Современные функциональные системы документации в Российской Федерации

 

 

                                          

Введение

Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство координирует все этапы работы – от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно  владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.

Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в

 

 

ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующая  на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               

1. Понятие системы документации

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.

 В основе классификационных  систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно  к управленческой документации  в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

 В самом общем виде всё  многообразие систем документации  можно разделить на два основных  типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными  и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизмененными в течение длительного времени[1]. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают

 

выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

·  Система организационно-распорядительной документации

·  Система плановой документации

·  Первичная учетная документация

·  Отчетно-статистическая

·  Документация по труду

·  Система бухгалтерской документации

·  Система финансовой и расчетно-денежной документации

·  Система статистической и ведомственной отчетности и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы:

·  Проектно-конструкторской документации

·  Документации оперативного управления

·  Медицинской

·  Учебной и др.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации[2].

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих

 

в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом. Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документального массива еще в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные гражданские, семейные отношения, т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу[3]. Система общего делопроизводства стала складываться уже в XVI веке одновременно с процессом становления центральных органов управления – приказов и местных учреждений Российского государства.

Система бухгалтерского учета, возникшая в XVI-XVII веках, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а в последствии пополнявшаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т.д.

Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины следующего столетия, - материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики.

Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации – контракты, соглашения, акции, облигации и т.п. Еще в условиях дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными

 

государствами (договоры, конвенции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки обзоры прессы и др.).

 Вскоре после образования  централизованного государства  стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др.

 В  дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий.Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информированного обеспечения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность.

 

1.2. Структура администрации Межозёрного городского поселения

В соответствии с Уставом  администрация состоит из: руководителя, его заместителей, руководителя протокола Губернатора, полномочного представителя Губернатора в Законодательном собрании, пресс–секретаря и референтов, иных должностных лиц. Многие из перечисленных лиц входят в состав самостоятельных структурных подразделений администрации: управления (главное правовое, контрольное, экспертное, секретариат руководителя АМГП (на правах управления), по взаимодействию с Федеральными округами, по региональной политике, специального обеспечения аппарата Губернатора, по государственной гражданской

 

службе, кадрам и государственным наградам; по правоохранительной и оборонной работе, по связям с общественностью и национальным отношениям, документационного обеспечения аппарата Губернатора, финансового обеспечения аппарата Губернатора, пресс–службы и информации), отделы (по вопросам обеспечения конституционных прав граждан, протокольно–организационный), комиссия по правам человека при Губернаторе.

Губернатор и руководитель дают указания и поручения в письменной форме заместителям, руководителям иных организаций. Письменные указания и поручения оформляют распоряжениями, приказами, служебными записками. Неисполнение указаний и поручений влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством об областной государственной службе и Трудовым Кодексом РФ.

 

1.3. Документирование управленческой деятельности администрации Межозёрного городского поселения.

В процессе управленческой деятельности внутри каждого структурного подразделения администрации создают и оформляют документы, которые, исходя из своих функций, обеспечивают управленческий процесс в организации.

Функции регулирования документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) в администрации осуществляет УДО (управление документационного обеспечения) аппарата Губернатора. Оно является её самостоятельным структурным подразделением.

 В своей деятельности УДО  руководствуется действующим законодательством, распорядительными актами Федеральных  органов власти и управления, Уставом , инструкцией по делопроизводству , Положением об УДО.

 

1.4.Структура документационного обеспечения управления

Для распределения деятельности по этапам работы с документами УДО

 

поделено на отделы: приёма и отправки корреспонденции, учёта и контроля исполнения документов, копировально–множительное бюро.

Между отделами УДО функции распределены следующим образом:

Отдел приёма и отправки корреспонденции

-     Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;

-     Регистрация входящих и исходящих документов;

-     Доставка документов в структурные подразделения администрации;

-     Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;

-          Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;

-     Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;

-     Количественный учёт документооборота.

Отдел учёта и контроля исполнения документов

-     Формирование и ведение справочно–информационного массива;

-     Учёт документов с грифом «коммерческая тайна»,

«конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;

-     Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию

начальника УДО;

-     Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче;

в архив, а также к сдаче в Государственный архив;

-     Контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководства о ходе исполнения документов;

-     Контроль за сроками исполнения подразделениями администрации

 

-     Анализ контроля исполнения документов, подготовка аналитических справок.

 

Копировально–множительное бюро

-          Копирование и тиражирование документов;