА) можно  отнести

следующие:

1. Определение целей и  задач внедрения ЭА.

2.Определений детальных  требований к ЭА.

3. Адаптация и настройка  системы ЭА в соответствии  с бизнес-процессами

организации и одновременная  адаптация бизнес-процессов организации.

4. Подготовка к сканированию  и перевод в электронный вид  бумажного

архива на профессиональномоборудовании.

5. Подготовка технической  инфраструктуры организации (серверы,

дисковыемассивы).

6. Ввод отсканированной  документации (ввод: разовый/поточный,

распознавание, верификация, атрибутирование).

7. Интеграция электронного  архива в информационное пространство

предприятия (ERP, учетная  система, CAD/CAM/CAE-системы).

 

• Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание;
• Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях);

Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

• Сканирование. Документы сканируются с использованием сканирующих устройств (обычных или поточных сканеров, МФУ и т. д.), которые поддерживают необходимые типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. Плохо отсканированные документы сканируются вновь.
• Преобразование. Отсканированный документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы хранения и производственным стандартам. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.
• Атрибутирование/индексирование. На данном этапе каждому документу автоматически или вручную ставятся в соответствие ключевые слова, по которым впоследствии будет производиться поиск, или же создается полнотекстовая база данных.
• Необходимо различать залповый ввод — единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд — и текущий ввод — сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.
• Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.