Теоретичні основи управлінського документознавства

• уніфікація, стандартизація та регламентація процесів створення, реєстрації, обігу (включаючи питання контролю за виконанням, оперативного використання інформації тощо), зберігання ЕД;
• виявлення закономірностей, пов’язаних з електронним документостворенням та обігом ЕД;
• дослідження потоків, життєвого циклу ЕД різних видів та у різних сферах (адміністративне управління, наука, виробництво тощо);
• уточнення та перегляд строків зберігання ЕД, обґрунтування їх для тих видів, що виникли в умовах нових економічних відносин;
• вирішення проблем організації автоматизованих інформаційно-пошукових систем, збереженості ЕД, пошуку, захисту їхньої інформації та доступу до неї;
• розроблення правових питань, пов’язаних із створенням, обігом та юридичною силою ЕД;
• розв’язання понятійно-термінологічних питань ЕД, пов’язаних з визначенням сутності ЕД, їхньою ідентифікацією, оригінальністю, повторюваністю інформації (зокрема, поняття “оригінал електронного документа” чи “копія електронного документа”);
• дослідження ЕД як історичного джерела.

Слід зауважити, що ряд питань загальної проблематики ЕД має бути вирішеним після прийняття законів України “Про електронний цифровий підпис” та “Про електронні документи та електронний документообіг”.

Дослідження у галузі управлінського документознавства значною мірою споріднені з науковою проблематикою, що реалізується за кордоном у сфері управління документацією (див. Розділ 4 Управління документацією за кордоном). Вище відзначалося про поширення в Україні терміна “управління документацією”*. Слід зазначити, що у нашій країні (як, до речі, і в Російській Федерації) його вважають відповідником терміна “діловодство”. Однак, управління документацією (УД) є значно ширшим за обсягом поняттям, оскільки охоплює сферу створення та обігу всіх службових документів в установі, у тому числі бухгалтерських, господарських, статистичних, з економічного розвитку (проекти, бізнес-плани) тощо. В Україні, як правило, процеси підготовки документів у так званому загальному діловодстві обмежуються організаційно-розпорядчими документами. Що ж стосується роботи з документами (функціонування документів) в установі, то у цій частині УД та діловодство значною мірою подібні, хоча й тут існують свої особливості, пов’язані з відмінностями його організації, встановленої ще за радянських часів (зокрема, це стосується організації процесів документообігу, контролю за виконанням документів, їхньої реєстрації тощо). З іншого боку, діловодні процеси за кордоном також розглядаються як головна складова УД.

Відзначимо, що в Україні (хоча наукових досліджень з УД ще не розпочато) існує ряд вітчизняних стандартів, розроблених як аналоги міжнародних, що певною мірою пов’язані з цією сферою, зокрема з електронного документостворення та документообігу. У найближчі роки має бути розроблений також український відповідник  
ІСО 15489-2001 “Інформація та документація. Управління документацією” (ISO 15489-2001. “Information and documentation. Records management”) (див. п. 4.2 ). Його підготовка є нагальною, виходячи з орієнтації сучасного управління в установі на дотримання загальносвітових вимог до управління економікою (зокрема, відповідно до IСO 9001), на засадах інформаційного менеджменту (управління інформацією в установі), складником якого є документаційний менеджмент. Цей стандарт, прийнятий в Україні як національний, у формулюваннях норм може деталізувати вимоги наміченого до розроблення проекту Закону України “Про діловодство”.

 

4. Зв’язки з іншими галузями знань

Найперше слід відзначити зв’язок управлінського документознавства та архівознавства, який вбачається у спільності об’єкта дослідження, причому у тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи з документами. Відповідно для документознавства такою сферою є діловодство, а для архівознавства – архівна справа. Ці практичні сфери є взаємозумовленими на підставі наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві.

Теорія управлінського документа не може не спиратися на розробки загального документознавства, оскільки фактично всі їхні основні завдання у цьому дослідницькому напрямі тотожні і різниця полягає тільки у більш широкому спектрі об’єктів дослідження в загальному документознавстві. Управлінське документознавство, як найбільш розроблений з таких напрямів, зосереджує увагу на класифікації управлінських документів, вивченні моделей їхніх характеристик, змісту та зовнішньої форми, у тому числі, при створенні електронних документів чи конвертації документної інформації паперових документів в електронну форму, на функціях управлінських документів у цілому чи номінально-видовому розрізах та окремих характеристиках документної інформації. І хоча управлінські документи при переході від динамічного до статичного стану зазнають функціональних змін, однак всі досліджувані управлінським документознавством характеристики документа враховуються архівознавством в плані вивчення документа як історичного джерела чи для задоволення інших запитів суспільства в ретроспективній інформації. З іншого боку, теорія управлінського документа, орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів (діловодство), розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів (номіналів) документів, тобто оптимальні характеристики таких документів, використовуючи засоби уніфікації та стандартизації. Саме у цьому аспекті досить виразно проявляються зв’язки документознавства з мовознавством або з тим конкретним його напрямом, що отримав назву “документна лінгвістика”. Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягти високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції.

З іншого боку, застосування засобів ділового мовлення не може бути достатнім для виконання такої функції, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої схеми управління, змісту управлінських зв’язків, і, як вже відзначалося раніше, впливу управлінської дії об’єкта, що керує, на керований об’єкт. Тобто, у даному разі можна констатувати зв’язки управлінського документознавства з теорією управління в суспільстві або теорією і практикою менеджменту.

