Личное дело: порядок ведения и оформления

 

Федеральное агентство по образованию

Байкальский государственный университет экономики и права

Факультет управления человеческими ресурсами

Кафедра экономики труда и управления персоналом

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине  «Делопроизводство в кадровой службе»

Личное дело: порядок ведения и оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Содержание.

 

Введение…………………………………………………………………………...2

Глава 1 Глава  1. Оформление и ведение личных дел…………………………..3

1.1. Оформление личного  дела……………………………………………………3

1.2. Ведение личных дел……………………………………………………….......9

1.3. Сдача личных дел  в архив……………………………………………………13

Глава 2. Типичные ошибки в оформлении и ведении личных дел…………….17

2.1. Возможные ошибки и  варианты их исправления………..............................17

2.2. Ответственность за  ненадлежащее ведение личных дел……………………19

Заключение………………………………………………………………………….21

Список литературы…………..……………………………………………………..22

Приложения……………………………………………………………………........23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

     Большое значение  в нашей жизни имеют кадровые  документы, в том числе и личные  дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании  взаимоотношений между сторонами  трудовых правоотношений и определяют  их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой  документации актуально в современных  условиях. В условиях рыночных  отношений, с созданием большого  числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема  правильного документирования трудовых  правоотношений, организации работы  и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность  темы. На многих предприятиях  из-за некомпетентности кадрового  отдела, зачастую из-за неправильного  ведения и хранения документации  по личному составу, работники  этого предприятия не могут  в дальнейшем оформить свои  документы соответствующим образом  и сталкиваются с рядом всевозможных  проблем, а именно: проблемы с  пенсионными выплатами, налоговыми  отчислениями и т.д. Важнейшая  роль этих документов в жизни  каждого человека зачастую недооценивается  руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении  кадровой документации не просто  выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований  трудового законодательства.

     Актуальность  выбранной  темы обуславливается  недостаточным  вниманием многих организаций  к вопросам документационного  обеспечения работы с персоналом. Это иногда выражается в такой  степени, что накладывает отпечаток  на всю последующую трудовую  жизнь человека, - ведь в управленческой  деятельности документ выступает  и как предмет труда, и как  результат труда. Отсюда повышенное  требование к точности, предъявляемое  при ведении документов. Целью  данной курсовой работы является  изучение организации оформления  и ведения личных дел работников. В связи с поставленной целью  в работе решались следующие  задачи:

1) дать  понятие личному делу  и его составляющим частям;

2) рассмотреть главные этапы  оформления и ведения личных  дел;

3) рассмотреть  возможные ошибки  в оформлении  и ведении личных  дел, а также  ответственность  за их допущение.

     Объектом  исследования  в данной курсовой работе являются  ошибки, допускаемые при  оформлении  и ведении дела, а предметом  исследования - оформление и ведение  личных дел.

 

   

 

 

 

 

 

Глава  1. Оформление и ведение личных дел

1.1. Оформление личного  дела

 

     Личное  дело –  это совокупность личных документов  работника, которые содержат наиболее  полные сведения о нем и  его трудовой деятельности.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих. Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также "характеристика работника, не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:

• Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

1. анкета, автобиография, резюме;

2. личное заявление о приеме на работу;
3. копии документов об образовании;
4. рекомендации и характеристики;
5. медицинские справки;
6. трудовой договор;
7. выписка из приказа о приеме на работу;
8. выписки из протоколов об избрании на должность;
9. выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
10. личная карточка.

• Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

1. выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
2. копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
3. копии документов об образовании, повышении квалификации;
4. аттестационные листы;
5. служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
6. акты, уведомления и т. д.

• Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

 

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".

На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

     Оформление  личных  дел включает в себя комплекс  работ по технической обработке  документов: составление внутренней  описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация  листов, оформление обложки. Теперь  подробно остановимся на каждом  этапе оформления дела.

     Оформляем обложку. Обложка  каждого дела оформляется по  установленной форме. На верхнем  поле обложки указывается в  именительном падеже наименование  организации. Если у организации  есть официальное сокращенное  название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование  структурного подразделения. Если  наименование организации или  подразделения менялось в течение  периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба  названия. Прежнее название указывается  в скобках. На обложке необходимо  указать порядковый номер дела  по описи (архивный шифр) и индекс  дела по номенклатуре. Из номенклатуры  также переносится на обложку  дела срок хранения документов. На делах постоянного срока  хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается  в правом нижнем углу обложки  дела. Обязательно нужно отразить  информацию о дате дела. Почти  всегда датой дел являются крайние даты документов дела (Приложение 1).

