Составление положения о структурном подразделении

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ 

УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ

 

 

 

 

 

 

Делопроизводство  и корреспонденция

Контрольная работа на тему: «Составление положения о структурном подразделении»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	Выполнила студентка 2 курса, заочной формы обучения, специальность – 080100 «(Бухгалтерский учет и аудит)» Хамедова Лилия Яверовна
	Проверил преподаватель:     Блавацкая Я.В.

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013г.

 

Содержание

 
Введение ________________________________________________________ 2 
Разделы положения о структурном подразделении _____________________ 3-7 
Общие положения, задачи и функции отделов кадров___________________________________________________________8-10 
Литература ______________________________________________________ 11 

 

 

 

 

Введение

Положение о  структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Поэтому в настоящем разделе ограничимся только рассмотрением моделей положений и дадим рекомендации по разработке некоторых разделов.

Одним из самых простых  является макет, в котором выделяются разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи  подразделения.

3. Функции подразделения.

Также в макетах положений  можно встретить следующие блоки:

1. Организационная структура  подразделения.

2. Права подразделения.

3. Взаимоотношения (служебные  связи) подразделения с другими подразделениями.

4. Ответственность подразделения.

 

Разделы положения о структурном подразделении

Раздел 1. «Общие положения»

1.1	Место подразделения  в структуре управления организацией	Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения
1.2	Порядок создания, реорганизации  и ликвидации подразделения	Определяется: кто (орган  или должностное лицо) создает  подразделение, какими документами; кто  принимает решение о реорганизации  или ликвидации подразделения
1.3	Подчиненность	Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его  заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме  структуры организации
1.4	Руководство подразделением	Указывается, какое должностное  лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему
1.5	Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности	Указывается, какое должностное  лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему
1.6	Планирование деятельности подразделения	Указывается, по каким  планам ведется работа подразделения
1.7	Формы отчетности о деятельности подразделения	Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы
1.8	Пояснения используемых терминов	Приводятся в том  случае, если подразделения выполняют  специфические функции и характеризуются  специальной терминологией

Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.

Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих — «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсамиТабличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций будут проставляться прочерки.

Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность».

Предложения по структуре подразделения  разрабатываются руководителем  подразделения совместно с отделом  организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура  может изменяться.

Структура подразделения может  приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников». Структуру можно представить и в виде схемы, например:

Схема может быть и более сложной  — отражать связи между структурными единицами, входящими в состав подразделения. В разделе «Структура» следует также определить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения. В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком порядке утверждаются должностные инструкции специалистов подразделения.В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.

Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 66). В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.

Приведем весьма общий пример раздела  «Права» положения об отделе кадров:

Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) — на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками).

Способы оформления (текст, схемы, таблицы, др.) могут быть теми же, что и указанные  в пункте 3.1 «Должностные инструкции»  настоящего справочника.

Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 69). Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются. 
Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения). 
Положения о структурных подразделениях составляются отделом организации и оплаты труда или лабораторией (бюро) по организации труда. Если таких подразделений нет — можно закрепить эту функцию за юридическим отделом или отделом кадров. Разработку можно поручить и отдельным специалистам, например инженеру по организации управления производством.

Общий контроль и руководство  разработкой положений о структурных  подразделениях осуществляет заместитель руководителя организации по управлению персоналом.

Положение о структурном  подразделении должно содержать  следующие реквизиты:

1. Наименование организации.

2. Наименование документа.

3. Дату и номер.

4. Заголовок к тексту (наименование структурного подразделения).

5. Гриф утверждения.

6. Текст.

7. Подпись разработчика.

8. Визы согласования (если  положение подлежит внешнему  согласованию, то и гриф согласования).

Перечень лиц, которые  должны поставить свои визы, как  правило, определяется руководителем организации согласно приказу о распределении обязанностей, а также исходя из оперограмм. Для того чтобы избежать неточностей и дублирования отдельных функций, служебных связей, а соответственно, и последующих разногласий между руководителями различных подразделений, практикуется визирование положения конкретного подразделения руководителями тех подразделений, с которыми оно взаимодействует. Если количество виз свыше 3, то их оформляют на отдельной странице либо в виде отдельного «Листа согласований».