Однак, розроблення уніфікованих документів та їхніх систем базується не тільки на теорії управління соціальними процесами. Тут враховуються також аспекти розгляду документа з юридичної точки зору. Раніше вже відзначалося, що управлінський документ – це документ, в результаті оформлення якого йому надається юридична сила. Дія документа як правового акта чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів зумовлена наявністю певних реквізитів (елементів бланка, підпису, відбитку печатки, резолюції тощо). Їхня фіксація є не тільки вираженням характеристик документа з юридичною силою, а й, водночас, має відповідні правові підстави, що обумовлені законодавчими актами. Підготовка такої правової бази, реалізація безпосередньо різних норм оформлення документів, їхнього обігу та користування ними визначає зміст зв’язків управлінського документознавства з юридичною наукою, тобто правознавством.

Розроблення уніфікованих систем документації, уніфікованих форм документів (як одного з головних напрямів досліджень з теорії управлінського документа) оптимізує процеси створення, опрацювання, зберігання таких документів та використання їхньої інформації в службах діловодства. Однак, вплив результатів роботи у цьому напрямі не обмежується сферою діловодства. У подальшому це позитивно позначається на проведенні експертизи цінності документів для передавання їх на постійне зберігання, де, як відзначалося раніше, чітко проявляються зв’язки управлінського документознавства як з архівознавством, так і з історичним джерелознавством. Тобто уніфікований документ, реквізити якого раціонально оформлені, зорієнтований не тільки на високоефективне його опрацювання, зберігання та користування ним в архівах, зокрема, при реалізації автоматизованих систем, а також й на раціональне використання його інформації як історичного джерела.

Безперечно, уніфікація і стандартизація не є єдиними чинниками, котрі сприяють підвищенню якості роботи з управлінськими документами. Технологія діловодства є тією галуззю практичних знань, на яку орієнтована значна частина досліджень управлінського документознавства. Регламентація та раціоналізація процесів і операцій роботи з документами в службах діловодства є одним з провідних завдань управлінського документознавства. Удосконалення підготовки та обігу організаційно-розпорядчих документів в умовах окремої установи, їх групи чи в масштабах галузі й держави у цілому, впливають на їхню діяльність, забезпечуючи виконання цими документами їхньої основної соціальної функції. Відповідно, таке документаційне забезпечення управління повинно мати обґрунтування з точки зору теорії управління і наявності правових норм для відповідного керування у масштабах установи, галузі чи держави.

Оскільки процес управління документацією розглядається в контексті інформаційного менеджменту, то управлінське документо-знавство пов’язано не тільки з теорією менеджменту, а й з інформаційною наукою. У межах цього напряму реалізуються зв’язки документознавства з психологічними аспектами сприйняття документної інформації. Технологія інформатики застосовується при розробленні та використанні автоматизованих систем діловодства (так зване “електронне діловодство”), під час вирішення зазначених вище проблем створення та обігу в установі електронних управлінських документів.

Інформаційна природа діловодних процесів зумовлює зв’язок управлінського документознавства не тільки з інформаційним менеджментом, а й у цілому з теорією комунікацій, яка також є частиною інформаційної науки. Однак, якщо змісту і характеру інформаційних зв’язків в установі документознавство приділяє досить значну увагу, то характер інформаційних потреб і сама особа споживача інформації в процесах управління документацією поки досліджені значно менше. У комплексі проблем інформаційного забезпечення управління актуальним є також вивчення потоків управлінської інформації, інформаційних ресурсів установи, форм і методів інформаційного забезпечення керівників.

Окремим і досить значним розділом управлінського документо-знавства є напрям, який досліджує історію управлінських документів, процесів їхнього створення, формування систем документації та їхнє функціонування. Такий напрям отримав назву історичного документо-знавства. У цьому контексті управлінське документознавство пов’язане з історією діловодства. Для управлінського документознавства історія державних установ є тією галуззю знань, що дає можливість зрозуміти зміст умов створення і функціонування документів, ясніше усвідомити характер завдань, які вони виконували, а також чим були зумовлені характеристики їхнього змісту та форми. Сама ж історія державних установ є відгалуженням історії держави і права, що ще раз засвідчує зв’язки управлінського документознавства з правознавством. З іншого боку, такий зв’язок проглядається також під час дослідження історичних управлінських документів як пам’яток юридичних відносин минулого. Дослідження управлінських документів різних історичних періодів як документальних пам’яток засвідчують зв’язки управлінського документознавства з комплексом спеціальних історичних дисциплін. Серед них слід назвати історичне джерелознавство, дипломатику (а також і неодипломатику), палеографію, сфрагістику та інші дисципліни джерелознавчого циклу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛІТЕРАТУРА

Основна

1. Про внесення змін до Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”: Закон України від 13 грудня 2001 року №2888-ІІІ // Архіви України. – 2002. – №1-3. – С.3-23.
2. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732-94. – К.: Держстандарт України, 1994. – 33 с.
3. Архівістика: Термінологічний словник / Авт.-упор.: К.Є.Новохатський, К.Т.Селіверстова та ін. – К., 1998. – 106 с.
4. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАКККіМ. – К., 2000. – С.99-125.

 

 

 

* Іноді українською мовою цей термін перекладають як “керування інформацією”.