Современные функциональные системы документации в Российской Федерации

Структура кода состоит из следующих элементов:

- алфавит

- разряд

- длина

- основание

Алфавит – это система знаков, принятых для образования индекса или кода. Различают:

- цифровой

- буквенный

- буквенно-цифровой

 

- штриховой алфавиты кода

Последовательность расположения знаков в коде определяется его разрядом, то есть позицией знака в коде. К примеру, код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из 7 цифровых десятичных знаков и

контрольного числа (КЧ). Он строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где первые две цифры обозначают класс форм документов, то есть принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 – Унифицированная система организационно-распорядительной документации); следующие две цифры обозначают подкласс форм документов (к примеру, 11 – документация по созданию организации, предприятия); затем следуют три цифры, которые содержат регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 231 – конкретная унифицированная форма документа, которой обозначается Устав); наконец, контрольное число, которое вводится во избежание ошибок при считывании и используется при проверке записи кода. Условным обозначением в структуре кода могут быть цифра, буква, штрих или пробел. Пробел – определенное расстояние между знаками (буквами, цифрами, штрихами), которое выполняет разделительную функцию и (или) выраженное в мм может означать число.

В штрих-кодах цифровую информацию несут ширина штрихов, пробелов и цифры внизу.

Длина кода – число знаков в коде без учета пробелов.

Основание кода представляет собой длину кода с учетом количества пробелов[11]. Любой технико-экономический или социальный показатель имеет одно наименование и один код независимо от того, в информационной системе какого типа или уровня этот показатель будет использоваться.

 В настоящее время для  идентификации в информационных  системах разработаны и широко  используются также и некоторые другие классификаторы. В частности, ГОСТ регламентирует стандартную нумерацию книг – ISBN и

 

сериальных изданий ISSN. Подобного рода нумерация изданий представляет собой совокупность цифр, например, ISBN 5-94621-080-7, где первая цифра 5 означает код России, следующие цифры 94621 – код конкретного издательства, полученный в Национальном агентстве ISBN Российской книжной палаты (в данном примере это код Участка оперативной ризографии и офсетной печати Редакционно-издательского отдела Томского государственного университета), цифры 080 – порядковый номер названия конкретной книги данного издательства («Документ в меняющемся мире»), наконец, цифра 7 – контрольное число кода ISBN. Подобного рода коды позволяют идентифицировать публикации независимо от времени и места их издания. Наряду с цифровым, используется также штриховой (линейный) код, в основе которого лежит, тем не менее, опять же цифровой код. Штрих-код представляет собой графическое изображение – комбинацию вертикальных полосок разной ширины и пробелов между ними. При этом в качестве базовой выступает ширина узкой полоски. Широкие же полоски являются кратными по ширине узким, либо находятся с ними в определенных соотношениях.

            При информационном обмене с  информационными системами других стран или международных организаций используются международные классификаторы информации, в частности, Международная патентная классификация (МПК), Международная классификация товарных знаков и услуг (МКТЗ) и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение 

 В работе организаций много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводственных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это требует с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой – формулирование и систематизация общих правил и норм составления основных документов.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Функции документа можно разделить на общие и специальные.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное

использование ПЭВМ при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список нормативных источников и литературы

Нормативные источники

1. Гражданский кодекс Российской  Федерации (части I, II, III) [Текст]: [принят Государственной Думой 5 марта 2003 г.: одобрен Советом Федерации 18 марта 2003 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2003 / М-во юстиции Рос. Федерации. -- М.: Юрайт-Издат, 2003.

2. Трудовой кодекс Российской  Федерации [Текст]: [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2007 / М-во юстиции Рос. Федерации. - М.: Юрайт-Издат, 2007.

3. ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами [Текст]: межгосуд. ст.-т. -- Введ. 2001-01-25. -- М.: Изд-во стандартов, 2002.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная  система документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов [Текст]. -- Введ. 2003-03-03. -- М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения [Текст]. -- Введ. 1998-02-27. -- М.: Изд-во стандартов, 2001. [6]

6. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации [Текст]: государственный стандарт. -- [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. -- М.: ВНИИДАД, 2004.

7. Электронная Россия (2002-2010 годы) [Текст]: Федеральная целевая программа: [принята Постановлением Правительства  Российской Федерации 28 января 2002 г. № 65]. -- М: Приор, 2003.

 

 

8. Об информации, информационных  технологиях и защите информации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной  Думой 27 июля 2006 г.]. -- М.: Фемида-Плюс, 2007.

9. О техническом регулировании [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. -- М.: Приор, 2003.

10. Об электронно-цифровой подписи [Текст]: федер. закон: [принят Государственной  Думой 13 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. -- М.: Приор, 2003.

11. Об организации и деятельности  администрации Иркутской области [Электронный ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят Постановлением Законодательного  собрания Челябинской области 16 апреля 1996 г. № 20/8-ЗС]. -- [5-е изд.]. -- М.: ООО НПП «Гарант-Сервис», 2007. -- 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). -- Загл. с экрана.

12. О профессиональных союзах, их  правах и гарантиях деятельности [Текст]: федер. закон: [принят Государственной  Думой 8 декабря 1995 г.]. -- М.: Приор, 2003.

