Служба діловодства

Керівник діловодної служби має право:

- залучати спеціалістів структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

- вимагати від структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника  служби діловодства покладена персональна  відповідальність за:

- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

- виконання плану роботи і дотримання потрібних умов праці посадових осіб служби діловодства;

- дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства

Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:

- з керівниками структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ - із питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання потрібних керівництву документів, використання документної інформації у службових цілях;

- з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних із підготовкою проектів документів;

- зі службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

- зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також із питань побутового обслуговування.

Керівник служби діловодства в межах своєї  компетенції взаємодіє з керівниками  інших установ із питань роботи з  документами.

Вирішальне  значення для працівників служб  діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів  інформаційної культури, тобто, крім знання комп’ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв’язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.

Організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема  через оптимальне поєднання централізації  управління з діяльністю первинних  підрозділів, чітке визначення обов'язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв’язання  проблем функціонування,  в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету  нормативно-правових,  розпорядчих і організаційних  документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт,  структурі документообігу,  інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління. Зауважено, що, перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

Загальні принципи культури управління діловодством повинні  будуватися на відпрацьованих методах  і способах дотримання єдиних правил роботи з документами в установах  незалежно від їх підпорядкування, визначенні повноважень та відповідальності працівників за організацію досконалого виконання діловодних технологій і процедур.

Гуманізація підготовки керівників служб діловодства має виявлятись у формуванні в них такої культури управління, яка б органічно поєднувала сприйняття загальнолюдських моральних цінностей з етикою індивідуальної відповідальності. Практичне вирішення цього завдання може здійснюватися за такими напрямами: пізнання основ загальної культури, формування економічної культури, розвиток правової культури і свідомості, виховання сучасного рівня політичної культури, вдосконалення психолого-педагогічної культури. Перелічені напрями подані на прикладі підготовки фахівців з документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності в Європейському університеті за кредитно-модульною системою навчання

 

2.3. Раціональна організація праці персоналу служби діловодства

Раціональна організація  праці полягає в оптимізації  використання робочого часу. Час, у тому числі і робочий,- неоціненний скарб. Для осмисленого використання такого дефіцитного ресурсу, як час, треба враховувати різноманітні аспекти. Спробуємо їх систематизувати.

У сфері документування управлінської діяльності ціль методів  ефективного використання робочого часу полягає, передусім, у зменшенні навантажень на працівника шляхом рівномірного розподілу посадових обов'язків між усіма працівниками служби діловодства. Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення потрібної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідає потребам і стратегії установи. Окрім того, персонал служби діловодства має бути єдиною командою, котра чітко визначила цілі та має сплановану стратегію, чіткий розподіл посадових обов'язків. «Той, хто хоче досягти мети, повинен добре уявляти. Хто не знає, куди направляється, дуже дивується, коли потрапляє не туди», - писав Марк Твен.

Мету діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюють s колективному договорі, положеннях про персонал, структурний підрозділ, в посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених із працівниками. Кожний працівник, який підписав трудовий договір, контракт чи угоду, має знати:

- умови праці;

- розмір заробітної плати;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- порядок переведення з посади на посаду, звільнення, заохочення;

- види доплат;

- графіки понаднормового часу, вихідних і відпусток;

- методи вирішення конфліктів тощо.

Обізнаність працівника із зазначеними вище умовами його трудової діяльності сприятимуть чіткому  виконанню посадових обов'язків, стимулюватимуть працівника до активної продуктивної праці, поліпшення організації  цієї праці, створення сприятливої  атмосфери. Працівник, задоволений  умовами праці, буде дбати про  виробничні показники, реалізацію цілей  та стратегії установи. Окрім того, кожний працівник повинен дбати про престиж установи. У контексті реалізації стратегії установі потрібні, в першу чергу, працівники, які:

- прихильні до цілей установи;

- компетентні у роботі;

- забезпечують економію витрат та можливі стратегічні зміни;

- наділені навичками, які є джерелами конкурентної переваги цієї установи у мережі подібних установ

Оцінка працівника визначається такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, уміння працювати у команді та самостійно, здібності опанування суміжних спеціальностей, адекватне сприйняття змін.

