Современные функциональные системы документации в Российской Федерации

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом

 

деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»[6].

Главной целью создания унифицированной системы документации является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

Унифицированная система документации способствует:

1. сокращению затрат ручного  труда в информационных процессах (в результате чего от человека  требуется минимум усилий для  заполнения или прочтения документов);

2.широкому использованию электронно-вычислительной  техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих

форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

3. упорядочению информационных потоков;

4. сокращению количества документов;

5. дальнейшему совершенствованию  культуры документа и в целом  информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются

 

финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная система документации представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения  унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей унифицированной системы документации составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов субъектов Федерации;

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных систем документации, в том числе:

- унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

- унифицированная система банковской  документации;

- унифицированная система отчетно-статистической  документации;

- унифицированная система документации  по труду;

- унифицированная система Пенсионного  фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единых нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов – это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые

 

используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами. При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

 

2. Неунифицированные системы документации

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную.

Индивидуальные (неунифицированные) документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа. Типовыми, являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка.

Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность

 

служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов.

Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

 

2.4. Классификаторы документированной  информации

В настоящее время в условиях бурного развития информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного обмена и поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и отдельные его реквизиты, а также показатели содержания. Это потребовало создания единого языка формализованного описания данных, используемых в управлении, с

целью единообразного представления одних и тех же реквизитов в различных документах для решения в конечном счете задачи создания единого информационного пространства страны. Таким стандартным языком, обеспечивающим информационную совместимость различных систем документации, являются классификаторы технико-экономической социальной информации[7].

Координация работы по созданию классификаторов и унифицированных

 

систем документации осуществлялось Госстандартом СССР и непосредственно – Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации и кодирования информации (ВНИИКИ).

Классификаторы подразделяются на категории. Категория классификатора указывает на его принадлежность к определенной группе в зависимости от уровня утверждения сферы применения. Различают классификаторы общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Вся совокупность общероссийских классификаторов в зависимости от вида информации, являющейся объектом классификации и кодирования, распределена на восемь групп:

1. Социальная информация. Сюда входит Общероссийский

классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), разработанный в 1993г. Объектами классификации в нем являются виды пенсий и пособий; условия назначения пенсий, их размеры; причины и группы инвалидности;

- трудовой стаж и его исчисление; исчисление пенсии и заработка; надбавки к пенсиям и т.п.

2. Информация по описанию организации экономики. В эту группу входят наиболее широко используемые классификаторы:

- Общероссийский классификатор  объектов административно-территориального  деления (ОКАТО), разработанный в 1995г и введенный в действие с 01.01.1997г;

- Общероссийский классификатор  органов государственной власти  и 

управления (ОКОГУ), разработанный в 1993г и введенный в действие с 01.07.1997г;

- Общероссийский классификатор  предприятий и организаций (ОКПО), разработанный в 1993г;

- Общероссийский классификатор  экономических регионов (ОКЭР) –  утвержден Госстандартом России  в 1995г и введен в действие  с 1997г;

 

- Классификатор форм собственности (КФС) и Классификатор организационно-правовых форм (КОПФ), введенные в действие с 1 января 2000г.

3. Информации о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах. Сюда относится, в частности, Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), введенный в действие с января 2003г и сменивший ранее действовавший, разработанный еще в 1975г Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

4. Информация о природных и трудовых ресурсах – Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), введенный в действие с 1 января 2004г (ОК 009-2003) и др.

5. Информация о финансово-кредитной  сфере – представлена, в частности, Общероссийским классификатором валют (ОКВ).

6. Информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения. Сюда входят Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др. В частности, в ОКУД кодируются наименования унифицированных форм восьми унифицированных систем документации, включая организационно-распорядительную, банковскую, отчетно-статистическую, первичную учетную и др. В этот классификатор включено в общей сложности около 1900 форм документов.

7. Информация о стандартах и технологических процессах – Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД).

8. Прочие виды технико-экономической и социальной информации. В частности, Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ), Общеправовой классификатор отраслей законодательства (ОКОЗ), Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК)[8].

 

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации относятся к нормативным документам. По своему статусу они соответствуют государственным стандартам.

Использование классификационных схем (классификаторов) в практической деятельности потребовало создания системы условных обозначений, которые присваиваются объектам и классификационным группировкам. Такие системы называются индексами или кодами, а сам процесс подобного присвоения обычно именуется индексированием или кодированием.

Различают следующие виды кодирования:

- регистрационные:

- классификационные.

В свою очередь, регистрационные методы кодирования бывают двух видов порядковый и серийно-порядковый.

Порядковый метод кодирования предполагает использование в качестве кодов чисел натурального ряда, то есть каждому из объектов классификации присваивается текущий порядковый номер (например, номера страниц в книге). При серийно-порядковом методе кодами служат также числа натурального ряда, однако отдельные серии этих чисел закрепляются за объектами классификации с одинаковыми признаками. Классификационные методы кодирования основаны на предварительной классификации объектов. Они также бывают двух видов: последовательный и параллельный.                                                        

Последовательный метод кодирования используется обычно при иерархическом методе классификации. Здесь код классификационной группировки и объекта классификации образуется посредством использования кодов последовательно расположенных подчиненных группировок. Параллельный метод кодирования используется при фасетном методе классификации. В данном случае код классификационной группировки и объекта классификации образуется с использованием кодов независимых группировок, то есть признаки объекта

 

кодируются независимо друг от друга. Это позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков[9].

Все классификаторы строятся на кодах, представляющих собой знак или совокупность знаков, используемых для обозначения классификационной

группировки и (или) объекта классификации. (В данном случае термины «код» и «кодирование» используются в более узком смысле. Под кодом понимается такое представление информации, которое удобно для ее хранения, передачи или обработки, а термином кодирование обозначается переход к подобному представлению информации от исходного ее представления). По коду можно найти и распознать тот или иной объект среди множества других объектов.

Чтобы максимально облегчить это распознавание и поиск, индексы или коды в классификационных схемах разрабатываются таким образом, чтобы даже по их внешнему виду, алфавиту кода можно было определить объект классификации и получить максимум информации о нем. К примеру, буквенный код России по Общероссийскому классификатору стран мира – RU, а США – US. Код российского рубля по Общероссийскому классификатору валют – RUR, а доллара - USD[10].