Управление и организация архивного дела (на примере ОАО «Кировский машиностроительный завод 1 Мая»)

- выдает в соответствии  с поступающими запросами архивные  копии и документы, составляет  необходимые справки на основе  сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

- осуществляет печатание  и копирование документов для  подразделений завода;

- выполняет отдельные  служебные поручения начальника  БД.

Таким образом, при анализе  управления и организации архивного хранения документов на ОАО «КМЗ 1 Мая» выявлены следующие проблемы:

- в архивохранилище  не соблюдается температурно-влажностный  режим;

- большая загруженность  архивохранилища;

- не в полной мере  выполняются требования к расстановке  стеллажей, предусматриваемые Основными правилами работы архивов организаций;

-  не имеется ПК, а также широкоформатного сканера у старшего архивариуса, (их покупка необходима для того что бы создать электронный архив).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Мероприятия по совершенствованию  управления и организации архивного дела

 

Для решения описанных  выше проблем  и совершенствования  организации архивного дела на ОАО  «КМЗ 1 Мая» можно предложить следующие шаги:

1.По проблеме не  соблюдения температурно-влажностного  режима:

- приобрести и установить контрольно - измерительный прибор (психрометр) нового образца.

Для устранения причин несоблюдения температурно-влажностного режима, необходимо произвести затраты:

- на покупку психрометра  - 2 500 руб.,

На приобретение оборудования не требуется больших временных затрат, как и на его установку.

2.По проблеме невыполнения  требований к расстановке стеллажей:

- отодвинуть стеллажи  от уличной стены на 45 см.

3.По проблеме большой загруженности архивохранилища:

- проработать вопрос  о хранении документов долгосрочного хранения на электронных носителях, (создание электронного архива).

 На устранение данных  проблем будут следующие затраты:

- покупка персонального  компьютера - 30 000 руб.,

- покупка сканера для  перевода бумажной документации  – 150 000 руб.

Что же представляет собой  создание электронного архива и  какие  преимущества он несет?

Электронный архив –  интегрированный  комплекс программных  и технических средств, предназначенный  для хранения архивных документов в  электронном виде.

Электронные архивы – относительно новая область, лежащая на стыке электронных технологий, документооборота. Происходящее переосмысление роли архивов на предприятии делает необходимой выработку стандартов в области электронных архивов.

Электронный архив включает следующие базовые функции:

- управление документами  и иерархической структурой архива (безопасность управления сервисами,  назначение документами атрибутов);

- имидж документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);

- поточный ввод –  ускорение занесения большого  массива типовых и разнородных  документов в систему;

- системы сообщений,  позволяющие пользователям обмениваться  сообщениями, а также назначать  задачи и отслеживать статус  их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

- для систем автоматизации  архивного делопроизводства –  формирование и оформление архивных  дел, автоматическое формирование  номенклатуры дел, учет и контроль  использования дел;

- для архивов нормативно-технической  документации – функция актуализации, напоминающая пользователю о  необходимости проверить актуальность  представленного в системе стандарта;

- для архивов финансовой  документации – функция выборки,  позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Основными этапами создания электронного архива являются:

1.Установка и настройка  системы электронного архива. На  данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование поточного ввода документов (промышленные сканеры).

2.Наполнение системы,  включающей в себя:

- сканирование документов - начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;

- ввод информации в  систему, включающей в себя  либо, как минимум, создание карточки  электронного документа с описывающими его атрибутами, либо - полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных.

В качестве программного обеспечения для автоматизированной системы, реализующей автоматизацию  основных процессов  архивной деятельности предприятия с документами, представленными как в электронном, так и в традиционном виде может быть выбрана система Lotus Notes, которой уже пользуются сотрудники завода.

Значительный интерес  представляют и вопросы законодательства, регламентирующего деятельность, связанную  с созданием и использованием электронных архивов, особенно общеобязательные и отраслевые нормативные акты федерального уровня. Кульминация законотворческой деятельности пришлась на 27 июля 2010 г., когда Президент РФ подписал ряд законов и внес изменения в уже действующий, кардинально меняющие ситуацию с электронными документами в России. Прежде всего, это изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Создание электронного архива позволит:

- повысит эффективность доступа и использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документами нескольких сотрудников, создание логических связей между документами;

- обеспечить доступ  к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;

- повысить достоверность информации за сет вносимых в документы изменений;

- снизить риски потери  или порчи важных документов.

