Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И  ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УРАЛЬСКИЙ  ИНСТИТУТ

 

Факультет государственного и муниципального управления

 

_______________

 

 

 

 

Делопроизводство

Тема 4. Регистрация  входящих, исходящих и внутренних документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2013

 

Оглавление

 

 

 

 

Введение

Регистрация документов  – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.¹

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.²

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

В документной системе, осуществляющей процессы регистрации:

а) документ регистрируется при включении его в документную систему;

б) до завершения регистрации не допускаются  предпринимать какие-либо действия,

влияющие на документ.

Основным назначением регистрации  является обеспечение доказательства того, что

документ был создан или включен в документную систему, а дополнительным назначением

— упрощение поиска документа. Регистрация  включает краткое описание документа  или запись метаданных о документе, а также присвоение документу  идентификатора, уникального внутри определенной документной системы. Регистрация формализует включение документа в документную систему.

Документы могут быть зарегистрированы в документной системе как  централизованно,

так и децентрализованно. В электронной  среде документные системы могут  быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.³

Регистрационный индекс

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Структура регистрационного индекса, правила образования и нанесения

Как правило, индекс исходящих, большинства  внутренних и в некоторых случаях  входящих документов сложный (в отличие  от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел. Например, регистрационный индекс документа — 3-18/248, где 3 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела по номенклатуре, 248 — порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации..

При регистрации документов должны соблюдаться следующие общие  требования:

 • каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;

 • входящие документы регистрируются  в день поступления, исходящие  — в день подписания.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который можно

дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.⁴

Регистрационный индекс входящего  документа проставляется в регистрационном  штампе (или от руки) на нижнем поле справа при поступлении документа  в организацию. 

ЗАО «Луч»   15.03.2009   № 45/01-15

Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в организации однократно в день поступления, подписания или утверждения.

Регистрационный индекс присутствует также в реквизите «Ссылка  на регистрационный индекс и дату входящего документа», который располагается в левом верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и проставляется только на ответных исходящих письмах. В связи с этим в тексте письма не следует повторять содержание предыдущего письма, т.к. ссылка на инициативный документ указывается в названном реквизите.⁵

Формы регистрации документов, их виды и назначения

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.⁶ Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания - регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

Существуют три вида формы регистрации документов:

• автоматизированная;
• журнальная;
• карточная.

Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Журнальная форма

Журнальная система применяется  обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система регистрации  была удобна в организациях до тех  пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом  объеме документооборота журнальная система  имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек, но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Регистрационно-контрольные карточки

Карточная система регистрации  позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать  в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Единая регистрационно-контрольная  карточка оформляется на бумаге формата  А5 или А6 (рис. 3).

В поля карточки заносят следующую  информацию.

Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих - сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних - указывают вид документа (08).

Дата поступления и регистрационный  номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.

Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10 реквизиты).

Краткое содержание - заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно  дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).

В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.

Фонд №, Опись №, Дело № — позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.

Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:

В позиции «Примечание» указывается  фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.

При карточной системе регистрации  для присвоения регистрационных  номеров используется нумерационный  бланк - лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.

Заключение

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей  записью необходимых сведений о  документе в регистрационных  формах.

В связи с современными тенденциями  информатизации и компьютеризации общества и производства использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

 

Список литературы

• Документационное обеспечение управления. Новикова М.М. – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". М.: Издательство стандартов, 1998, с. З, п.65;
• Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 359 с.;
• Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования";
• Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 
• Журнал «Секретарское дело»: «Регистрационный индекс документа», Г.Краснокуцкая.

¹ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". М.: Издательство стандартов, 1998, с. З, п.65

² Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 359 с.;

³ Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". 

⁴ Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

⁵ Журнал «Секретарское дело»: «Регистрационный индекс документа», Г.Краснокуцкая;

⁶ Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.