     Подшиваем (переплетаем) дело. Подшивка в папку  скоросшиватель  или переплет в жесткую  корочку  обеспечивает сохранность  документов, включенных в дело. Как правило, для переплета документов организация  приглашает специалиста. Но можно  переплести дело и самостоятельно. Прежде всего необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

     Нумеруем  листы. Нумерация  необходима для  того, чтобы обеспечить  сохранность  документов дела  и закрепить порядок  их расположения. Количество листов в  деле указывают  на обложке. Необходимо пронумеровать  все листы, кроме листов внутренней  описи и листа с заверительной  надписью. Листы внутренней описи  нумеруются отдельно. Номера листов  проставляются в правом верхнем  углу простым карандашом. Если  вы найдете ошибку в нумерации  листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и  рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные  листы, поставьте дополнительные  номера. Дополнительные, ранее пропущенные  номера называют литерными. Они  содержат порядковый номер предыдущего  листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих  изменениях в нумерации заносятся  в лист-заверитель дела.

     Составляем  внутреннюю  опись. Внутренняя опись - это  оглавление, перечень материалов, помещенных  в дело. Внутренняя опись содержит  информацию о заголовках документов  и о номерах листов, на которых  расположен каждый документ. Внутренняя  опись составляется для учета  документов в деле и помогает  оперативно найти необходимый  документ. Каким бы полным ни  был заголовок дела, по нему  не всегда однозначно можно  определить содержание документа. Например, из заголовка «Личное  дело» прямо не вытекает, что  в соответствующем деле содержится  автобиография, копии документов  об образовании, копии приказов  по личному составу или что-либо  еще. А, открыв личное дело и  прочитав внутреннюю опись, вы  будете точно знать, какие документы  вы сможете найти в личном  деле сотрудника. Поэтому для  кадровика очень удобно для  повседневной работы иметь внутреннюю  опись в личных делах сотрудников (Приложение 3).

     Составляем заверительную  надпись. Заверительная надпись  учитывает количество листов  в деле и фиксирует особенности  их нумерации. Кроме того, все  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, присоединение новых  документов) отмечаются в листе-заверителе  дела, который располагается в  конце каждого дела. Заверительная  надпись составляется на отдельном  листе и подписывается ее составителем  с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления .

     Личное  дело оформляется  на основании приказа о приеме  на работу. Порядок работы с  личными делами не закреплен  общегосударственными стандартами, поэтому предприятия по-разному  решают вопросы их оформления  и ведения. Личные данные необходимы  работодателю в целях продвижения  работника по службе, при установлении  размера заработной платы. Допуск  работника к информации, составляющей  служебную или коммерческую тайну, происходит также на основании  персональных данных работника. Личные дела, как правило, оформляются  на всех работников. Изначально  в личном деле хранятся документы, которые работник предоставляет  при приеме на работу, впоследствии  – все остальные документы, возникающие  в процессе трудовой деятельности  по месту работы. Состав документов, помещаемых в личное дело при  поступлении на работу, зависит  от того, на какую должность  принимается работник, в какой  конкретно службе он будет  работать, какова специфика его  трудовой деятельности и т.п.

     Оформление личных  дел осуществляет, как правило, кадровая  служба организации (специалист  по кадрам). А вот контроль над  оформлением и хранением личных  дел должен возлагаться на  руководителя организации.

       Когда формируются  личные дела отдельных категорий  рабочих, в них дополнительно  должны быть включены такие  документы, как: декларация о доходах, анкета, копия (выписка) протокола заседания  ученого совета, копия (выписка) протокола  общего собрания трудового коллектива, копия (выписка) решения учредителей  о назначении на должность  руководителя организации, направление  на работу службой.

     Декларация  о доходах  включается в личные дела лиц, уполномоченных на выполнение  государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также  иных работников в случаях, предусмотренных  законодательством.

     Копия (выписка) протокола  заседания ученого  совета включается  в личные дела научных  работников  и преподавателей высших учебных  заведений, прошедших конкурсный  отбор на замещение вакантных  должностей).

     Копия (выписка) протокола  общего собрания трудового коллектива  – для научных работников и  преподавателей высших учебных  заведений, прошедших конкурсный  отбор на замещение вакантных  должностей.

     Договор о материальной  ответственности  – для материально  ответственных  лиц.

     Трудовые  договоры  с работниками включаются в  состав личных дел, если это  решит кадровая служба или  специалист по кадрам. Когда личное  дело оформлено, документы включаются  в него в хронологической последовательности.