Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание?

Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание?

 

В любой организации для систематизации данных о работниках кадровики ведут личные карточки по форме Т-2 *(1). Кроме того, могут быть оформлены личные дела сотрудников. О том, обязательно ли вести личное дело, что входит в его состав, как оформляется, ведется и хранится личное дело, мы расскажем в нашей статье.

 

Обязательность ведения личного дела

 

В трудовом законодательстве, а также действующих инструкциях по делопроизводству понятие "личное дело" не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Положение). Также обязанность ведения личного дела установлена федеральными законами от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".

Получается, что организации и учреждения, не относящиеся к государственной или муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Но мы рекомендуем вести личные дела и иным бюджетным учреждениям, и вот почему.

Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) и гл. 14 ТК РФ: персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а так же имущественное положение, образование и доходы работника. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.

Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче будет передать на архивное хранение.

 

Состав личного дела

 

Итак, как мы сказали выше, личное дело - это комплект документов, содержащих персональные данные работника. Для государственных служащих состав личного дела определен Положением. В частности, к нему приобщаются:

- письменное заявление с просьбой  о поступлении на гражданскую  службу и замещении должности  государственной гражданской службы  РФ;

- собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

- документы о прохождении конкурса  на замещение вакантной должности  гражданской службы (если гражданин  назначен на должность по результатам  конкурса);

- копия паспорта и копии свидетельств  о государственной регистрации  актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, присвоении ученой степени, ученого звания;

- копии решений о награждении  государственными наградами, присвоении  почетных, воинских и специальных  званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- копия акта государственного  органа о назначении на должность  гражданской службы;

- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных  дополнительных соглашений, которыми  оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

- копии актов государственного  органа о переводе гражданского  служащего на иную должность  гражданской службы, о временном  замещении им иной должности  гражданской службы;

- копии документов воинского  учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия акта государственного  органа об освобождении гражданского  служащего от замещаемой должности  гражданской службы, о прекращении  служебного контракта или его  приостановлении;

- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- копия страхового свидетельства  обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке  на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

- медицинское заключение установленной  формы об отсутствии у гражданина  заболевания, препятствующего поступлению  на гражданскую службу или  ее прохождению;

- иные документы.

В других бюджетных организациях, не относящихся к государственной службе, кадровый работник самостоятельно формирует личное дело, руководствуясь указанным перечнем. Для этого заводится специальная папка (например, картонный скоросшиватель "Дело"), в которую подшиваются документы, касающиеся конкретного работника, в частности:

- личная карточка;

- копии документов об образовании;

- характеристики и рекомендательные  письма;

- личные заявления работника, приказы  и распоряжения по личному  составу, касающиеся данного работника;

- справки, объяснительные, фотографии;

- иные документы.

 

Оформляем личное дело

 

Для оформления личного дела рекомендуем пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2), а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(3) (далее - Перечень).

Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.

Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку*(4), прежде всего нужно оформить его обложку. Для удобства использования и хранения заголовок дела необходимо перенести из номенклатуры дел. Приведем пример.

 

                 МЛПУ "Городской противотуберкулезный  диспансер"

                (наименование предприятия, организации, учреждения)

                                                 ┌──────────────────────┐

                                                 │Фонд N                │

                                                 │      ────────────────┤

                                                 │Опись N   2 л/с       │

                                                 │       ───────────────┤

                                                 │Дело N     2          │

                                                 │       ───────────────┤

                                                 └──────────────────────┘

                               Личное дело N 26

                         Пахомова Варвара Романовна

                         (фамилия, имя, отчество)

 

  ┌──────────────────────┐                      Дата начала: 22.10.2005

  │Фонд N                │                      Дата окончания: 11.05.2010

  │      ────────────────┤                      На 69 листах

  │Опись N   2 л/с       │                      Хранить 75 лет

  │      ───────────────┤

  │Дело N     2          │

  │       ───────────────┤

  └──────────────────────┘

 

Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника.

Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов и лист-заверитель, а также пронумеровать листы.

Отдельно скажем про внутреннюю опись, которая представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Приведем пример оформления внутренней описи личного дела.

 

                    Опись документов личного дела

 

                       Тропининой Анны Петровны

                      ─────────────────────────

                   (фамилия, имя, отчество работника)

┌───┬───────────────┬─────┬──────────┬─────────────┬──────┬────────────────┐

│ N │ Наименование  │Коли-│   Дата   │  Кому выдан │Номера│   Примечание   │

│п/ │   документа   │чест-│  выдачи  │   документ  │листов│                │

│ п │               │ во  │документа │             │ дела │                │

│   │               │лис- │          │             │      │                │

│   │               │ тов │          │             │      │                │

├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────┤

│ 1 │  Заявление о  │  1  │          │             │ 1-2  │                │

│   │   приеме на   │     │          │             │      │                │

│   │    работу     │     │          │             │      │                │

├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────┤

│ 2 │ Копия диплома │  2  │06.07.2010│Петрова А.И.,│ 3-5  │    Вернула     │

│   │об образовании │     │          │   старшая   │      │   12.07.2010   │

│   │               │     │          │  медсестра  │      │                │

├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────┤

│ 3 │     Копия     │  1  │          │             │  6   │N 325-425-963-52│

│   │ свидетельства │     │          │             │      │                │

│   │ обязательного │     │          │             │      │                │

│   │  пенсионного  │     │          │             │      │                │

│   │  страхования  │     │          │             │      │                │

├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────┤

│ 4 │   Трудовой    │  5  │          │             │ 7-11 │ от 22.06.2010  │

│   │    договор    │     │          │             │      │    N 23-06     │

├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────┤

│ 5 │Приказ о приеме│  1 │          │             │  12  │ от 22.06.2010  │

│   │   на работу   │     │          │             │      │     N 6-к      │

├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────┤

│...│...            │...  │...       │...         │...   │...             │

└───┴───────────────┴─────┴──────────┴─────────────┴──────┴────────────────┘

 

Специалист отдела кадров          Морозова               /Н.В. Морозова/

 

Не рекомендуем включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения - до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и пр.). Срок хранения документа поможет определить Перечень.