13. О стандартизации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. -- М.: Приор, 2003.

14. Унификация текстов управленческих  документов [Текст]: методические рекомендации. -- [приняты и введён в действие  Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. -- М.: ВНИИДАД, 1998.

15. Положение об администрации  Губернатора Челябинской области [Текст]. -- [Утверждено постановлением  Губернатора Челябинской области  от 29 июня 2010 г. N 148].

 

16. Постановление Губернатора  Челябинской области от 01.03.2004 N 86 "О внесении изменений в  Постановление Губернатора Челябинской  области от 19.02.2003 N 61" (вместе со "Структурой управления делопроизводства  Правительства Челябинской области", "Штатной численностью управления делопроизводства Правительства Челябинской области")[введено руководителем администрации Губернатора Челябинской области].: администрация Губернатора Челябинской области.

17. Инструкция по делопроизводству  в администрации Губернатора Челябинской области [Текст]. -- [введена начальником управления документационного обеспечения]. --: администрация Губернатора Челябинской области.

18. Должностная инструкция копировальщика  копировального бюро управления  документационного обеспечения аппарата Губернатора Челябинской области [Текст]. -- [введена начальником управления документационного обеспечения]: администрация Губернатора Челябинской области.

19. Должностная инструкция архивиста  архива управления документационного  обеспечения аппарата Губернатора Челябинской области [Текст]. -- [введена начальником управления документационного обеспечения]: администрация Губернатора Челябинской области.

20. Должностная инструкция инспектора  отдела учёта и контроля исполнения  документов управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Челябинской области [Текст]. -- [введена начальником управления документационного обеспечения]: администрация Губернатора Челябинской области.

21. Должностная инструкция инспектора  отдела приёма и отправки корреспонденции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Челябинской области [Текст]. -- [введена начальником управления

 

документационного обеспечения]: администрация Губернатора Челябинской области.

22. Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в администрации Губернатора Челябинской области [Текст]. -- [введена начальником управления документационного обеспечения]: администрация Губернатора Челябинской области.

Литература

23. Басаков, М. И. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов / М. И. Басаков. -- Ростов н/Д : Феникс, 2007. -- 480, [3] с.

24. Бондырева, О. И. Документирование  управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О. И. Бондырева. -- М.: Высшая  школа, ИНФРА-М, 2006. -- 474, [8] с.

25. Виханский, О. С. Менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / О. С. Виханский, А. И. Наумов. -- Изд. 4-е, перераб. и доп. -- М.: Наука, 2006. -- 670 с.

26. Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. -- СПб: Проспект, 2005. -- 347 с.

27. Долан, Э.Микроэкономика [Текст]: учебное пособие для вузов / Э. Долан, Д. Линдсей; пер. с англ. В. Лукашевича. -- СПб: Проспект, 2004. -- 448 с.

28. Непомнящий, Е. Г. Финансы и статистика [Текст]: учебное пособие для вузов / Е. Г. Непомнящий. -- М.: ИНФРА-М, 2004. -- 185 с.

29. Нуреев, Р. М. Управление инвестициями [Текст]: учебное пособие для вузов / Р. М. Нуреев. -- М.: Тандем, 2006. -- 536 с.

30. Рузавин, Г. И. Экономика предприятий [Текст]: учебное пособие для вузов / Г. И. Рузавин. -- М.: ИНФРА-М, 2004. -- 355 с.

 

31. Костомаров М.Н. Классификация  документной информации // Делопроизводство. 1999. № 2. С. 21 [1]

32. Степанов Е.Что такое документ? Виды и системы документов//Служба  кадров. 2001. --№11 --С.82-83[2]

33. Плешкевич Е.А. Документ в Древнем  мире// Секретарское дело. 2003. --№6 –С. 17-18.[3]

34. Степанов Е. Основные функции  управления. В чем заключается информационное обеспечение работы с персоналом? //Служба кадров. 2000. №11. С.41.[4]

35. Кузнецова Т.В., Степанова А.Е., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. М.,1991. С.124-125; [5]

Периодическая печать

36. Гузилова, Г. В. Документирование  в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2008. -- № 2. -- С. 21-36.

37. Ларин, М. В. О государственной  политике в сфере ДОУ [Текст] / М. В. Ларин // Делопроизводство: информационно-аналитический  журнал. -- М., 2005. -- № 1. -- С. 3-9.

38. Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. -- М., 2008. -- № 3. -- С. 25-31.

39. Рубцов, В. М. Государственное регулирование  ДОУ [Текст] / В. М. Рубцов // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- 2008. -- № 3. -- С. 11-16.

 

40. Рысков, О. И. Управление документами  в европейских странах. Обзор  нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический  журнал. -- М., 2006. -- № 4. -- С. 8-14.

41. Столяров, Ю. Н. Синтакционная составляющая  документа [Текст] / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2006. -- № 4. -- С. 20-23.

42. Фионова, Л. Р. Современные технологии  ДОУ -- путь к повышению эффективности управления [Текст] / Л. Р. Фионова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2006. -- № 1. -- С. 16-20.