Шпаргалка по "Делопроизводству"

это только подтверждает всю важность и необходимость  кадрового документирования.

Работникам кадровой службы ежедневно приходится иметь дело с огромным количеством

различного рода документации. Именно на отделе кадров лежит вся  ответственность за правильное оформление документов, их своевременную подготовку. И чтобы облегчить, а также  узаконить деятельность кадровиков в организации должен быть установлен единый порядок оформления всех видов кадровой документации, который должен отвечать всем требованиям закона.

Для принятия обоснованных управленческих решений в организации  необходима эффективная система  управления персоналом, а одним из ее важных элементов является кадровое делопроизводство. Это неотъемлемая часть жизнедеятельности любой компании. Это сложная и рутинная работа, требующая хорошего знания законодательства и всех его изменений. Другими словами кадровым делопроизводством можно назвать подтвержденный документально процесс

управления кадрами.

Таким образом, можно  смело сказать, что грамотное  управление персоналом невозможно

без отлаженной системы  кадрового делопроизводства и от того, насколько профессионально оно

организованно зависит  успех управленческой деятельности в целом.

 

Вопрос 5. Систематизация и хранение кадровой документации

Особенности хранения документации кадровой службы 

Любые дела, папки с  документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

Работникам не разрешается  при любом по продолжительности  выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в металлический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под роспись в соответствующем журнале.

Категорически запрещается  оставлять на рабочем столе в  нерабочее время картотеки и  другие материалы. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками службы. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность  анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных  документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10). 

Лица, ответственные в  организации или структурном  подразделении за ведение дел, обязаны  обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

По окончании делопроизводственного  года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев  документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в  папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах  подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы  хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных  размеров и разной степени механизации.

 

Вопрос 6. Состав кадровой документации 
Среди кадровой документации выделяются:

1. Распорядительные  документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность ра

ботника:

а) приказ о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставле-

нии отпусков, о  поощрениях и дисциплинарных взысканиях и т.п.

б) приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об

утверждении в  организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству,

порядке проведения аттестации).

2. Информационно  - расчетные документы - для учета  персональных данных (личная кар-

точка работника, штатное расписание, табель учета  рабочего времени, личные дела).

3. Официальная  внутренняя переписка (заявления работников, служебные записки, объяс-

нительные).

4. Журналы (книги)  учета и регистрации документов (журнал регистрации трудовых  дого-

воров, журнал регистрации  приказов о приеме, переводе и увольнении работников, журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска, журнал регистрации приказов о командировках работников, журнал учета больничных листов и др.)

Все перечисленные  внутренние документы организации  условно делятся на три блока:

- обязательные,

- рекомендованные  (не обязательные),

- зависящие от специфики организации

 

Вопрос 7. Документы по личному составу

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Виды  документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

• прием, перевод и увольнение работников;
• предоставление отпусков;
• командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой  при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для  военнообязанных предусмотрено  предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному  составу фиксирует сведения о  кадрах:

1. прием на работу;
2. перемещение по работе;
3. увольнение с работы;
4. установление должностных окладов;
5. отпуска;
6. командировки;
7. изменение фамилии;
8. поощрения;
9. взыскания и т.д.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. 

Личный  листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета - аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная  карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

Вопрос 8. Документы, оформляющие трудовые отношения

Трудовой  договор	Трудовой  договор - это соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Содержание трудового договора, его срок, особенности заключения срочного трудового договора, форму трудового договора можно найти в Постановлении Министерства труда Российской Федерации от 14.07.93 г. № 135 "Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)".
Изменения к трудовому договору.	В большинстве  случаев оформляются при изменении существенных условий трудового договора. Например, при переводе работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ). Согласно  ст.57 ТК РФ условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон.
Приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу (форма Т-1, Т-1а в соответствии с Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26).	Оформляется при приеме на работу работника по трудовому договору и издается на основании трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ст.68 ТК РФ). В приказе  указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику  устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Приказ (распоряжение) о переводе работника (ов) на другую работу (форма Т-5, Т-5а).	Оформляется при переводе работников на другую работу. Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) - на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку - на новом месте работы.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ами) (форма Т-8, Т-8а).	Применяется для оформления и учета увольнения работников. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.
Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-61)	Применяется в небюджетных организациях для  учета и расчета причитающейся  заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Лицевая часть  записки-расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.
Личная  карточка работника (форма Т-2).	Заполняется на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых  работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах. Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252. В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.
Личная  карточка государственного служащего (форма Т-2ГС).	Применяется для учета лиц, замещающих государственные  должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет  аналогичное содержание. Отличия  в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.
Учетная карточка научного, научно-педагогического  работника.	Заполняется параллельно с формой Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и  других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников, занимающих, например, должности старшего научного сотрудника, младшего научного сотрудника, преподавателя, ректора и т.п. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений сообщенных о себе работником.
Трудовая  книжка работника.	Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях в редакции постановления Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252 (с изменениями на 19.10.90). В настоящее время в свете введения в действие Трудового кодекса Минтруд РФ готовит новый нормативный документ, регламентирующий ведение трудовых книжек.
Личное  дело работника	Совокупность  документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его  трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации  от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные  должности Российской Федерации  в порядке назначения и государственные  должности Федеральной государственной службы».

 

Вопрос 9. Документирование движения кадров

Документирование  трудовых правоотношений - одна из наиболее  важных  функций  кадровой  службы  предприятия. 

В  состав  документации,  оформляемой  в  кадровой службе, входят документы различного  функционального  назначения:  первичные учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные  (приказ),  личные (трудовая книжка), по социальному обеспечению и т.д.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая  процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:    

- прием, перевод  и увольнение работников;   

- предоставление  отпусков;   

- командирование.

При приеме  на  работе  фиксируются  основные  анкетно-биографические данные работника, условия его приема и  оплаты  труда.  Вся  эта  информация может в дальнейшем меняться, поэтому к  документации,  оформляющей  процессы движения   кадров,   можно   отнести   документы   об   изменении   анкетно-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.

Увольнение  работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях  ТК, на основании поданного работником  личного  заявления,  или  в связи с истечением срока действия контракта,  заключенного  на  определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу. 

Предоставление  отпусков  работником   предприятия   осуществляется   в соответствии  с   предварительно   утвержденным   графиком   отпусков.   При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть  составлено личное заявление с указанием причин переноса.

Предоставление  отпуска оформляется приказом по личному составу.

Командирование  сотрудников предприятия; как правило,  обосновывается  в докладной  записке   руководителя   структурного   подразделения   (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу. 

 При изменении  условий  и  оплаты  труда  работников  предприятия  могут предварительно издаваться приказы  по  основной  деятельности  (например,  о реорганизации структуры  предприятия)  или  составляться  докладные  записки руководителей структурных  подразделений  (ведущих  специалистов),  а  затем оформляются приказы по личному составу.

Различают простые  (индивидуальные)  и  сложные  (сводные)  приказы  по личному составу. В индивидуальных  содержится  информация  только  об  одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках  независимо  от  того,  под какие управленческие действия они  подпадают  (прием,  перевод,  увольнение, изменение  фамилии  и  др.).  При  составлении  сводных   приказов   следует учитывать, что один  документ  не  должен  содержать  информацию  с  разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять  приказы  о  предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3  года)  срок хранения в отличие  от  других  кадровых  приказов,  хранящихся  75  лет.