Важливим чинником організації раціонального використання трудових резервів є нормування праці. Під час нормування технологічних операцій документування й організації роботи з документами використовують нормативи часу на виконання відповідних операцій, нормативи чисельності працівників, а також нормативи керованості у співвідношенні з кількістю працівників.

В основі нормування праці лежить норматив часу - величина витрат часу на виконання визначеного виду робіт у процесі забезпечення певних організаційно-технічних та санітарно-гігієнічних умов праці.

 Нормування  праці персоналу потрібне для  підвищення ефективності роботи установи. Виміри і нормування трудових витрат за правильного використання можуть слугувати:

- визначенню витрат на роботу усього персоналу установи;

- вдосконалюванню методів праці;

- заохоченню працівників до виконання посадових обов'язків;

- рівномірному розподілу навантажень у робочому часі;

- поліпшенню планування роботи установи;

- визначенню потреб у штатних одиницях;

- визначенню доцільності надурочних робіт;

- складанню бюджету установи;

- поліпшенню виконавчої дисципліни;

- скороченню потреби прийняття необґрунтованих рішень;

- забезпеченню раціонального використання технічних засобів;

- вирішенню питань підвищення кваліфікації працівників. Оцінюючи фактичні затрати праці використовують як загальні методи вивчення трудових процесів в апараті управління, так і спеціальні, які дозволяють шляхом розрахунку й аналізу визначити трудові затрати з окремих видів документів і документних операцій у цілому. Типові норми часу на документальні операції розробляють на основні фотохронометражних спостережень (фотографії робочого дня, хронометраж) і передового досвіду роботи. Ці норми враховують час на підготовчо-завершальну роботу, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок (включаючи фізкультурні паузи) і особисті потреби. Сьогодні ми можемо послуговуватися нормативами часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах, нормативами на окремі види робіт з управління кадрами. Розроблення єдиних норм часу на часто повторювані роботи з документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами триває, сподіваємося, найближчим часом досягне свого завершального етапу

Проблема оптимізації  праці у сфері документування та організації роботи з документами  має дещо психологічний характер, Працівники служби діловодства значний  час витрачають на подолання внутрішніх суперечностей, а також відволікання на справи, які здаються терміновими, за рахунок часу, відведеного на виконання дійсно нагальних і  важливих завдань. Для працівників служби діловодства визначальною професійною рисою має бути вміння визначати першочергові завдання й встановлювати послідовність їхнього виконання.

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства Кваліфікацію працівника служби діловодства визначає сукупність загальної або спеціальної освіти, а також професійного досвіду, набутого з роками під час виконання у відповідних організаційних і технічних умовах професійних обов'язків різної складності.

Утішно, що з 1995 року в Україні здійснюють навчальну  підготовку спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» освітньо-професійного рівня «бакалавр», «спеціаліст», «магістр». Низка освітніх закладів продовжує формування плеяди молодших спеціалістів та кваліфікованих працівників.

Проте у зв'язку з упровадженням систем автоматизації  діловодства та документообігу, швидкоплинним  удосконаленням технічних засобів і пристроїв, що застосовують у діловодстві, періодичними нововведеннями у програмне забезпечення комп'ютерної техніки, змінами інформаційному просторі України працівники служб діловодства повинні постійно підвищувати свою кваліфікацію

Підвищення кваліфікації може відбуватися:

- на практичних конференціях, семінарах чи лекціях, організованих установами вищого рівня, спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, галузевими науково-дослідними інститутами, державними архівами;

- шляхом ознайомлення з передовим досвідом у галузі діловодства й архівної справи, у тому числі іноземним, під час стажування в інших установах;

- шляхом самостійного опрацювання нормативно-правової бази і відповідної спеціальної літератури.

Форму, програму та термін занять з підвищення кваліфікації визначає в кожному окремому випадку установа-організатор цих занять, виходячи з поставлених перед нею завдань й враховуючи рівень освіти та досвід роботи працівників.

На семінарі мають бути присутні лише ті працівники, які дійсно потребують підвищення кваліфікації. Семінар проходить у вигляді пояснень із практичною демонстрацією нововведень, під час якого працівники можуть задавати питання та висловлювати власну думку про почуте. Проводити семінар повинен кваліфікований фахівець іншої установи, який має певний досвід у галузі діловодства та суміжних дисциплін. Семінар може тривати від кількох годин до кількох днів, залежно від обсягу і складності подання інформації.