При выборе сканера необходимо учитывать специфику предстоящей  работы и  опираться на конкретные задачи, которые с помощью этого  оборудования предстоит решать. В наши дни широкоформатные сканеры востребованы в машиностроении.

Принцип широкоформатного сканирования основан на двух технологиях — CCD (Charge-Coupled Device) и CIS (Contact Image Sensor). Сканеры на технологии CCD массивны, так как оптическая система, состоящая из линз и зеркал, увеличивает габариты устройства. По сравнению с CIS устройствами, в которых датчик находится в близком контакте со сканируемым изображением, CCD элемент требует большего фокусного расстояния, поэтому имеет большую глубину резкости. CIS технология не подразумевает использование линз и зеркал, благодаря чему такие сканеры отличаются более компактными размерами.

Основным недостатком CCD аппаратов считается невозможность  быстрого старта сканирования. Для того чтобы избежать искажения цвета, в большинстве моделей лампа сканера должна быть хорошо разогрета, а процесс этот может занимать длительное время. Лампу нужно поддерживать в рабочем состоянии, что в свою очередь, снижает ее ресурс и увеличивает расходы на электроэнергию.

Сканеры с технологией CIS готовы к работе сразу после включения, так как им не требуется время на прогревание. Важным преимуществом широкоформатных сканеров с CIS является низкое потребление электроэнергии, поскольку нет необходимости держать устройство постоянно в режиме ожидания.

 

 

 

 

 

Рис.3 Пример отсканированного изображения

 

 

Сканеры с технологией CCD чувствительны к вибрациям, перепадам температур и внешним воздействиям. Несмотря на массу явных преимуществ CIS технологии, в том числе и в цене, CCD активно используется уже много лет и обеспечивает точную, правильную цветопередачу для фото, графики. При работе с полиграфической продукцией, важна корректная, точная цветопередача, которую лучше всего обеспечивают сканеры с CCD.

В технологии CIS для подсветки оригинала сканируемого изображения используется светодиодная линейка LED. Такие сканеры нечувствительны к внешним воздействиям, а калибровка может потребоваться только при замене CIS-модулей. Высокая производительность, высокий контраст, надежность и простое обслуживание — отличительные характеристики технологии CIS. Данные широкоформатные сканеры активно используются в  машиностроении.

Подводя итог в сравнении этих двух технологий, можно выделить следующие плюсы и минусы каждой из них:

CIS сканеры:

«+» не требуют калибровки; не чувствительны к внешним воздействиям; компактны; отличаются высокой скоростью и хорошей геометрической точностью сканирования.

«-»  небольшая глубина резкости; чувствительность к боковой засветке.

CCD сканеры:

«+» точная цветопередача; большая глубина резкости; высокая разрешающая способность.

«-»большие габариты; чувствительны к внешним воздействиям; требуется периодическая калибровка и длительный прогрев лампы.

Для выбора сканера для  нашего архива мы проведем характеристику двух сканеров одного производителя.

Широкоформатные сканеры  ЭЛАР ПауэрСкан К600-А0-20/25 и К600-А0-50/40 предназначены для бесконтактного сканирования карт, книг, различного рода скрепленных документов больших форматов, а также негативов и позитивов. Эти комплексы позволяют оцифровывать различные оригиналы с высоким качеством.

Комплекс ЭЛАР ПауэрСкан  К600-А0-20/25 превосходно приспособлен для работы с различными оригиналами, его модульная конструкция позволяет оцифровывать книги высотой до 20 см и весом до 25 кг (К600-А0-50/40 - высота книг до 50 см, вес -до 40 кг). Книжная колыбель, встроенная в раму стола сканера, легко меняется на плоскую поверхность стола сканирования.

Технические  характеристики сканеров:

