Распорядительная документация: постановление, решение, указание, распоряжение, приказ

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть  раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение…», «В целях…», «В соответствии…».

Распорядительная часть  начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме:

исполнитель (в дательном  падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в  родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указывают  лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Реквизиты УКАЗАНИЯ: - наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения) – автора документа; - наименование вида документа – УКАЗАНИЕ; - дата, номер (в пределах календарного года); - место издания – город; - заголовок; - текст (пишется через 1,5 интервала); - подпись; - визы или гриф согласования; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело [5, с.69].

Решение

Решение (приложение В) – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

Решения издают организации (при коллегиальном управлении и  при единоначалии), государственные  органы и общественные организации.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части  указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение  издают на основании распорядительного  документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части  указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ  прописными буквами на отдельной  строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо), действие, срок исполнения.

Решение подписывает  председатель и секретарь коллегиального органа. При этом он не вправе менять содержание текста.

Решение оформляется  на бланках формата А4.

Реквизиты РЕШЕНИЯ: - наименование организации – автора документа; - наименование вида документа - РЕШЕНИЕ; - дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;- место издания; - заголовок к тексту; - текст; - подпись (председателя, секретаря); - визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения); - отметка об исполнении документа и направлении его в дело [5, с.75].

Распоряжение

Распоряжение (приложение Г) – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Распоряжения могут  быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит  из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.

Реквизиты РАСПОРЯЖЕНИЯ: - наименование организации – автора документа; - наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ; - дата, номер (в пределах календарного года); - место издания; - заголовок; - подпись; - текст; - гриф согласования; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Распоряжение оформляют  на бланках формата А4.

Проект распоряжения должен быть согласован с организациями  или должностными лицами, которые  заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения [5, с.66].

Приказ

Приказ (приложение Д) – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ – это основной распорядительный документ.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников [3, с.27].

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации  работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издают только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовка проекта  приказа включает следующие стадии:

- изучение существа  вопроса, знакомство с законодательными  актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

- подготовка текста  документа;

- согласование текста;

- подписание приказа;

- доведение до сведения  исполнителей.

Текст приказа состоит  из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части  излагают факты, раскрывают причины  и цели, послужившие основанием для  создания приказа. Если в основу приказа  положен документ государственных  органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут  прописными буквами от нулевого положения  табулятора (левое поле). Текст делят  на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование  должности, инициалы и фамилия  или структурное подразделение,  организация);

- действие;

- срок.

Последний пункт приказа  формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа –  это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Подготовку приказа, как  правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Внесение изменений  и дополнений в приказ после его  подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа  составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими  за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Пример:

Юристконсульт

Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

Может осуществляться и  внешнее согласование с разными  организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.

Оформляют согласование грифом согласования или листом согласования. Гриф согласования включает следующие  элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Директор завода «Звезда»

Подпись                      И.О. Фамилия

Дата

Согласование с коллегиальным  органом

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ученого совета

0. №

Можно делать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.

Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают до пользования.

Реквизиты ПРИКАЗА: - наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа; - наименование вида документа – ПРИКАЗ; - дата, номер (в пределах календарного года); - место издания (город) – если указано в наименовании организации, то не пишется; - текст; - заголовок (начинают с предлога «О» или «Об», например, «Об итогах…»); - подпись; - визы согласования; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Подписанные приказы  передают в канцелярию (общий отдел  или секретарю) для регистрации (в журнале регистрации приказов).

Приказы оформляются  на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа – ПРИКАЗ [5, с.64].

Выписка из приказа

Выписка из приказа (приложение Е) – копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА:- наименование организации (наименование министерства, ведомства); - наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; - дата, номер (индекс) – те же, что у приказа; - место составления; - заголовок; - часть текста; - подпись (кроме личной); - заверительная надпись (отделяют от подписи 2-3 интервалами). Включает слово Верно, название должности, дату (пишут от левого поля), расшифровку подписи (пишут после 48 печатного знака от левого поля). Например:

Верно

Инспектор ОК                         Подпись                        И.О. Фамилия

00.00.0000

Документирование  управленческой деятельности на примере Автономной Некоммерческой Организации «Национальный институт имени Екатерины Великой» (АНО «НИЕВ»)

Характеристика АНО «НИЕВ»

Автономная Некоммерческая Организация «Национальный институт имени Екатерины Великой» (АНО «НИЕВ») – международное (российско-германское) негосударственное высшее образовательное учреждение (ВУЗ).

В 1990 году приказом Госкомитета по народному образованию в Военно-политической академии была открыта целевая «Программа переподготовки военнослужащих», в рамках которой прошли переподготовку и адаптацию к гражданским профессиям сотни офицеров, уволенных с военной службы в условиях радикального сокращения численности Вооруженных сил СССР. Инициатором и идеологом создания этой Программы была Ассоциация «Армия и Общество» во главе с генералом, д.ф.н., профессором Н.А. Чалдымовым. По мере развития программа трансформировалась в Центр правовой переподготовки военнослужащих, а затем в Институт переподготовки военнослужащих.

В феврале 1997 года, с изменением организационно-правовой формы и  состава учредителей, возник Национальный Институт имени Екатерины Великой. За 13 лет работы Институтом подготовлено более 5000 бакалавров и специалистов.

Концепция развития «НИЕВ»:

- Европейский тип и  уровень образования, подготовка  высококлассных кадров юристов,  экономистов, психологов, культурологов и менеджеров.

- Органичное сочетание  международного и национального  в содержании и формах образования.

- Использование передового  мирового опыта и современных  средств в технологиях обучения  и воспитания.

- Сочетание фундаментальной  подготовки со специализацией и глубоким теоретическим изучением дисциплин и спецкурсов по выбору.

- Качественное образование  и индивидуальный подход –  по доступным ценам. 

  В соответствии с Концепцией развития «НИЕВ» в Институте созданы и действуют 22 представительства в различных регионах России (Астрахань, Барнаул, Воронеж, Пенза и др.), реализующие учебные планы и программы в рамках оказания образовательных услуг студентам заочной формы обучения.