Служба діловодства

Нормативно-правове  регулювання діловодства в Україні. На сьогодні в Україні нормативно-правове  регулювання організації діловодства  здійснюється за такими актами: Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. № 1153, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348, та Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Питання організації  діловодства, що потребують законодавчого  регулювання. Незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені. Зокрема:

існує необхідність визначення основних принципів державної  політики з діловодства і суб'єктів  її реалізації;

нагальною є  потреба у законодавчому акті з організації діловодства, сфера  дії якого поширювалася б на юридичних  осіб всіх форм власності, а також  підприємців - фізичних осіб, які не мають статусу юридичної особи, оскільки "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" призначена для державних установ;

в українському законодавстві не обумовлена відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також  відшкодування шкоди, завданої внаслідок  таких порушень. Кримінальний Кодекс України передбачає покарання за певні правопорушення, пов'язані  зі службовими документами, однак у  ньому не передбачено всіх випадків відповідальності за умисне псування, знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути зафіксовані у спеціальному законі з діловодства;

на сьогодні законодавчо не унормовано право  власності суб'єкта діловодства  на його документаційний фонд. Частим є вилучення оригіналів службових  документів з документаційного фонду  суб'єкта діловодства судово-слідчими та іншими компетентними органами і  неповернення їх власнику;

відповідно  до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство разом з архівною справою складають єдину сферу практичної діяльності. Однак, у цьому акті означені лише загальні напрями керування організацією діловодства в країні. Необхідною є конкретизація у спеціальному законі завдань щодо організації діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства суб'єкта діловодства;

в Україні діють  національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих  документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак відповідно до Закону України "Про стандартизацію" стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це призводить до нехтування вимогами нормативних документів, якими є стандарти, під час створення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих форм управлінських документів;

в Україні поширюється  впровадження електронного діловодства  та систем електронного документообігу. Прийняті закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис", а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України №1453 від 28 жовтня 2004 р. Разом з тим, електронний службовий документ та паперовий службовий документ мають функціонувати в системі діловодства на єдиних організаційних та правових засадах (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо). Таким чином законодавчо регульованою є лише один з напрямів у діловодстві - електронний, причому у частинах відмінних від традиційного діловодства. Загальні положення організації діловодства, у тому числі й електронного, законодавчо не унормовані;

питання мови діловодства  на сьогодні вирішуються у межах Закону Української РСР "Про мови в Українській РСР", а в регіонах - відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Це питання також потребує однозначного унормування в спеціальному законодавчому акті з діловодства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Діловодство та його місце в роботі апарату управління. Порядок ведення діловодства в установі.

Процеси документування, службового листування є основною складовою частиною професійної діяльності працівника право ділової сфери. Саме в підготовці ділових паперів передусім виявляється його професіоналізм та компетентність.

Об’єктом вивчення цієї навчальної дисципліни є документ, система документації, заснована  як на традиційних методах роботи з документами, так і застосуванні комп’ютерної техніки.

Документування  - сам процес створення документів. Це регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними  правилами, встановленими правовими  актами чи виробленими традицією. Результатом  документування є документ – зафіксована  на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Юридична сила – це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком для кожного  виду документів комплексу реквізитів – обов’язкових елементів укладання  документів.

Документування  й організацією роботи з документами, тобто весь процес з часу створення  документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство (справочинство) як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи.

Отже, діловодство  – це галузь ведення службових  і ділових документів. Полягає  в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб’єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство  становило важливу ділянку державної  діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова.

Діловодство в  установах може бути частково або  повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби – управління справами, канцелярії чи секретарів. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов’язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила  діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання  розпорядчих документів відповідно до тактів законодавства.

Діловодство включає  правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов2язкові реквізити.

Окремий порядок  і правила ведення встановлені  для діловодства за звертанням громадян в органи державної влади і  місцевого самоврядування, об’єднаннях  громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в  засобах масової інформації. За окремим  порядком здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Діловодство є  важливою складової роботи кожної установи, у процесі якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють  документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами  у своїй практичній діяльності.

