Шпаргалка по "Архивоведению"

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или  муниципального архива.

32 Система  и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос и ведомствслужб

33 Система  действующих перечней документов  и их роль при определении  ценности и отборе докум для хран и уничт

Современное архивоведение имеет  многолетний опыт разработки и применения перечней документов — систематизированных  списков документов организаций, содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен⁷¹⁴.

Перечни документов являются одним  из основных средств отбора документов на государственное хранение, позволяющим объективно, научно-обоснованно и всесторонне давать оценку как отдельных документов, так и их комплексов, поскольку в перечнях в концентрированном виде учтены существующие информационные связи между документами⁷¹⁵.

Перечни являются основным и необходимым  средством комплектования государственных архивов и экспертизы ценности документов, обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения и облегчают отбор документов в государственные архивы, ограничивают архивиста от односторонней, субъективной оценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях, организациях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначению и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы документов в целом⁷¹⁶. Существующие перечни документов строятся в соответствии с системно-функциональным принципом.

Оценка документации на основе перечней документов осуществляется поэтапно: в делопроизводстве, ведомственных и государственных архивах⁷¹⁷. В процессе образования документов устанавливаются сроки их хранения. Предварительная оценка документов на первом этапе (в делопроизводстве) предполагает детальное изучение документирования управленческих функций и установление по перечням сроков хранения документов, уточняемых затем в процессе формирования дел в структурных подразделениях.

На втором этапе осуществляется отбор документов для передачи в  государственный архив на основании  анализа всей совокупности документов с применением системы перечней. Сроки хранения документов в статьях перечня определяются с целью оценки и правильного формирования документов на основании критериев экспертизы ценности.

Третий этап экспертизы — окончательный  отбор документов на постоянное хранение. Важную роль на этом этапе играет проведение отбора документов с повторяющейся информацией. При проведении отбора документов с повторяющейся информацией необходимо учитывать: наличие общих закономерностей образования управленческих документов с повторяющейся информацией и специфических закономерностей, характерных для конкретной отраслевой системы; специфику работы с документами в конкретном учреждении и отраслевой системе в целом⁷¹⁸. Отбор документов с повторяющейся информацией в перечнях находит отражение как в разных сроках хранения подлинника (дублета), так и в системе примечаний, указывающих, в составе каких фондов документы подлежат отбору.

34 Учет  документов как составная часть  по обеспечению их сохранности.

Основной функцией всех архивов  является обеспечение сохранности  документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных  условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .

Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.

Основными единицами учета в  архивах являются: архивный фонд (или  архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в  архивах, хранящих традиционные документы  на бумажной основе, могут учитываться  документы отдельных категорий  дел (личные, следственные и др.) и  особо ценные документы; обязательному  учету подлежат также все листы  дел постоянного хранения. Особо  ценные документы учитываются в  соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием  количества листов в описи дел. Неописанные  документы учитываются по количеству листов.

35 Учет  документов в государственных  и ведомственных архивах 

Учет архивных документов в государственном  архиве, государственном и муниципальном  музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным  подразделением

или возлагается на специально выделенного  работника.

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный  за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных  за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном  архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.

Записи в учетные документы  вносятся только работниками, ответственными за учет. Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных  документов на всех стадиях работы, динамичности. Учет в государственных  архивах ведется централизованно  и в каждом архивохранилище. Для  учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная  учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами  работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Основными учетными документами в государственном архиве являются: книга учета поступлений книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела) лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда); архивная опись(+опись особо ценных дел) опись страхового фонда инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации. На каждый фонд заводится дело фонда. Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива. Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).

36 Обеспечение  сохранности документов АФ РФ 

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных  режимов и надлежащей организации  хранения архивных документов, исключающих  их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность  архивных документов в архиве. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

строительством, реконструкцией и  ремонтом зданий архивов;

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.). Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых) от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений. Противопожарный режим в здании(ях), где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 град.C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

Температурно-влажностный  режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния  архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и  состояния проводится:

уникальных документов - ежегодно;

особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной  библиотеке - один раз в 5 лет);

аудиовизуальных и электронных  документов - один раз в 5 лет;

кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных  архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и  состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в  государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

2.2. По степени ценности документы  Архивного фонда Российской Федерации  делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

2.2.1. Все отнесенные к составу  Архивного фонда Российской Федерации  документы, вне зависимости от  их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

2.2.2. В составе Архивного фонда  Российской Федерации выделяются  особо ценные документы, имеющие  непреходящую культурно-историческую  и научную ценность, особую важность  для общества и государства  и в отношении которых устанавливается  особый режим учета, хранения  и использования.