Характеристики	ПауэрСкан К600-А0-20/25	ПауэрСкан К600-А0-50/40
Способ  сканирования	Планетарный, бесконтактный, реверсный (двунаправленный).
Формат  оригиналов	Более чем DIN A0 – 1250 мм x 870 мм (49.2" x 34.2")
Тип фотосенсора	Линейный CCD сенсор 3x20400 dpi с автоматической системой фокусировки.
Разрешение	600 x 600 dpi оптическое  на формате DIN A0.  Выбор разрешения от 200 x 200 dpi до 1000 x 1000 dpi.
Качество  изображения	- Более 7 lp/mm при  оптическом разрешении 400x400 dpi.  - Более 11 lp/mm при оптическом разрешении 600x600 dpi.  - Более 18 lp/mm при оптическом разрешении 1000 x 1000 dpi.  - Нет искажения изображения, т.к. сканер расположен и движется вертикально над оригиналом под фиксированным углом.
Время сканирования	- В цвете 22,5 сек. при оптическом разрешении 400 x 400 dpi на формате DIN A0.  - В цвете 33,7 сек. при оптическом разрешении 600 x 600 dpi на формате DIN A0.  - Экспорт файлов в фоновом режиме во время сканирования.  - Возможен запуск сканирования немедленно после предыдущего.
Цветность	Внутренняя – в цвете 30 бит, в оттенках серого 10 бит  Выходная – в цвете 24 бит, в оттенках серого 8 бит, Ч/Б 1 бит
Книжная колыбель	- Рабочий стол  формата А0 для работы с картами  - Автоматизированная книжная колыбель формата А1 для работы с оригиналами размером до 1100 x 650 мм (43.3" x 25.6") с независимыми приводами панелей для оригиналов толщиной до 25 см (9.8") и весом до 25 кг (55.1 фунта)	- Рабочий стол  формата А0 для работы с картами  - Автоматизированная книжная колыбель формата А0 для работы с оригиналами размером до 1200 x 840 мм (47.2" x 33.1") с независимыми приводами панелей для оригиналов толщиной до 50 см (19.6") и весом до 40 кг (88.1 фунта)
Подсветка оригинала	- Высокочастотные  флуоресцентные лампы подсветки  оригинала.  - Без опасного ультрафиолетового и инфракрасного излучения.  - Система подсветки соответствует спецификации 2006/25/EC относящейся к группе «безопасных» в отношении к здоровью работников.  - Уникальная система, повышающая детальность отображения рельефа предметов и оригиналов.  - Система подсветки расположена ниже глаз оператора.
Форматы файлов	TIFF одностраничный  и многостраничный, TIFF G4, TIFF LZW, DNG, PNG, JPEG, JPEG2000, PDF
Интерфейс управления	- TWAIN драйвер  и API.  - Запуск сканирования: прижимным стеклом, педалью управления или с клавиатуры.
Стандартная комплектация	- Цветовые мишени Color Checker 24 для калибровки.  - USB педаль управления.  - Рабочая станция, мышь и клавиатура.  - Автоматизированная книжная колыбель формата А1 для работы с оригиналами размером до 1100 x 650 мм (43.3" x 25.6") с независимыми приводами панелей для оригиналов толщиной до 25 см (9.8") и весом до 25 кг (55.1 фунта).	- Цветовые мишени Color Checker 24 для калибровки.  - USB педаль управления.  - Рабочая станция, мышь и клавиатура.  - Автоматизированная книжная колыбель формата А1 для работы с оригиналами размером до 1200 x 840 мм (47.2" x 33.1") с независимыми приводами панелей для оригиналов толщиной до 50 см (19.6") и весом до 40 кг (88.1 фунта).

 

Исходя их предложенных характеристик, нам подходит сканер ЭЛАР ПауэрСкан К600-А0-50/40. Потому что, он способен выдержать документы весом до 40 кг, а это немаловажно т.к на предприятии имеется достаточно тяжелая документация, а также позволяет сканировать документы большего формата, чем ПауэрСкан К600-А0-20/25.

Подводя итоги вышесказанного, представим общую картину затрат на улучшение работы архива, в таблице:

Наименование	Сумма затрат, руб.
Широкоформатный сканер ПауэрСкан К600-А0-50/40	150 000
Компьютер	30 000
Прибор измерения температуры, (психрометр)	2 500
Итого	182 500

3.3 Экономическая  эффективность от предложенных  мероприятий

 

Внедрение электронного архива на предприятии влечет за собой  повышение эффективности по следующим  направлениям:

- экономия стоимости  ресурсов и материалов;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

- ускорение информационных  потоков;

- повышение продуктивности  работы сотрудников.

Экономия стоимости  ресурсов и материалов

Первым, самым наглядным и очевидным следствием внедрения электронного архива является сокращение затрат на:

- копирование и размножение  документов;

- приобретение и обновление  копировально - множительного оборудования.

Оценка показателей  эффективности применения электронного архива по фактору «Экономия стоимости  ресурсов и материалов» представлена ниже в таблице.

Таблица

Показатель	Числовое выражение  показателя
Сокращение затрат на копирование документов	Минимум в 10 раз
Степень использования  бумажных носителей информации сокращается  на	40 %
Сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов	До 3 – х раз