Хранение архивов

электронный архив документ хранение

Нормативное и  методическое обеспечение  
Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (22 октября 2004 г. №125-ФЗ) лишь обозначает включение электронных документов в Архивный фонд РФ. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в «Основных правилах работы организаций» (2002)[4],«Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (проект, 2003) и «Основных правилах работы с научно-технической документацией в архивах организаций» (проект, 2004).  
 
Однако, несмотря на то что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в архивах, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов (обеспечении сохранности, учете, описании и т.д.). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.  
 
Еще в 1980-х гг. в нашей стране был подготовлен ряд ГОСТов, касающихся оборота и хранения машиночитаемых документов:  
 
– ГОСТ РД 50-524–84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. М., 1985.  
 
– ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985.  
 
– ГОСТ 28388–89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1990.  
 
Однако эти ГОСТы давно морально и технологически устарели, так что в полном объеме их применение невозможно.  
 
В 2005 г. во ВНИИДАД подготовлен проект «Рекомендаций о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов», которые подробно касаются большинства проблем архивного хранения электронных документов. Есть надежда, что уже в этом году он будет одобрен Росархивом и опубликован в качестве методическим рекомендаций.  
 
Среди зарубежных практических разработок следует отметить две наиболее полезные, которые затрагивают организацию работы с электронными документами как на этапе делопроизводства, так и в архиве:  
 
– «Model Requirements for The Management of Electronic Records. European Communities, 2001» («Общие требования к работе с электронными документами». Европейская Комиссия. Рекомендации по управлению электронными документами).  
 
– «Electronic Records: a Workbook for Archivists», 2005. International Council on Archives. Committee on Current Records in an Electronic Environment («Электронные документы: рабочая книга архивистов», 2005. Комиссия по современным документам в электронной среде Международного комитета по делам архивов) (www.ica.org/biblio.php?pdocid=285).  
 
Условия и режимы хранения носителей с электронной информацией регламентируются следующими стандартами ISO:  
 
– ISO 18921. Imaging Materials. Compact Disc (CD-ROM). Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Компакт-диски CD-ROM. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).  
 
– ISO 18923:2000. Imaging Materials. Polyester-Base Magnetic Tape. Storage Practices (Полиэфирные магнитные ленты. Правила хранения).  
 
– ISO 18925:2002. Imaging Materials. Optical Disc Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения).  
 
– ISO 18926. Imaging Materials. Life Expectancy of Information Stored on Magneto-Optical (MO) Discs. Method for Estimating, Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Долговечность информации, хранящейся на магнитооптических дисках. Метод оценки, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).  
 
– ISO 18927:2002. Imaging Materials. Recordable Compact Disc Systems. Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Материалы для получения изображения. Компакт-диски с однократной записью информации. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).  
 
– ISO 18933. Imaging Materials. Magnetic Tape. Care and Handling (Магнитная лента. Хранение и обращение).