Особливості сучасного  діловодства полягають насамперед у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.

Як сам процес створення документів, так і організація  роботи з ними завжди були регламентовані соціальними законодавчо-нормативними і нормативно-методичними актами, які регламентували ведення діловодства.

 Порядок ведення  діловодства в установі

Організація роботи з документами полягає в створенні  умов обробки документів, контролю за їх виконанням і зберігання необхідної інформації.

Рух документів в організації з моменту їх створення чи отримання до завершення виконання чи відправлення називають документообігом. Вся документація організації поділяються на три документопотоки

1 вхідні документи  (поступаючи)

2 вихідні (ті, що відправляють)

Кожен із перелічених  документопотоків має свої особливості  по змісту, обробці, кількості, руху тощо  Кількість документів всіх потоків  за рік складає обсяг документообігу підприємства.

Величина документообігу впливає на чисельність діловодницького  персоналу, розрахунок при встановленні технічних засобів Крім того обсяг  документообігу показує завантаженість робітників апарату управління

Етапи обробки та руху документів

(a)        приймання і первинна обробка  документів

(b)         попередній розгляд і розподіл  документів

(c)         реєстрація

(d)        контроль за виконанням

постановка  на контроль

перевірка своєчасності доведення документа до виконавця

попередня перевірка і регулювання ходу виконання

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документу

інформування  керівника про хід і висновки виконання документу

(e)     інформаційно-довідкова робота. Служби  діловодства чи секретар на  основі реєстраційних документів  зобов’язані швидко дати  відповідь на наступні питання:

у кого, де, на якій стадії роботи знаходиться відповідний документ

в яких документах можна знайти інформацію по конкретному питанню

виконання документів і відправлення Відправлення документів може здійснюватись централізовано (канцелярія) чи секретарем 

Отримавши документ для відправлення, необхідно передусім  перевірити правильність його оформлення (наявність підпису, дати,  заголовку, правильності адресування, наявність адреси)

Перелічені  етапи можливі лише за чіткої класифікації документів найпростішою класифікацією  документів є їх групування в справи Справа -  сукупність документів (один документ), які відносяться до даного питання чи сфери діяльності, і  які розміщені в одній папці  Спеціальним  класифікаційним документом, що визначає порядок розподілу документів по справах, є номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, які заводяться в організації з вказанням термінів їх зберігання Іншими словами номенклатура справ — це найпростіший  класифікатор, який дозволяє швидко розкласти документи по папкам (справам) для оперативного їх пошуку у випадку необхідності.

Номенклатура  справ — це документ багатоцільового  призначення

1)   номенклатура  справ слугує планом розпорядження документів після їх виконання, тобто визначає систему зберігання документів у закладах

кожна справа, включена у номенклатуру, має вказання термінів зберігання документів, які поміщені в ній. 

Крім того номенклатура використовується

при реєстрації документів. Індекс справи по номенклатурі часто входить складовою в  реєстраційний індекс документів

замість опису  як обліковий документ при здачі в архів

як схема  побудови довідкової картотеки на виконані документи

при вивченні структури  організації 

Номенклатура  буває трьох видів

•    конкретні  чи індивідуальні (самі розробляємо)

•   примірні

•    типові

При формуванні справ необхідно дотримуватись  наступних правил

1)  розміщувати  в справи тільки виконані і правильно оформлені документи

2)  об'єднувати  разом всі документи, які стосуються  одного питання чи групи однорідних  питань

3)  додатки  необхідно об’єднувати разом  з документами

4)   групувати  у справи документи одного  року

5) окремо групувати в справи документи постійного і тимчасового користування

6)   окремо  групувати в справи накази  по основній діяльності

Протоколи формуються в хронологічному порядку

З метою оперативного пошуку справи розміщуються у відповідності з номенклатурою Опепрації з документами:

(a) експертиза  вагомості документу ( проводиться з метою визначення термінів зберігання документів)