В ряде организаций предусмотрено визирование положений о подразделениях начальником юридического отдела или юристом организации.

Утверждает положения  о структурных подразделениях руководитель организации. Правом утверждения могут  быть наделены и иные руководящие работники (например, заместители руководителя организации, обеспечивающие деятельность групп подразделений).

С положением должны быть ознакомлены работники подразделения. Это может быть графа об ознакомлении или графа о доведении положения  до сведения работников. При этом подписи проставляются в порядке старшинства (сначала руководитель подразделения, затем все остальные). Для фиксации ознакомления с положением может использоваться и способ, указанный для должностных инструкций и заключающийся в составлении листа ознакомления.

Основанием для внесения изменений в положение о структурном  подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы  его оформления аналогичны порядку  оформления приказа о внесении изменений  в должностную инструкцию. Однако следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.

Для того чтобы показать разные модели положений, приводимые ниже образцы разработаны на один отдел — отдел кадров. Образцы положений на иные подразделения (свыше 60) приводятся в практическом пособии «Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах»/

Образец положения

		УТВЕРЖДАЮ
Наименование организации		Генеральный директор
		(директор; заместитель  директора по персоналу; иное  должностное лицо, уполномоченное  утверждать должностную инструкцию)
ПОЛОЖЕНИЕ
		(подпись)		(расшифровка подписи)
17.06.2013	№ 2	17.06.2013
Об отделе кадров
(наименование подразделения)

 

 

Общие положения, задачи и  функции отделов кадров

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров является  самостоятельным структурным подразделением  организации, подчиненным непосредственно  ее руководителю.

1.2. Отдел кадров возглавляет начальник.

1.3. Назначение и освобождение  начальника отдела кадров производится  приказом генерального директора.

2. Основные задачи  отдела кадров

2.1. Организация и проведение  работы по подбору, расстановке  и воспитанию кадров.

2.2. Изучение качеств работников по их практической деятельности.

2.3. Создание резерва  кадров для выдвижения на руководящие  и материально ответственные  должности.

2.4. Организация всех  видов ведения учета и составление  отчетности по кадрам.

3. Функции отдела кадров

Отдел кадров:

3.1. Разрабатывает предложения  о номенклатуре должностей работников, назначаемых и освобождаемых  генеральным директором.

3.2. Совместно с руководителями  заинтересованных подразделений  подбирает работников и вносит  соответствующие предложения по их назначению на указанные должности, оформляет необходимую для этого документацию.

3.3. Совместно с руководителями  подразделений изучает деловые  и моральные качества работников  в процессе их практической  деятельности и вносит предложения  о перемещении и выдвижении работников.

3.4. Обеспечивает проведение  аттестации работников, осуществляет  постоянный контроль за ходом  выполнения рекомендаций аттестационной  комиссии.

3.5. В соответствии  с требованиями трудового законодательства  с участием руководителей подразделений вносит предложения об освобождении и перемещении работников и производит необходимое оформление.

3.6. С учетом развития  организации определяет потребность  в специалистах и работниках  массовых профессий, определяет  источники пополнения персонала.

3.7. Принимает меры  к устройству молодых специалистов  и обеспечивает правильное их  использование.

3.8. Рассматривает жалобы  и заявления работников по  вопросам приема, перемещения и  увольнения, нарушения трудового  законодательства, вносит предложения  по разрешению этих жалоб.

3.9. Ведет учет работников  организации, в установленном  порядке оформляет и хранит  их личные дела и другие  документы по кадрам.

3.10. Производит прием,  заполнение, хранение и выдачу  трудовых книжек.

3.11. Осуществляет контроль  за своевременным предоставлением очередных отпусков работникам.

3.12. Совместно с юридическим  отделом контролирует правильность  организации и применения материальной  ответственности к работникам  организации.

3.13. Совместно с другими  подразделениями вносит предложения и готовит соответствующую документацию о награждении работников и других поощрениях.