Служба діловодства

                                            Вступ

Актуальність  теми. Забезпечення раціонального функціонування діловодства в установі, що охоплює  питання документування та організації  роботи з документами у процесі  виконання управлінських дій, покладено  на службу діловодства.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв’язку. Тому синтетичний підхід до зазначеної теми є домінантою здійсненого нами дослідження культури діловодства як комплексного явища, що у кінцевому підсумку сприятиме виробленню цілісного  уявлення про неї як про один із основних важелів ефективного державного управління взагалі та керування конкретною установою зокрема.

Низка розвідок присвячена історії діловодства  в Україні, однак тільки в деяких з них висвітлено окремі аспекти, пов’язані з витоками та передумовами формування сучасної вітчизняної культури діловодства. Це, зокрема, публікації І. О. Ворончук, Ю. І. Палехи, Н. С. Костинської, О. М. Загорецької, С. Г. Кулешова. Рівень сучасної технології діловодства, документаційного забезпечення менеджменту в Україні та проблеми їх удосконалення і гармонізації з міжнародними методиками керування документацією розглянуто у наукових статтях І. Є. Антоненко, Н. І. Гончарової, О. М. Загорецької, С. В. Сельченкової.

Мета дослідження – аналіз передумов формування та комплексна характеристика сутності і складових служби діловодства та обов’язків працівників в сучасних установах України.

Завдання дослідження:

проаналізувати  сутність культури діловодства, з’ясувати  зміст її складових та дати обґрунтоване визначення поняття “культура діловодства”;

виявити основні  історичні етапи формування сучасної вітчизняної культури діловодства  в установах та охарактеризувати кожний з цих етапів;

розглянути  стан культури документостворення та організації роботи з документами  в сучасних установах, а також  рівень їхньої автоматизації, нормативного і методичного забезпечення як складових загальної культури діловодства;

дослідити рівні професійної культури працівників служб діловодства установ;

визначити зміст заходів щодо підвищення ефективності керування службою діловодства як засобу дотримання належного рівня культури в установі.

Об'єкт дослідження — служба діловодства та її складові в сучасних установах України.

Предмет дослідження — становлення та сучасний стан інформаційно-технологічної, організаційної та управлінської складових служби діловодства в установах України.

 

       Розділ 1. Поняття і завдання діловодства. Нормативно-правові засади діловодства.

1. Поняття діловодства. Види діловодства.

 

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства  є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини  діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

       У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється  і використовується в різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи  системи ОРД можна поділити на 5 груп:

• організаційні (положення, статути, інструкції, правила);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);
• з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);
• особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для  організацій, установ і підприємств  країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується  в залежності від їх виду, особливостей роботи, об’єму документообігу. Об’єм  документообігу визначається кількістю  вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об’єму документообігу установи поділяються  на чотири категорії: з об’ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

В залежності від структури  установи і об’єму документообігу система ведення діловодства  може бути: а) централізована – застосовується в установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів; б) децентралізована – в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом понад 100000 документів на рік.

2. Виникнення діловодства. Діловодство в Україні.

     Документування управлінської діяльності - це створення документів або  фіксація за встановленими правилами  управлінських дій на паперових  чи магнітних носіях.

    Підставою  для створення документів є  необхідність засвідчення наявності  та змісту управлінських дій,  передачі, зберігання і використання  інформації протягом певного  часу або постійно.

   Організація  роботи з документами - це створення  умов, що забезпечують рух, пошук  та зберігання документів.

Дотримання  стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу  скоротити час на їхнє складання, обробку й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений  і належно оформлений документ - це свідчення культури виконавця.

Діловодство на підприємствах, в установах та організаціях ведеться відповідно до індивідуальної Інструкції з діловодства, яка створюється  на підставі нормативних документів і державних стандартів.

Інструкція  з діловодства визначає порядок  ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю  службову документацію, в тому числі  створювану за допомогою ПК.

Залежно від  обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та кількості  структурних підрозділів в установах  застосовується повна або часткова централізація діловодства. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів покладається на відділи управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Сутність та значущість діловодства. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської  інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство  є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Нині у світі  спостерігається всезбільшувана увага  до нормативного, методичного та наукового  забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють  з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації  з стандартизації) 15489:2001 "Інформація та документація. Керування документацією", відбиття у змісті законодавчих актів  та нормативних документів різних країн  його принципів та положень. У контексті  сучасних уявлень діловодство є  одним з найважливіших засобів  керування в установі та складовою  здійснюваних в ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних  технологій.

Документи, в  більшості випадків, є вагомим  і незаперечним аргументом при вирішенні  суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження  правомірності дій керівників з  юридичної точки зору.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з  документами слід керуватися виробленими  в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають  правове значення, оскільки є засобом  засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Організація діловодства  істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Розглянемо  основні поняття діловодства, які  стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання  документування та організації роботи з документами у процесі виконання  управлінських дій.

Діловодство в  установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту  їх створення до завершення виконання  і відправлення.

Документування  – це створення документів, тобто  їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення  умов, які забезпечують рух, пошук  та збереження документів у діловодстві.

Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації  діловодства.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

Загальне керівництво  організацією діловодства в установах  здійснює її керівник. Фактори, які  визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні  функції, обсяг робіт по кожній з  них.

        Діловодство в Україні

Сучасне діловодство  – система життєвою важливих дій  організації, пов’язаних, в першу  чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності  і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.